prosedur - akmal.gov.mys) 05 prosedur perolehan .pdf · no. ruj. dokumen: pk(s)akmal.05 no....

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004

PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 1 / 32

PROSEDUR

PEROLEHAN

PK(S)AKMAL.05

Disediakan oleh

Diluluskan oleh

Nama

HJ MHD SUBRE BIN ISHAK HJ MOHD RAFDZI BIN MAULUD

Jawatan KETUA PUSAT PENGAJIAN PERKHIDMATAN TEKNIK

PENGARAH AKMAL

Tanda

Tangan

Tarikh

No Salinan Kawalan :-

Dikeluarkan kepada :-


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 2 / 32

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan

yang dinyatakan di dalamnya.

Tarikh

No.Perenggan

Muka surat

Bentuk Pindaan

Tarikh Diluluskan


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 3 / 32

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garispanduan bagi langkah-langkah kawalan perolehan bekalan dan perkhidmatan secara terus dan sebutharga bagi memastikan bekalan dan perkhidmatan yang diperolehi memenuhi kehendak perolehan yang ditetapkan melalui pembekal yang dinilai prestasinya dari masa semasa.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pengarah AKMAL dan lain-lain pegawai yang terlibat didalam melaksanakan perolehan bekalan dan perkhidmatan bagi menyampaikan perkhidmatan kepada peserta kursus. Bekalan dan perkhidmatan diperolehi daripada pembekal yang tersenarai didalam Senarai Pembekal yang diluluskan melalui penilaian dan pemilihan oleh Jawatankuasa Sebutharga AKMAL.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 MK.AKMAL.02 Seksyen 7.4 Perolehan

3.2 Arahan Perbendaharaan - Bab A Prosedur Kewangan

3.3 Arahan dan Pekeliling Perbendaharaan yang masih berkuatkuasa


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 4 / 32

4.0 DEFINISI

4.1

Borang 284

Borang Permohonan Pembelian Bekalan atau Perkhidmatan

4.2

Nota Penghantaran Bekalan

Nota bagi penghantaran barangan yang didalamnya tercatat bekalan barangan dan kuantitinya

4.3

Pesanan Tempatan

Kew 75 Pesanan Tempatan Kerajaan iaitu kebenaran bagi membuat pesanan bekalan / perkhidmatan

4.4

Buku Vot

Buku yang menunjukkan dengan jelas mengenai tiap-tiap program dan aktiviti atau projek mana-mana maksud perbelanjaan dan sentiasa dikawal dan diselenggara secara berterusan

4.5

Buku Lejar

Buku Rekod Penerimaan dan keluaran barangan/bekalan

4.6

Buku Daftar Bil

Buku merekod penerimaan bil, penyediaan baucar dan kelompok

5.0 SINGKATAN 5.1 KDRM - Kastam Diraja Malaysia 5.2 PA - Pengarah AKMAL 5.3 KP - Ketua Pusat Pengajian/Ketua Pusat Penyelidikan dan Pembangunan/Ketua Pusat Kerjasama Antarabangsa 5.4 P - Pendaftar


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 5 / 32

5.5 PTK - Pembantu Tadbir Kanan 5.6 PT(Kew) - Pembantu Tadbir Kewangan 5.7 P(Stor) - Penyelenggara Stor 5.8 JPS - Jawatankuasa Pembuka Sebutharga 5.9 JSJ - Jawatankuasa Sebutharga Jabatan 5.10 JPT - Jawatankuasa Pembuka Tender 5.11 JTJ - Jawatankuasa Tender Jabatan

5.12 DO - Nota Penghantaran Bekalan 5.13 LO - Pesanan Tempatan 5.14 JANM - Jabatan Akauntan Negara Melaka 5.15 SDP - Simpan Dalam Perhatian 5.16 PKK - Pusat Khidmat Kontraktor 5.17 KKM - Kementerian Kewangan Malaysia 5.18 PT(Kew) 1 - Pembantu Tadbir Kewangan 5.19 PT(Kew) 2 - Pembantu Tadbir Kewangan selain daripada

PT(Kew) 1 5.20 JPPP - Jawatankuasa Penilaian Pemilihan Pembekal /

Kontraktor


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 6 / 32

6A. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

A. Perolehan Secara Pembelian Terus Bagi Bekalan Tidak Melebihi RM50,000.00

P(Stor)

1. Terima Borang 284 untuk Barang yang perlu

diperolehi dari PYB

P(Stor)

