pengurusan kewangan
DESCRIPTION
Ini adalah e-book basil daripada kursus kewangan bagi pejabat negeri SMECorp. Merangkumi asas penyediaan Buku Tunai, Penyata Penyesuaian Bank dan pelbagai daftar. Contoh semua rekod juga disertakan.TRANSCRIPT
Mohd Farid AwangSMECorp Malaysia, 2013
First Edition
Pengurusan KewanganBuku Tunai, Penyata Penyesuaian Bank, Wang Panjar & rekod berkaitan- Pejabat Negeri SMECorp
Chapter(3( Page(
Penyata'Penyesuaian'Bank' 15'
Asas'penyediaan'Penyata'Penyesuaian'Bank'
16317'
Penyediaan'Penyata'Penyesuaian'Bank'Pejabat'Negeri'SMECorp'
18319'
Chapter(2( Page(
Pengurusan'Tunai'di'Pejabat'Negeri' 10'
Proses'A' 11312'
Proses'B' 13'
Proses'C' 14'
Chapter(4( Page(
Lain3lain'Rekod' 21'
Chapter(1( Page(
Latarbelakang' 1'
ObjekJf'Kursus' 2'
Isu3isu'Audit' 3'
Tanggungjawab'Pengarah'Negeri' 5'
Peraturan'berkaitan' 6'
Surcaj' 7'
Buku'Tunai' 839'
Chapter(5( Page(
Kesimpulan' 22'
Contoh'Dokumen' 23324'
Contoh'DaSar' 25326'
TABLE OF CONTENTS
CHAPTER 1
LatarbelakangE-Book ini dikeluarkan hasil daripada Kursus Kewangan bagi Pejabat Negeri SMECorp Malaysia yang diadakan pada 6-7 Oktober 2013 di Port Dickson. Dianjurkan oleh Unit Akaun dan Kewangan SMECorp dengan kerjamasa Unit Audit Dalam (UAD). Kursus ini merangkumi penerangan dari segi teori dan praktikal. Disertai oleh pegawai daripada Unit Akaun & UAD dan dua wakil (Pengarah & timbalan) daripada 10 pejabat negeri.
Sumber maklumat bagi pengisian kursus ini adalah hasi l rujukan daripada pelbagai Pekel i l ing Perbendaharaan (PP), Arahan Perbendaharaan (AP), Peraturan Perakaunan & Kewangan (PPK) dan beberapa rujukan daripada buku dan internet. Ditambahbaik daripada hasil perbincangan dan brainstorm pegawai Unit Akaun dan Kewangan bersama UAD. Penceramah kursus ialah En Mohd Farid Awang, Akauntan SMECorp Malaysia.
E-Book ini adalah bertujuan sebagai rujukan serta pendidikan sahaja dan tidak boleh dijual-beli.
SECTION 1
Objektif Kursus kewangan ini dijalankan selepas mengambil kira isu-isu audit yang telah banyak kali diketengahkan. Saya melihat, kebanyakan isu-isu ini timbul disebabkan tidak ada pen-dekatan, penambahbaikan dan pembetulan secara holistik dibuat. Contohnya isu berke-naan ketidaktepatan penyata penyesuaian bank : isu ini adalah simptom sahaja. Walhal
punca sebenar ialah tidak ada rekod Buku Tunai yang betul dan tidak ada standard Penyata Penyesuaian Bank. Bagi memastikan semua peserta faham dan mencapai objektif, pengisian kursus ini merangkumi aspek asas rekod kewan-gan dan latihan praktikal sehingga semua rekod dikemask-ini dan "balance". Peserta telah dikehendaki membawa 12 bulan kaki buku cek, buku wang panjar, penyata bank, buku lawatan mengejut dan pelbagai daftar.
