18

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

CV. Nagasari (Apotik) merupakan perusahaan yang bergerak dibidang obat-

obatan dan farmasi. Apotik merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan, maka

dalam pelayanannya harus mengutamakan kepentingan masyarakat, yaitu

menyediakan, menyimpan dan menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu baik

dan keabsahannya terjamin.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

CV. Nagasari (Apotik) berkedudukan di Jl. A. Yani no. 117, Cikampek

Selatan, Kabupaten Karawang, yang didirikan dengan Akta nomor 3 tanggal 10

Februari 1968 dari Notaris Rd. Kosasih Ateng Sachri dan menurut Keputusan

Pengadilan Negeri di Purwakarta Nomor 5/K/1965 tanggal 19 Mei 1965. Berdasarkan

Surat Nomor 1g,1402/1980 tanggal 18 November 1980, terjadi Legalisasi Surat Jual

Beli Perusahaan CV. Nagasari (Apotik), serta perubahan Anggaran Dasar oleh Notaris

Ida Rosyida Suryana, S.H di Karawang dari pemilik lama kepada pemilik baru, yaitu

PT. Hurip Utama.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi merupakan pola hubungan antar bagian-bagian yang

terdapat di dalam sebuah organisasi. Struktur organisasi CV. Nagasari adalah sebagai

berikut:

19

Keterangan :

: garis komando

Sumber : CV. Nagasari

Gambar III.1

Struktur Organisasi Perusahaan

Adapun fungsi dari susunan Organisasi pada CV. Nagasari adalah sebagai

berikut:

1. Direktur

Direktur mempunyai tugas memimpin, mengawasi dan mengkoordinasi tugas

sesuai dengan peraturan, serta mengevaluasi kinerja para pegawainya.

DIREKTUR

ADMINISTRASI

& KEUANGAN APOTEKER

AKUNTANSI &

KEUANGAN

ASISTEN

APOTEKER

INVENTORY JURU RACIK

UMUM KASIR

20

2. Administrasi dan Keuangan

a. Membuat surat pesanan (purchase order) kepada supplier.

b. Bertanggung jawab terhadap kelancaran administrasi dan penyimpanan

dokumen penting.

c. Menyusun laporan keuangan harian, mingguan, bulanan dan tahunan.

d. Mengelola uang kas, mulai dari membuka rekening, menentukan setoran,

mengatur kas, menangani pembayaran atas kewajiban dan membuat catatan

transaksi kas.

e. Membuat laporan rincian pembelian maupun penjualan.

3. Akuntansi dan Keuangan

a. Mengelola kredit dengan mengatur tagihan-tagihan.

b. Membuat perencanaan keuangan.

c. Mengurus surat berharga, salah satunya seperti menandatangani cek.

d. Bekerja sama dalam menyusun kebijakan keuangan dengan bagian lain terkait.

4. Inventory

a. Mencatat keluar masuk barang.

b. Melakukan pengecekan tanggal kadaluarsa terhadap obat-obatan.

c. Menyusun daftar masuknya barang

d. Mengatur, mengawasi dan menyusun obat pada tempat penyimpanan obat di

ruang peracikan.

5. Umum

a. Membersihkan ruangan-ruangan apotik sebelum dan sesudah jam kerja.

b. Melakukan kegiatan yang diperintahkan oleh Staff CV. Nagasari.

21

6. Apoteker

a. Bertugas menyelenggarakan pelayanan kefarmasian yang sesuai dengan

fungsinya.

b. Memberikan Pelayanan Informasi Obat (PIO) kepada pasien untuk

mendukung penggunaan obat yang rasional.

c. Memeriksa kebenaran obat yang akan diserahkan kepada pasien meliputi

bentuk sediaan obat, jumlah obat, nama obat, nomor resep, nama pasien.

7. Asisten Apoteker

a. Membantu segala kegiatan Apoteker.

b. Mendata keperluan barang.

c. Memberi harga untuk resep-resep yang masuk dan memeriksa kelengkapan

resep.

d. Membuat salinan resep bila diperlukan.

8. Juru Racik

a. Melayani permintaan obat bebas dan resep dokter, mulai dari penerimaan

resep, menyiapkan obat, meracik, mengemas, sampai dengan menyerahkan

obat kepada kasir.

9. Kasir

a. Mencatat penerimaan uang maupun pengeluaran uang.

b. Menyetorkan uang, baik dari kasir besar atau bank.

22

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Adapun prosedur sistem berjalan persediaan obat yang diterapkan di CV. Nagasari

adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Pengecekkan Stok Obat

Setiap minggu, bagian Inventory mengecek stok obat yang terdapat dalam gudang

apotik, serta menyesuaikan jumlah stok yang tertera di lembar kartu persediaan

obat. Di dalam lembar kartu persediaan obat, terdapat data obat yang masuk dan

data obat keluar. Jika terdapat stok obat yang habis, atau stoknya mencapai stok

minimal, maka bagian inventory akan mencatat stok obat yang dibutuhkan di

dalam lembar persediaan obat tadi. Stok minimal obat Syrup, Drop, maupun

cairan adalah 3 buah kemasan, dan stok maksimalnya adalah 6. Sedangkan untuk

obat jenis Tablet, stok minimalnya adalah 1 buah, sedangkan stok maksimalnya

adalah 3. Setelah stok obat selesai di cek, bagian inventory membuat daftar

permintaan obat dan menyerahkannya kepada bagian administrasi.

2. Prosedur Pemesanan Obat

Setelah bagian administrasi menerima lembar permintaan obat tersebut, bagian

administrasi membuat lembar PO (purchase order) dan salinannya. Di dalam

lembar purchase order terdapat nama obat yang diperlukan serta banyaknya obat

yang dipesan. Kemudian, lembar purchase order yang asli diberikan kepada

supplier, dan salinannya disimpan untuk arsip.