2. Semak Kos Perolehan 3. Jika bekalan perolehan tidak melebihi RM50,000.00 Setiap pesanan , pilih pembekal secara terus berdasarkan anggaran 4. Serahkan borang 284 kepada PT(Kew)

PT (Kew)

5. PT(Kew) memaklumkan peruntukan vot adalah

mencukupi atau tidak kepada Pendaftar 6. Jika peruntukan tidak mencukupi ,serah semula

kepada Pendaftar

P

7. Pendaftar minta P(Stor) SDP untuk pembelian

P

8. Jika peruntukan mencukupi, sokong permohonan

pembelian dan kemukakan Borang 284 untuk kelulusan PA dan maklum kepada P(Stor)

PT(Kew) 9. Sedia LO untuk pembelian dan serahkan kepada

pembekal melalui P(Stor)

P(Stor)

10. Menerima bekalan dari pembekal dan semak samada

bekalan memenuhi spesifikasi dan kuantiti yang telah ditetapkan


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 7 / 32

P(Stor)

11. Jika tidak memenuhi spesifikasi dan kuantiti yang

ditetapkan minta pembekal membuat tindakan pembetulan.

P(Stor)

12. Jika memenuhi spesifikasi dan kuantiti yang

ditetapkan, terima bekalan dan tandatangan DO dan sahkan kuantiti dan kualiti bekalan

13. Rekod dalam Buku Lejar 14. Bekalan disimpan dalam stor atau terus digunakan


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 8 / 32

6B. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

B. Perolehan Secara Sebutharga

P

1. Terima Permohonan untuk panggilan Sebutharga

daripada PYB bagi bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM50,000 setahun hingga RM100,000.00

2. Semak Kos Perolehan 3. Pastikan Peruntukan Vot mencukupi 4. Maklumkan kepada PA untuk mendapatkan kelulusan

P

5. Semak Spesifikasi Bekalan/Perkhidmatan/Kerja 6. Bagi nilai perolehan RM50,000.00 hingga

RM100,000.00 hendaklah dipelawa dari syarikat bertaraf Bumiputera

7. Semak syarat pelawaan

i) Pembekal/kontraktor Bumiputra ii) Berdaftar dengan PKK dan KKM dalam kelas dan kepala yang berkaitaan iii) Pelawa sekurang-kurangnya 5 syarikat

8. Arahkan PTK menyediakan Buku Sebutharga (Jika

Perlu) dan Lampiran Q

PA

9. Melantik JPS dikalangan 3 orang pegawai terdiri dari

i) 1 orang pegawai terdiri dari Pegawai Pengurusan dan Profesional ii) 2 orang terdiri dari pegawai sokongan


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 9 / 32

PTK

10. Sediakan Nombor Siri Sebutharga 11. Daftar dalam Buku Daftar Sebutharga 12. Sediakan Buku Sebutharga /Lampiran Q 13. Dapatkan tandatangan PA pada borang Lampiran Q 14. Serah Lampiran Q dan Buku Sebutharga untuk jualan

kepada PT(Kew)(Jika ada Buku Sebutharga untuk Jualan)

15. Sediakan Notis Sebutharga dengan cara tampal atau

edar atau Pos

PA

16. Melantik JSJ di kalangan 2 orang pegawai terdiri dari

i) Timbalan Pengarah ii) Pendaftar

P

17. Sediakan satu tarikh taklimat kepada bakal

pembekal/Kontraktor 18. Mengadakan taklimat kepada Penyebutharga pada

tarikh yang telah ditetapkan. 19. Catatkan kehadiran pembekal/kontraktor 20. Adakan Lawatan Tapak

PT(Kew)

21. Jual Buku Sebutharga kepada Pembekal/Kontraktor

dan serah Lampiran Q

PTK

22. Labelkan Peti Sebutharga dengan

ii. Tajuk Sebutharga iii. No Sebutharga iv. Tarikh dan masa tutup sebutharga

23. Pastikan Peti Sebutharga dikunci


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 10 / 32

JPS

24. Buka Peti sebutharga pada tarikh dan masa yang

telah ditetapkan 25. Kod dengan nombor bersiri semua borang sebutharga

yang diterima dan cop tarikh terima 26. Tandatangan ringkas pada muka surat pertama setiap

Lampiran Q dan semua muka surat Jadual Kadar Sebutharga

27. Sediakan Jadual Pembukaan Sebutharga dengan

senaraikan setiap sebutharga yang diterima. 28. Menyedia dan pamer Jadual Kadar melalui Notis