Merujuk kepada Rajah 1.0, kursus ini bermula dengan perkongsian isu audit oleh Unit Audit Dalam (AUD) dan diikuti dengan penerangan ringkas berkenaan PPK SME-Corp. Peserta diberi penerangan mengenai pelbagai Ara-han Perbendaharaan (AP) & Pekeliling Perbendaharaan (PP) berkenaan pengurusan kewangan terutama berkaitan pengurusan tunai. Seterusnya peserta diberi penerangan mengenai pengurusan tunai di pejabat negeri yang melibat-kan pengeluaran (outflow) dan penerimaan (inflow). Kali ini fokus diberikan kepada pengeluaran duit sahaja. Pelba-
gai rekod, dokumen dan daftar diperkenalkan sebagai menambahbaik rekod dan mem-bantu pejabat negeri melaksanakan penyata penyesuaian bank yang betul dan tepat. Sele-pas selesai menyediakan semua penyata penyesuaian bank, peserta diterangkan mengenai proses dan peraturan melaksanakan dan merekod pemeriksaan mengejut. Di akhir kursus, semua objektif tercapai dan semua negeri balik dengan rekod yang betul dan terkini. Ha-silnya semua isu-isu audit dapat diselesaikan. 2
Rajah 1.o
SECTION 2
Isu-isu Audit
3
Rajah 1.o
Ringkasan isu-isu audit oleh Puan Azizah, UAD
4
Isu-isu audit mesti diselesaikan bagi manaiktaraf rekod ke-wangan pejabat negeri
Puan Azizah, UAD
Ni debit.. yang ni credit.. pastu bal-ance.. kan mudah
SECTION 3
Tanggungjawab Pengarah Negeri
5
PPK
PPK
Sumber : PPK SMECorp 2013
SECTION 4
Peraturan berkaitan
6
SECTION 5
Surcaj
7
SECTION 6
Buku Tunai (BT) :
Buku Tunai (BT) merupakan rekod utama pergerakan tunai atau wang bagi pejabat negeri. Semua wang masuk dan keluar akan direkod didalam buku tunai. Wang masuk akan direkod disebelah kanan BT dan manakala wang keluar akan direkodkan disebelah kiri BT. Antara contoh wang masuk ialah jumlah rekupman, pem-bayaran diterima dan hibah. Manakala wang keluar ialah semua bentuk pembayaran menggunakan cek pejabat negeri dan caj bank. Ingat! Pembayaran cek sahaja, manakala bagi pembayaran tunai (keluar drp cashbox) meli-batkan Buku Panjar Wang Runcit. BT perlu diselenggara secara harian dimana setiap kali transaksi berlaku, pegawai akaun hendaklah merekodkan transaksi tersebut kedalam BT secara terus. Diakhir bulan, pegawai akaun mesti menutup BT dengan mengira jumlah baki hantar kehadapan (baki akhir) serta memasukkan jum-
8
CONTOH BUKU TUNAI
RM SEN RM SEN RM SEN
700 00 500 00 200 00
5 00 2 00
500 00 703 00
1205 00 1205 00
703 00
Pejabat+Negeri+XXXXXX
SME+Corporation+Malaysia
BAYAR KEPADAJUMLAH
NO. CEKBAKI
CATATANJUMLAH
TARIKH NO. BAUCARHASIL/LAIN BELANJA
TARIKH NO. RESITKOD AKAUN
TERIMAAN DARIPADAKOD AKAUN
1/9/2013 Baki-bawa-kehadapan 5/9/2013 PV-XXXXX Zaki-9-PWR 193604
25/9/2013 Memo-no-XX Rekupman 30/9/2013 Baki-hantar-kehadapan
30/9/2013 EFT Hibah 30/9/2013 EFT Caj-Bank
1/10/2013 Baki-bawa-kehadapan
Baki Akhir
KANAN KIRI
Baki Awal
lah caj bank dan hibah. Pegawai akaun negeri mestilah me-mastikan BT disimpan ditempat yang selamat agar ia ti-dak hilang. BT merupakan rekod utama dalam meny-ediakan Penyata Penyesuaian Bank (PPB). Baki akhir @ hantar kehadapan mesti balance dengan baki penyata bank pada bulan yang sama. Jika baki sudah balance, ber-makna rekod buku tunai adalah betul dan tepat.
Buku tunai mempunyai 9 asas utama. Asas pertama ialah BT mesti direkod dan diselenggara secara manual. Men-gapa? Ini adalah sebagai tujuan kawalan bagi mengelak daripada berlaku pegawai akaun negeri mengubah catatan dan rekod. Jika berlaku kesalahan rekod samada jumlah atau apa sahaja - pegawai akaun hendaklah memotong dan tandatangan pada kesalahan tersebut. Dilarang pa-dam sama sekali. Semua catatan didalam BT hendaklah direkod mengikut sususan urusan berlaku (AP144). BT wa-jib ada baki awal dimana ianya adalah baki duit tunai di awal bulan berdasarkan rekod didalam buku tunai. Baki awal bulan Mei adalah baki akhir bulan April. Jika berlaku negatif bermakna pengurusan tunai sudah tidak betul dan salah. Begitu juga jika baki tunai terlalu sedikit yang menyebabkan pejabat negeri tidak mampu membuat pembayaran. Kesalahan seperti ini boleh menyebabkan pegawai akaun (pengarah pejabat negeri) boleh dikenakan tindakan surcaj.