3. Prosedur Penerimaan Barang

Setelah Supplier mengantar barang ke apotik, bagian inventory melakukan

pengecekkan barang dengan mencocokkan daftar barang yang tertera dalam

salinan PO dengan barang yang diterima. Jika ada barang yang rusak, tanggal

kadaluarsanya dekat, atau barang tidak sesuai pesanan, maka bagian inventory

23

akan menandai barang di salinan PO untuk ditukar (retur) dengan barang yang

sesuai. Disaat yang bersamaan, supplier juga menandai barang yang kurang di

lembar faktur pembelian barang. Setelah itu, supplier memberikan salinan faktur

pembelian kepada bagian inventory, lalu bagian inventory mencatat barang masuk

kedalam lembar persediaan obat.

4. Laporan

Setiap akhir bulan, laporan dibuat dengan cara menginput data obat yang masuk

maupun keluar ke dalam aplikasi Microsoft Excel dan dicetak sebanyak 2

rangkap, rangkap 1 untuk direktur, sedangkan rangkap 2 sebagai arsip.

24

3.3. Activity Diagram

1. Prosedur Pengecekkan Stok Obat

Gambar III. 2

Activity Diagram Prosedur Pengecekkan Stok Obat

25

2. Prosedur Pemesanan Barang

Gambar III. 3

Activity Diagram Prosedur Pemesanan Barang

26

3. Prosedur Penerimaan Barang

Gambar III. 4

Activity Diagram Prosedur Penerimaan Barang

27

4. Prosedur Pembuatan Laporan

Gambar III. 5

Activity Diagram Prosedur Pembuatan Laporan

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input),

dan dokumen keluaran (output) yang semuanya teratur dan digunakan pada suatu

sistem yang sedang dilakukan (sistem berjalan).

28

3.4.1. Spesifikasi Dokumen Masukan

Dokumen Masukan adalah dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk

memperoleh data-data yang nantinya akan diproses untuk menghasilkan suatu

keluaran yang disebut dengan Output. Adapun dokumen masukan yang digunakan

oleh CV. Nagasari adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Lembar Persediaan Obat

Fungsi : Sebagai informasi untuk mengetahui stok obat yang ada di

gudang.

Sumber : Bagian Inventory

Tujuan : Bagian Administrasi

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap 1 minggu.

Bentuk : Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Lembar Permintaan Obat

Fungsi : Sebagai bukti permintaan obat.

Sumber : Bagian Inventory

Tujuan : Bagian Administrasi

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap ada barang yang mencapai stok minimal.

Bentuk : Lampiran A.2

29

3. Nama Dokumen : Salinan Faktur Pembelian Barang

Fungsi : Sebagai tanda bukti pemesanan barang.

Sumber : Supplier

Tujuan : Bagian Inventory

Media : Kertas

Jumlah : 3 lembar

Frekuensi : Setiap ada pengiriman barang.

Bentuk : Lampiran A.3

3.4.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dokumen Keluaran adalah dokumen yang dihasilkan dari pengolahan data yang

terjadi pada suatu sistem. Adapun dokumen keluaran yang dihasilkan pada CV.

Nagasari adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Lembar Purchase Order

Fungsi : Sebagai acuan untuk memesan barang yang diperlukan.

Sumber : Bagian Administrsi

Tujuan : Supplier

Media : Kertas

Jumlah : 2 lembar

Frekuensi : Setiap ada pemesanan obat kepada supplier.

Bentuk : Lampiran B.1

30

3.5. Permasalahan Pokok

Setelah ikut berpartisipasi dalam kegiatan, serta mempelajari sistem berjalan

pada CV. Nagasari khususnya pada sistem persediaan obat, penulis dapat

menyimpulkan suatu permasalahan yang terdapat dalam sistem tersebut. Permasalahan

yang dapat penulis simpulkan adalah sebagai berikut:

1. CV. Nagasari masih menggunakan metode yang sederhana sehingga data-data

mengenai pencatatan stok obat, pencatatan obat masuk, serta pencatatan obat

keluar tidak tersimpan dengan baik.

2. Dalam pengecekkan stok akhir, masih dilakukan secara manual.. Hal tersebut

menyebabkan proses pengecekkan menjadi lebih lama dan kurang efisien. Selain

itu, proses yang kurang efisien kemungkinan dapat menyebabkan terjadinya

kesalahan (human error) pada saat pelaku kegiatan melakukan proses tersebut.

3. Pembuatan laporan stok keseluruhan, laporan obat masuk perbulan, serta laporan

keluar perbulan masih di input satu persatu ke dalam Ms. Excel, yang

menyebabkan kurangnya efisiensi.

3.6. Pemecahan Masalah

Setelah penulis mengetahui berbagai permasalahan yang terdapat dalam sistem

persediaan obat pada CV. Nagasari, penulis dapat mengusulkan alternatif pemecahan

masalah pada sistem tersebut dengan cara:

1. Membuat suatu sistem informasi inventory obat yang dapat mempermudah

pengelolaan data obat, pengelolaan data obat masuk, data obat keluar, data

supplier, serta data pengguna. Data-data tersebut akan saling terintegrasi karena

data disimpan dalam database.

31

2. Membuat satu form khusus administrasi untuk mempermudah dalam melakukan

pencarian data yang berhubungan dengan informasi stok obat.

3. Membuat form laporan yang akan menghasilkan dokumen keluaran berupa

laporan obat masuk, laporan obat keluar, serta laporan stok obat keseluruhan.