Kenyataan

P

29. Memanggil Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga

Jabatan (AKMAL)

JSJ

30. Bermesyuarat dan mempertimbangkan tawaran yang

terbaik dan paling menguntungkan 31. Sediakan Minit Mesyuarat JSJ 32. Sediakan Laporan Sebutharga dan Perakuan

Jawatankuasa Sebutharga

P

33. Sediakan surat Tawaran dan Surat Setuju Terima

kepada kontraktor/pembekal yang berjaya

PA

34. Tandatangan Surat Tawaran 35. Maklumkan kepada Penyebutharga yang tidak

berjaya

PTK 36. Catatkan Syarikat yang berjaya dan jumlah tawaran kedalam Buku Daftar Sebutharga

P

37. Sediakan surat perjanjian bagi perkhidmatan/kerja


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 11 / 32

38. Bagi Bekalan pula dapatkan surat Jaminan(Waranti)

P

PA

39. Tandatangan Surat Perjanjian

PT(Kew)

40. Sediakan LO minta PA Tandatangan dan serah terus

kepada Syarikat yang berjaya atau melalui P(Stor)

P

41. Minta Pembekal/kontraktor melaksanakan

bekalan/perkhidmatan/kerja mengikut spesifikasi yang ditetapkan

42. Pastikan Bekalan/perkhidmatan/kerja dilaksanakan

dengan sempurna dan mengikut spesifikasi kontrak

P(Stor)

43. Rekod Bekalan kedalam Inventori


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 12 / 32

6C. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

C. Perolehan Secara Tender

P

1. Pastikan perkhidmatan yang diperlukan untuk

dipanggil secara Tender 2. Semak Kos Perolehan 3. Pastikan Peruntukan Vot mencukupi 4. Maklumkan kepada PA untuk mendapatkan kelulusan

P

5. Semak Spesifikasi Perkhidmatan 6. Bagi Nilai Perolehan melebihi RM200,000.00 setahun 7. Semak syarikat pembekal yang berdaftar dengan

KKM dalam kelas dan kepala yang berkaitan 8. Arahkan PTK menyediakan Buku Tender dan

Lampiran Q

PA

9. Melantik JPT dikalangan 3 orang pegawai terdiri dari

i) 1 orang pegawai terdiri dari Pegawai Pengurusan dan Profesional ii) 2 orang terdiri dari pegawai sokongan

PTK

10. Sediakan Nombor Siri Tender 11. Daftar dalam Buku Daftar Tender 12. Sediakan Buku Tender /Lampiran Q 13. Dapatkan tandatangan PA pada borang Lampiran Q


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 13 / 32

PTK

14. Serah Buku Tender kepada PT(Kew) untuk jualan

PTK

15. Sediakan Notis Tender dengan cara di Iklankan

kedalam Akhbar (sekurang-kurangnya satu akhbar utama Berbahasa Melayu)

P 16. Sediakan satu tarikh taklimat kepada bakal

pembekal/Kontraktor

17. Mengadakan taklimat kepada Penender pada tarikh yang telah ditetapkan dan Lawatan Tapak

PTK 18. Mengedarkan Lampiran Q / Jual Buku Tender Kepada

Kontraktor 19. Labelkan Peti Tender dengan

i) Tajuk Tender ii) No Tender ii) Tarikh dan masa tutup Tender

20. Pastikan Peti Tender dikunci

PA

21. Melantik JTJ di kalangan 2 orang pegawai terdiri dari

i) Timbalan Pengarah ii) Pendaftar

JPT

22. Buka Peti Tender pada tarikh dan masa yang telah

ditetapkan 23. Kod dengan nombor bersiri semua borang Tender

yang diterima

JPT

24. Tandatangan ringkas pada mukasurat pertama setiap

Lampiran Q dan Jadual Kadar Tender 22. Sediakan Jadual Pembukaan Tender dengan

senaraikan setiap Tender yang diterima


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 14 / 32

JPT

23. Menyedia dan Pamir Jadual Kadar melalui Notis

Kenyataan

P

24. Memanggil Mesyuarat Jawatankuasa Tender Jabatan

(JTJ)

JTJ

25. Bermesyuarat dan mempertimbangkan tawaran yang

terbaik dan paling menguntungkan 26. Sediakan Minit Mesyuarat JTJ 27. Sediakan Laporan Sebutharga Tender dan Perakuan