9
CHAPTER 2
Pengurusan Tunai di Pejabat Negeri
Rajah 2.o
Sebagai permulaan pengurusan tunai negeri, pegawai akaun negeri (pengarah) hendaklah mengeluarkan tunai daripada akaun bank untuk diletakkan ke dalam cashbox. Ini adalah kerana, pegawai akaun hanya boleh menggunakan tunai didalam cashbox sahaja bagi tujuan perbelanjaan runcit @ panjar wang runcit. Proses ini adalah Proses A. Seterusnya apabila pegawai akaun hendak guna atau berbelanja duit tunai didalam cashbox, pegawai akaun hendaklah melaksanakan proses B. Apabila duit tunai didalam cashbox sudah kurang dan perlu ditambah, pegawai akaun akan membuat permohonan rekupman daripada ibu pejabat yang diterangkan didalam Proses C.
Ketiga-tiga proses ini adalah lengkap bagi pengurusan tunai@panjar di pejabat negeri. Pegawai akaun negeri wajib memastikan semua dokumen terlibat direkod secara ontime, tepat dan betul. Semua rekod, daftar dan dokumen hendaklah disimpan ditempat yang selamat. Setiap minggu semua rekod ini hendaklah di Scan sebagai backup rekod.
SECTION 1
Proses A : 4 langkah4 langkah pengeluaran tunai daripada Akaun Bank
Rajah 2.0 adalah gambaran bagi pengurusan tunai di peja-bat SMECorp Malaysia.
Proses A melibatkan 4 langkah dan 3 dokumen penting. Langkah 1 adalah bertujuan untuk memastikan pegawai akaun negeri merekod buku cek dengan tepat. Semua peja-bat negeri akan menggunakan daftar cek dibawah sebagai daftar rasmi.
Langkah 2 : keluarkan cek. Pegawai akaun hendaklah me-mastikan menulis nama penerima, tarikh dan jumlah den-gan betul. Seterusnya menulis perkara sama di kaki buku cek.
11
Rajah 3.o
Langkah 3 : merekod Payment Voucher (PV). PV mesti dikeluarkan bagi apa-apa tujuan pembayaran yang meng-gunakan cek pejabat negeri. Semua negeri bersetuju meng-gunakan PV disebelah sebagai standard format. Setiap ne-geri akan menggunakan no rujukan seperti berikut :
Langkah 4 : merekod kedalam buku tunai. Sila rujuk pada muka surat 7-8 berkenaan Buku Tunai. Bagi langkah 4, pegawai akaun perlu memasukkan data daripada pem-bayar yang telah dibuat kedalam BT. Data penting ialah tarikh, PV no, no cek, jumlah dan perkara. Kesemua data ini direkod di bahagian pembayaran BT.
12
SME CORPORATION MALAYSIAPEJABAT NEGERI TERENGGANU
KETERANGAN
NOMBOR BAUCAR
_________________________________________
KUASA PENANDATANGAN CEK PENERIMA
_____________________________MUHAMAD IBRAHIM
PENGARAH NEGERI TERENGGANUSME CORP. MALAYSIA
WAN TARMIZIPENOLONG PENGARAH NEGERI
SME CORP. MALAYSIA
JUMLAH BERSIH
AMAUN (DALAM PERKATAAN) RINGGIT MALAYSIA :
DISEDIAKAN OLEH : DILULUSKAN OLEH :
TAHUN KEWANGAN ……………………….