Jawatankuasa Sebutharga Tender

P

28. Hantar Minit Mesyuarat kepada Bah Kewangan dan

Perolehan Ibu Pejabat untuk pertimbangan

P

29. Terima Keputusan kontraktor yang berjaya daripada

Bah Kewangan dan Perolehan Ibu Pejabat

PA

30. Tandatangan Surat Tawaran dan Surat Makluman

kepada petender yang tidak berjaya

PTK

31. Catatkan Syarikat yang berjaya dan jumlah tawaran ke

dalam Buku Daftar Tender

P

32. Sediakan Surat Perjanjian 33. Tandatangani Surat perjanjian antara PA dan

Kontraktor yang berjaya bagi perkhidmatan 34. Minta Pembekal/kontraktor melaksanakan

bekalan/perkhidmatan mengikut spesifikasi yang ditetapkan


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 15 / 32

P

35. Menerima bekalan/Perkhidmatan dan menerima Nota

Penghantaran 36. Serah Nota Penghantaran bagi bekalan kepada

PT(Kew) untuk menyediakan LO

P

37. Pastikan bekalan bagi perkhidmatan dilaksanakan

dengan sempurna dan mengikut spesifikasi kontrak


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 16 / 32

6D. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

D. Perolehan Secara Kelulusan Khas Perbendaharaan

P

1. Terima Permohonan daripada KP 2. Semak Kos Perolehan 3. Pastikan Peruntukan Vot mencukupi 4. Maklumkan kepada PA untuk mendapatkan kelulusan

P

5. Semak Spesifikasi Perkhidmatan 6. Semak syarikat pembekal yang berdaftar dengan

KKM dan serah kepada KP

KP

7. Kenalpasti Penceramah berdasarkan kepada Skop

Perkhidmatan, Bidang kepakaran/ kelayakan/ pengalaman penceramah supaya harga yang ditawarkan dapat diperincikan untuk penilaian.

PA/P 8. Buat surat permohonan kepada IbuPejabat KDRM

Bah. Kewangan dan Perolehan dan minta PA tandatangan.

P

9. Terima Surat kelulusan daripada Perbendaharaan

Malaysia melalui Ibu pejabat KDRM 10. Serahkan surat kelulusan kepada KP

KP

11. Memanggil Penceramah untuk melaksanakan

program 12. Pastikan Penceramah melaksanakan tugas mengikut

spesifikasi yang telah ditetapkan.


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 17 / 32

6E. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

E. Perolehan Secara Panjar Wang Runcit

PTK 1. Terima Permohonan PYB 2. Semak Kos Perolehan 3. Pastikan Peruntukan Vot mencukupi

PTK

5. Kenalpasti keperluan perolehan 6. Serah sejumlah wang yang diperlukan

PYB

7. Mengembalikan Resit.dan Borang Kew. 50 kepada

PTK

PTK

8. Buat Rekupmen 9. Serah Rekupmen kepada PT(Kew)

PT(Kew)

10. Terima Rekupmen dan menyediakan Baucar untuk

dihantar ke JANM


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 18 / 32

6F. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

F. Tatacara Penyediaan Pesanan Tempatan

PT(Kew) 1

1. Terima Borang Permohonan Bekalan/Perkhidmatan

(Borang 284) (Jika Perlu) atau terima Invois dari Kontraktor

2. Semak Borang 284/Invois 3. Pastikan Peruntukan Vot mencukupi dan nyatakan

baki peruntukan vot dan catatkan jumlah baki 4. Serah kepada PA untuk kelulusan

PA

5. Jika PA luluskan sedia Pesanan Tempatan 6. Jika tidak serahkan kembali kepada P(Stor)/PYB

untuk KIV

PT(Kew) 2

7. Menyediakan LO dan minta tandatangan PA dan

serah kepada PT(Kew) 1 untuk tanggungan

PT (Kew) 1

8. Rekod ke dalam Buku Vot untuk tanggunggan

PT(Kew) 1/ PT(Kew) 2

9. Serah LO kepada Pembekal melalui P(Stor) atau terus

kepada Pembekal/Kontraktor


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 19 / 32

6G. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

G . Tatacara Penyediaan Baucar Bayaran

PT(Kew) 2

1. Terima Invois/Bil/LO dan rekod ke dalam Buku Daftar

Bil 2. Menyemak dan memastikan Bekalan/Perkhidmatan

telah disempurnakan 3. Merekod Nombor Baucar dalam Buku Daftar Baucar 4. Menyediakan Draf Baucar 5. Serah kepada Jurutaip untuk taip baucar

PT (Kew) 2

6. Menerima Baucar yang telah siap di taip dan semak

Amaun, kod sodo adalah betul 7. Menyerah Baucar kepada PT(Kew) 1 untuk ditanggung kedalam Buku Vot

PT(Kew) 1

8. Rekod ke dalam Buku Vot untuk tanggungan


9. Serah Baucar kepada PA/P/PTK untuk tandatangan


10. Menyediakan Borang Kawalan Kelompok

PT(Kew) 1 PT (Kew) 2

11. Rekod Baucar dan Borang Kawalan Kelompok

kedalam Buku Daftar Bil


12. Hantar ke JANM


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 20 / 32

6H. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

H. Penilaian Prestasi Pembekal / Kontraktor

P(Stor) 1. Lakukan Penilaian ke atas prestasi pembekal / kontraktor

mengikut kriteria yang telah ditetapkan i) Ketetapan masa penghantaran / perkhidmatan ii) Kuantiti barang / Jadual perkhidmatan iii) Kualiti barang / tarikh luput iv) Spesikasi yang telah ditetapkan

P(Stor)

2. Jika pembekal / kontraktor tidak memenuhi kriteria yang

telah ditetapkan, maklumkan segera secara lisan 3. Jika masih tidak membuat pembetulan, sediakan surat

peringatan dan minta PA tandatangan 4. Hantar surat peringatan kepada pembekal 5. Jika pembekal tidak mengambil tindakan pembetulan

dalam tempoh masa 14 hari bekerja, sedia dan hantar surat peringatan kedua kepada pembekal.

P(Stor)

6. Jika pembekal tidak mengambil tindakan pembetulan

dalam masa 14 hari bekerja selepas peringatan kedua, sediakan dan hantar surat tunjuk sebab kepada pembekal

7. Sediakan laporan Penilaian Prestasi pembekal dan lain-

lain dokumen sokongan 8. Kemukakan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal kepada

Jawatan kuasa Penilaian dan Pemilihan Pembekal / Kontraktor yang dilantik oleh PA.


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 21 / 32

PA 9. Lantik JPPP terdiri daripada Timbalan Pengarah AKMAL, seorang PKPK dan P.

JPPP

Penilaian Dan Pemilihan Pembekal

10. Terima Laporan Penilaian prestasi Pembekal / kontraktor dan Laporan Produk yang tidak memenuhi spesifikasi 11. Adakan mesyuarat untuk menganalisa laporan Penilaian prestasi pembekal / kontraktor perkhidmatan dan laporan produk yang tidak memenuhi spesifikasi ditetapkan yang diterima. 12. Tentukan tindakan yang akan diambil keatas pembekal, samada untuk:

a. Dikekalkan dalam senarai pembekal b. Didalam perhatian (untuk pembekal / kontraktor

baru) c. Disenaraihitamkan

P 13. Kemaskini Senarai pembekal 14. Edarkan Senarai pembekal kepada P(Stor)


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 22 / 32

7A. Carta Aliran Pembelian Terus Bagi Bekalan Tidak Melebihi RM50,000.00

MULA

Terima Borang 284 untuk pembelian yang perlu dari PYB

P

Semak Kos Perolehan P

Tidak melebihi RM 50,000.00 setiap pesanan pilih pembekal secara terus berdasarkan anggaran

P

P(Stor) Sediakan borang permohonan pembelian bekalan dan

serah kepada PT(Kew)

PT(Kew)

Tidak mencukupi

Maklumkan peruntukan vot adalah mencukupi atau tidak kepada Pendaftar

Maklum kepada PYB

P Pendaftar menyokong pembelian dan kemukakan Borang 284 kepada PA untuk kelulusan

PT(Kew) Sediakan LO bagi Pesanan Bekalan

Minta pembekal Membuat tindakan pembetulan

P(Stor) Terima bekalan dari pembekal dan semak samada bekalan memenuhi spesifikasi dan kuantiti yang telah ditetapkan

Semak bekalan mengikut spesifikasi dan kuantiti Tidak penuhi spesifikasi Penuhi spesifikasi

Jika memenuhi spesifikasi yang ditetapkan, terima bekalan dan DO dan sahkan P(Stor)

Rekod Bekalan dalam Buku Lejar P(Stor)