TARIKH BAUCAR
BAUCAR BAYARAN
NOMBOR IC / AKAUN BANK :
NAMA PENERIMA :
BAYARAN TAHUN SEBELUMNYA BAYARAN TAHUN HADAPAN
PERIHAL :
ALAMAT/ NAMA BANK :
SEN
AMAUNBUTIRAN CEK
TARIKH NOMBOR RM
Kelantan'' ':'KEL ' 'Johor'' ':'JHR ''Terengganu'':'TRG ' 'Sabah' ':'SBH'Pahang' ' ':'PHG ' 'Sarawak' ':'SWK'Kedah' ' ':'KDH ' 'Perak ' ':'PRK'P.Pinang'' ':'PEN ' 'N9' ' ':'NS'Melaka ' ':'MLK''
Contoh PV
SECTION 2
Proses B : 2 Langkah2 langkah membuat pembayaran Panjar Wang Runcit (PWR)
Selepas selesai proses A iaitu mengeluarkan wang daripada Akaun bank pejabat negeri dan ditunaikan, seterusnya disimpan didalam cashbox - proses se-terusnya ialah pegawai akaun akan mula mengeluar-kan duit tunai daripada cashbox untuk kegunaan run-
cit. Proses ini adalah proses B. Da-lam menguruskan proses B, terda-pat 2 langkah utama merekod transaksi mengeluarkan tunai daripada cashbox. Pertama (langkah 1), mengeluarkan Bau-cer Kecil (BK) Panjar (rajah 4.0) bagi merekodkan pengeluaran duit tunai tersebut. BK ini ber-fungsi hampir sama seperti PV tetapi BK hanya merekod perg-erakan Tunai daripada cashbox sa-haja manakala PV merekod perg-erakan cek dan apa sahaja meli-batkan akaun bank pejabat negeri (penyata bank). Seterusnya (Langkah 2), pegawai akaun akan update Buku Wang Runcit (BWR) secara terus semua tran-saksi dan data daripada BK yang dikeluarkan. BWR hendaklah dise-lenggara secara harian dimana
pegawai akaun hendaklah memastikan baki tunai di-dalam cashbox mencukupi bagi urusan runcit di peja-bat negeri.
13
Rajah 4.o
SECTION 3
Proses C : 2 Langkah2 langkah membuat rekupman Panjar Wang Runcit (PWR)
Apabila BWR menunjukkan jumlah perbelanjaan runcit mencecah RM500, pegawai akaun hendaklah membuat rekupman bagi wang panjar. Proses rekupman ialah Proses C melibatkan 2 langkah utama. Langkah 1 ialah
menyelenggara dan merekod rekupman di-dalam BWR seperti rajah 5.0. Seterusnya (Langkah 2) pegawai akaun hendaklah merekod tarikh, jumlah dan tujuan (rekup-man PWR) didalam Buku Tunai (BT) pada tarikh yang sama dibahagian penerimaan. Kenapa perlu rekod dalam BT sedangkan duit belum terima? BT akan merekod se-mua pergerakan samada terima atau tidak kerana tujuan BT adalah untuk merekod semua transaksi. Jika ada kelewatan ter-ima rekupman, kelewatan rekupman akan dapat dilihat apabila menyediakan Penyata Penyesuaian Bank. Berlaku juga dimana jumlah rekupman yang dipohon tidak sama dengan jumlah yang di masukkan kedalam akaun bank negeri - perbezaan ini akan dapat dilihat dan diselarasakan apa-bila Penyata Penyesuaian Bank dihasilkan.
14
Rajah 5.o
Nama$penerima$+$jenis$perbelanjaan$
Jumlah$terkumpul$(Rekup$apabila$cecah$RM500)$
CHAPTER 3
Penyata Penyesuaian BankPenyata Penyesuaian Bank (PPB) merupakan satu rekod yang sangat penting bagi setiap pejabat negeri. Melalui PPB, pegawai akaun akan dapat mengetahui dan mengesan rekod salah daftar, caj bank, cek belum terima, cek belum ditunaikan, hibah diter-ima dan semua transaksi yang berlaku didalam akaun bank peja-bat negeri. Sebagai contoh, bank mungkin tersilap rekod caj bank diamana sepatutnya RM0.20 tetapi bank rekod RM2.00. Jumlah salah ini hanya boleh dikesan apabila PPB disediakan. Oleh itu, PPB mesti disediakan pada setiap bulan. Perlu diingatkan ba-hawa PPB hanya boleh disediakan jika pegawai akaun meyeleng-gara Buku Tunai (BT) dengan betul dan timely. Pastikan BT telah direkod dengan betul seperti muka surat 8-9.
PPB bertujuan untuk menyesuaikan / balance baki Buku Tunai dengan baki Penyata Bank. Apabila baki keduanya disesuaikan @ balance, maka semua rekod didalam Buku Tunai dan Penyata Bank akan dapat dilihat dengan jelas. Pegawai akaun wajib men-getahui dan melihat semua transaksi bagi mengelakkan kesala-han dan update semua transaksi kewangan dengan tepat dan ce-pat. Kebanyakannya kesalahan rekod akan berlaku di dalam Buku Tunai. Hanya PPB boleh dijadikan check and balance ke-pada rekod pejabat negeri. Rajah 6.0 adalah format PPB yang akan diguna pakai oleh semua pejabat negeri SMECorp Malaysia.
RMBaki'akhir'di'Penyata'Bank'pada':''31'JAN'2013 a)
CAMPUR':
1.%Rekod%Terimaan%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Penyata%Bank
Tarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun
b)
2.%Rekod%Pembayaran%(Debit)%dalam%Penyata%Bank%:%%Tidak%ada%rekod%pembayaran%di%Buku%Tunai
a)'Cek'bayaran'yang'telah'ditunaikan'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'Tunai
Tarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun
c)
b)'Caj'perkhidmatan,'caj'bank d)
JUMLAH'(b+c+d) e) =%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%
TOLAK':1.%Rekod%Bayaran%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%bayaran%(debit)%dalam%Penyata%Bank
a)'CekMcek'yang'belum'ditunaikanTarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun
f)
2.%Rekod%terimaan%(kredit)%di%Penyata%Bank%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Buku%Tunai
a)'Terimaan'yang'dikreditkan'terus'ke'bank'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'TunaiTarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun
g)
b)'Hibah'diterima' h)
JUMLAH'(f+g+h) i) =%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%
Baki'akhir'(h/b)'di'Buku'Tunai'pada':'________________ a'+'e'M'i
Disediakan'oleh': Disahkan'oleh':
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMNama': Nama':Tarikh': Tarikh':
SME'Corporation'MalaysiaPejabat'Negeri'Terengganu
Penyata'Penyesuaian'Akaun'Bank'bagi'bulan'__________JANUARI'2013
Rajah 6.o
SECTION 1
Asas Penyediaan Penyata Penye-suaian Bank
Asas dalam penyediaan PPB memerlukan pegawai akaun memulakan PPB dengan membandingkan Buku Tunai pada bulan terkini (Oktober) dan Penyata Bank pada bulan tersebut (Oktober). Seterusnya, merujuk ke-pada Rajah 6.0 - Pegawai Akaun Negeri hendaklah me-masukkan Baki akhir Penyata Bank di didalam PPB (ko-tak warna merah).
Selepas itu, pegawai akaun hendaklah mengisi data di-dalam Kotak 1. Didalam Kotak 1, terdapat dua sumber maklumat utama diperlukan. Pertama ialah rekod Pen-erimaan didalam Buku Tunai tetapi tidak ada didalam Penerimaan (kredit) di dalam Penyata Bank. Ini biasa berlaku apabila rekupman dibuat pada akhir bulan. Contohnya pegawai akaun negeri menghantar rekup-man pada 28 Ogos 2013. Rekod di Buku Tunai adalah penerimaan pada 28 Oktober. Tetapi apabila penyata bank bulan Ogos diterima, duit rekupman tersebut be-lum ada didalam penyata bank bulan Ogos. Sebaliknya duit itu diterima atau masuk kedalam Penyata Bank pada bulan September. Kedua ialah rekod pembayaran (debit) didalam penyata bank tetapi tidak ada didalam Buku Tunai. Transaksi ini biasanya adalah caj bank. Caj bank hanya boleh dilihat didalam penyata bank.
16
RMBaki'akhir'di'Penyata'Bank'pada':''31'JAN'2013 a)
CAMPUR':
1.%Rekod%Terimaan%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Penyata%Bank
Tarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun
b)
2.%Rekod%Pembayaran%(Debit)%dalam%Penyata%Bank%:%%Tidak%ada%rekod%pembayaran%di%Buku%Tunai
a)'Cek'bayaran'yang'telah'ditunaikan'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'Tunai
Tarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun
c)
b)'Caj'perkhidmatan,'caj'bank d)
JUMLAH'(b+c+d) e) =%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%
TOLAK':1.%Rekod%Bayaran%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%bayaran%(debit)%dalam%Penyata%Bank
a)'CekMcek'yang'belum'ditunaikanTarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun
f)
2.%Rekod%terimaan%(kredit)%di%Penyata%Bank%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Buku%Tunai
a)'Terimaan'yang'dikreditkan'terus'ke'bank'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'TunaiTarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun
g)
b)'Hibah'diterima' h)
JUMLAH'(f+g+h) i) =%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%
Baki'akhir'(h/b)'di'Buku'Tunai'pada':'________________ a'+'e'M'i
Disediakan'oleh': Disahkan'oleh':
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMNama': Nama':Tarikh': Tarikh':
SME'Corporation'MalaysiaPejabat'Negeri'Terengganu
Penyata'Penyesuaian'Akaun'Bank'bagi'bulan'__________JANUARI'2013
XXXX
Rajah 6.o
Kotak 1
Selepas selesai Kotak 1, pegawai akaun boleh mula mengisi data di dalam Kotak 2 yang melibatkan dua sumber maklumat. Pertama ialah pembayaran didalam Buku Tunai tetapi tidak ada rekod didalam penyata bank. Transaksi seperti ini biasanya melibatkan penge-luaran cek pejabat negeri kepada pembekal tetapi pem-bekal tidak atau lambat deposit cek tersebut. Kedua ia-lah penerimaan didalam Penyata Bank tetapi tidak ada rekod penerimaan didalam Buku Tunai. Biasanya tran-saksi ini ialah jumlah hibah atau faedah yang diberi oleh bank kepada pejabat negeri. Selesai kotak 2, pega-wai akaun hendaklah memasukkan Baki Akhir Buku Tunai di kotak warna biru. Jika jumlah akhir PPB (a+e-i) sama dan baki akhir Buku Tunai, maka Penyata Penyesuaian Bank adalah dikira BETUL dan SIAP.
17
RMBaki'akhir'di'Penyata'Bank'pada':''31'JAN'2013 a)
CAMPUR':
1.%Rekod%Terimaan%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Penyata%Bank
Tarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun
b)
2.%Rekod%Pembayaran%(Debit)%dalam%Penyata%Bank%:%%Tidak%ada%rekod%pembayaran%di%Buku%Tunai
a)'Cek'bayaran'yang'telah'ditunaikan'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'Tunai
Tarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun
c)
b)'Caj'perkhidmatan,'caj'bank d)
JUMLAH'(b+c+d) e) =%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%
TOLAK':1.%Rekod%Bayaran%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%bayaran%(debit)%dalam%Penyata%Bank
a)'CekMcek'yang'belum'ditunaikanTarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun
f)
2.%Rekod%terimaan%(kredit)%di%Penyata%Bank%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Buku%Tunai
a)'Terimaan'yang'dikreditkan'terus'ke'bank'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'TunaiTarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun
g)
b)'Hibah'diterima' h)
JUMLAH'(f+g+h) i) =%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%
Baki'akhir'(h/b)'di'Buku'Tunai'pada':'________________ a'+'e'M'i
Disediakan'oleh': Disahkan'oleh':
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMNama': Nama':Tarikh': Tarikh':
SME'Corporation'MalaysiaPejabat'Negeri'Terengganu
Penyata'Penyesuaian'Akaun'Bank'bagi'bulan'__________JANUARI'2013
XXXX
Rajah 6.o
Kotak 2
SECTION 2
Penyata Penye-suaian Bank Peja-bat Negeri SME-Corp
PPB mesti dimulakan dengan memastikan Buku Tunai dire-kod dengan baik. Oleh itu, pada kursus ini kami sama-sama telah menjalankan aktiviti update dan membetulkan semua rekod Buku Tunai bagi setiap negeri bermula Januari 2013 se-hingga Oktober 2013. Bagi menjayakan penyelerasan Buku Tu-nai ini, kami telah membuat penyelarasan PPB bermula Janu-ari 2013. Pada akhir sesi, semua Buku Tunai (sehingga Okto-ber 2013) dan PPB (sehingga bulan September 2013) bagi se-mua pejabat negeri telah berjaya diselaraskan. Sehubungan dengan itu, penyediaan PPB bagi bulan Oktober boleh dijadi-kan panduan menyediakan PPB bagi bulan seterusnya. Pener-angan PPB akan diterangkan semasa melaksanakan PPB Okto-ber 2013.
Bagi melaksanakan PPB bagi bulan Oktober 2013, pegawai akaun hendaklah :
Langkah UTAMA : Adjustment
Langkah ini dipanggil adjustment @ mengubahsuai kerana ianya adalah proses menyelenggara, update dan checking re-kod serta data didalam Buku Tunai. Ianya adalah langkah UTAMA yang mesti dipatuhi oleh pegawai akaun bagi memu-lakan PPB . Ia akan melibatkan proses update dan menutup Buku Tunai bagi bulan terkini yang merupakan asas kepada penyediaan PPB. Pegawai akaun tidak boleh mulakan PPB tanpa langkah Utama ini kerana Buku Tunai perlu di tutup bagi mendapatkan baki akhir yang tepat.
18
Bagi melaksanakan langkah utama ini, pegawai akaun hendaklah merujuk kepada Rajah 7.0 disebelah dab nenjalankan langkah-langkah seperti berikut :
a) melihat PPB bagi bulan September 2013; dan
b) menyesuaikannya dengan Penyata Bank bu-lan Oktober 2013. (Bukan Buku Tunai). *Pas-tikan PPB bulan September compare dengan Penyata Bank Oktober.
PPB bulan lepas akan diselaraskan dengan Pen-yata Bank bulan ini. Tujuan langkah ini ialah un-tuk memastikan rekod di PPB bulan lepas telah diselaraskan, semua hibah dan caj bank telah diambil kira dan cek telah ditunaikan.
Seterusnya, pegawai akaun hendaklah memasti-kan semua rekod dan data di rekod kedalam Buku Tunai serta update PBB bulan Okt 2013.
Apabila langkah adjustment ini diselesaikan, Buku Tunai bagi bulan Oktober adalah lengkap. Oleh itu, pegawai akaun boleh menutup Buku Tunai bagi bu-lan Oktober 2013. Baki akhir buku tunai boleh dimasukkan kedalam PPB bagi bulan Oktober 2013. Sila patuhi pangkah di ms 16-17 bagi penyediaan PPB.
Langkah dan proses hendaklah dilaksanakan pada bulan-bulan seterusnya.
19
Rajah 7.o
20
Suasana Bengkel semasa praktikal
CHAPTER 4
Lain-lain Rekod
CHAPTER 5
Kesimpulan
Kewangan Negeri
Duit / wangInflow
Kutipan Resit Buku Tunai
Rekupman Resit Buku Tunai
Jualan buku Resit Buku Tunai
Outflow
CashBaucar Kecil
Buku Panjar Wang Runcit
CekBuku Tunai
Payment Voucher
Daftar Cek
Penyata Bank
Tatacara pengeluaran cek
Panjar UtilitiPenang
RM2000
Permohonan Bujet
Laporan WAJIBLaporan prestasi perbelanjaan
Penyata Penyesuaian Bank
Pelbagai DAFTARDaftar TnG
Daftar Setem
Daftar Cek
Pemeriksaan Mengejut
Pengarah Negeri
Pegawai Perakaunan
MITI dlln
23
Buku TunaiFormat ini hendaklah dicetak dan di selenggara secara manual. Dokumen ini adalah dokumen terkawal.
Payment VoucherPV ini boleh diselenggara menggunakan excel dan dice-tak untuk difailkan. Pastikan no. rujukan dimasukkan dengan betul.
SME CORPORATION MALAYSIAPEJABAT NEGERI TERENGGANU
KETERANGAN
NOMBOR BAUCAR
_________________________________________
KUASA PENANDATANGAN CEK PENERIMA
_____________________________MUHAMAD IBRAHIM
PENGARAH NEGERI TERENGGANUSME CORP. MALAYSIA
WAN TARMIZIPENOLONG PENGARAH NEGERI
SME CORP. MALAYSIA
JUMLAH BERSIH
AMAUN (DALAM PERKATAAN) RINGGIT MALAYSIA :
DISEDIAKAN OLEH : DILULUSKAN OLEH :
TAHUN KEWANGAN ……………………….
TARIKH BAUCAR
BAUCAR BAYARAN
NOMBOR IC / AKAUN BANK :
NAMA PENERIMA :
BAYARAN TAHUN SEBELUMNYA BAYARAN TAHUN HADAPAN
PERIHAL :
ALAMAT/ NAMA BANK :
SEN
AMAUNBUTIRAN CEK
TARIKH NOMBOR RM
Contoh Dokumen
24
Penyata Penyesuaian BankIni adalah format yang dihasilkan secara dalaman oleh unit akaun sebagai format standard yang digunapakai oleh semua pejabat negeri SMECorp Malaysia.
RMBaki'akhir'di'Penyata'Bank'pada':''31'JAN'2013 a)
CAMPUR':
1.%Rekod%Terimaan%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Penyata%Bank
Tarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun
b)
2.%Rekod%Pembayaran%(Debit)%dalam%Penyata%Bank%:%%Tidak%ada%rekod%pembayaran%di%Buku%Tunai
a)'Cek'bayaran'yang'telah'ditunaikan'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'Tunai
Tarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun
c)
b)'Caj'perkhidmatan,'caj'bank d)
JUMLAH'(b+c+d) e) =%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%
TOLAK':1.%Rekod%Bayaran%di%Buku%Tunai%:%Tidak%ada%rekod%bayaran%(debit)%dalam%Penyata%Bank
a)'CekMcek'yang'belum'ditunaikanTarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun
f)
2.%Rekod%terimaan%(kredit)%di%Penyata%Bank%:%Tidak%ada%rekod%terimaan%dalam%Buku%Tunai
a)'Terimaan'yang'dikreditkan'terus'ke'bank'tetapi'belum'direkodkan'di'Buku'TunaiTarikh' Perkara No.'Rujukan Amaun
g)
b)'Hibah'diterima' h)
JUMLAH'(f+g+h) i) =%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%
Baki'akhir'(h/b)'di'Buku'Tunai'pada':'________________ a'+'e'M'i
Disediakan'oleh': Disahkan'oleh':
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMNama': Nama':Tarikh': Tarikh':
SME'Corporation'MalaysiaPejabat'Negeri'Terengganu
Penyata'Penyesuaian'Akaun'Bank'bagi'bulan'__________JANUARI'2013
Contoh Dokumen
Laporan Prestasi PerbelanjaanContoh laporan diambil daripada Pejabat Negeri Melaka
25
Contoh Daftar
Daftar T&GFormat diperkenalkan oleh UAD dan dijadikan sebagai for-mat standard bagi semua pejabat negeri SMECorp Malaysia.
1
DAFTAR PENGGUNAAN KAD ’TOUCH ’N GO’
BAGI PEJABAT NEGERI SME CORP. MALAYSIA
No. Kenderaan : WMU 596 No. Kad ’Touch ’n Go’ : 15263536 **
Bil. Nama Pemandu Perjalanan Nombor
Kad**
Kad Diambil Kad Dipulangkan
Dari Ke Tarikh/Masa Nilai Kad T/tangan Tarikh/Masa Bayaran Tol Baki Nilai Kad T/tangan
1
** Ruangan ini tidak
perlu diisi.
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Daftar Cek
Format diperkenalkan oleh UAD dan dijadikan sebagai format standard bagi semua pejabat negeri SMECorp Malaysia.
26
Contoh Daftar
Daftar Setem
Format diperkenalkan oleh UAD dan dijadikan sebagai format standard bagi semua pe-jabat negeri SMECorp Malaysia.
2"May"13 15 1510"May"13 15 2 1313"May"13 33 2 31
Nota:. .1).Daftar.Penggunaan.Setem.ini.perlu.disemak.secara.berkala.oleh.Ketua.Pejabat.
.3).Hasil.pemeriksaan.mengejut.terhadap.pengurusan.setem.hendaklah.direkodkan.dalam.Daftar.Pemeriksaan.Mengejut.
Catatan
.2).Pemeriksaan.Secara.Mengejut.oleh.Ketua.Pejabat.hendaklah.meliputi.Rekod.Penggunaan.Setem.dan.stok.setem..
Baki.Mula
Tandatangan'dan'Tarikh'SemakanBeli/'
Terima Guna' Baki
MIDA.BangkokMATRADE.London
Beli/'Terima Guna' Baki Beli/'
Terima Guna' Baki
50'sen 30'Sen 20'Sen
Daftar.Penggunaan.Setem.
Beli/'Terima Guna' Baki Beli/'
Terima Guna'
Tarikh'Pembelian'/'Surat'keluar
Alamat'PenerimaRM1.00 60'sen
Baki
27
Contoh Pemeriksaan Mengejut
Yes.. dah nak bal-ance dah..
28
Saya dah siap lama
dah..
Santai rehat selepas berkursus
29
TERIMA KASIH