Bekalan disimpan dalam stor Inventori atau terus digunakan

P(Stor)


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 23 / 32

7B. Carta Aliran Perolehan Secara Sebutharga

MULA

Pastikan Bekalan/Perkhidmatan yang perlu diperolehi

P

Semak Kos Perolehan dan pastikan Peruntukan mencukupi P

Maklumkan kepada PA untuk kelulusan

P

Daftar dalam Buku Sebutharga, sediakan Buku Sebutharga/Lampiran Q, minta PA tandatangandan serah kepada PT(Kew)

Sediakan Buku Sebutharga(Jika Perlu) dan Lampiran Q PTK

PTK

P Taklimat kepada Pembekal/Kontraktor

PTK(Kew) Mengedarkan Lampiran Q/Jual Buku Sebutharga PTK Labelkan Peti Sebutharga JPS Buka Peti Sebutharga P Adakan Jemputan Mesyuarat JSJ

Sediakan surat tawaran,tandatangan dan serahkan kepada pembekal/kontraktor dan tandatangan surat perjanjian bagi perkhidmatan

Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga dan pilih kontraktor yang menawarkan harga yang berpatutan sediakan Laporan Sebutharga

JSJ

P

P Arahkan Kontraktor melaksanakan bekalan/Perkhidmatan


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 24 / 32

7C. Carta Aliran Perolehan Secara Tender

MULA

Pastikan Bekalan/Perkhidmatan yang perlu diperolehi

P

Semak Kos Perolehan dan pastikan Peruntukan mencukupi

P Maklumkan kepada PA untuk kelulusan

P

Sediakan Buku Tender dan Lampiran Q PTK

Taklimat kepada Pembekal/Kontraktor

Daftar dalam Buku Tender, sediakan Buku Tender/Lampiran Q, minta PA tandatangandan serah kepada PT(Kew)

PTK

P PTK(Kew) Mengedarkan Lampiran Q/Buku Tender

PTK Labelkan Peti Tender JPT Buka Peti Tender dan senaraikan Penender JTJ Pilih kontraktor yang menawarkan harga yang

menguntungkan dan sediakan Laporan Tender Hantar Laporan kepada Bah. Kewangan & Perolehan Ibu

Pejabat KDRM P


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 25 / 32

Terima keputusan dari Ibu Pejabat KDRM P Sediakan Surat Perjanjian dan tandatangan P

P Arahkan Kontraktor melaksanakan bekalan/Perkhidmatan dan pantau


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 26 / 32

7D. Carta Aliran Perolehan Secara Kelulusan Khas Perbendaharaan

MULA Terima permohonan daripada KP P Semak Kos Perolehan dan pastikan

Peruntukan mencukupi P Maklumkan kepada PA untuk kelulusan

P

Semak spesifikasi perkhidmatan dan syarikat pembekal

yang berdaftar dengan KKM KP

Kenalpasti penceramah mengikut Skop Perkhidmatan

KP

Buat Surat permohonan kepada Bah. Kewangan dan Perolehan Ibu Pejabat KDRM untuk dihantar ke Perbendaharaan

P

Terima kelulusan khas Perbendaharaan melalui Bah Kewangan dan Perolehan Ibu Pejabat KDRM

PA Serah Surat kelulusan kepada KP P Memanggil penceramah untuk melaksanakan program KP

Pastikan Penceramah melaksanakan tugas mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan

KP


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 27 / 32

7E. Carta Aliran Perolehan Secara Panjar Wang Runcit

MULA PTK Terima permohonan PYB


PTK

PTK Kenalpasti keperluan perolehan

Serah sejumlah wang yang diperlukan kepada PYB PTK Mengembalikan Resit dan Borang Kew. 50 kepada PTK PYB

PTK Buat Rekupmen

PTK Serah Rekupmen kepada PT(Kew) Terima Rekupmen dan menyediakan Baucar

dan hantar ke JANM

PT(Kew)


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 28 / 32

7F. Carta Aliran Penyediaan Pesanan Tempatan

MULA PT(Kew)1 Terima Borang Permohonan

Bekalan/Perkhidmatan

PT(Kew)1

SDP

PT(Kew)1

Semak Borang Permohonan


Tidak Serah Borang Permohonan kepada PA untuk kelulusan

PT(Kew)1

Sediakan L.O dan serah kepada PA untuk tandatangan

PT(Kew)2 Serah LO kepada PT(Kew) untuk rekodkan tanggungan

kedalam Buku Vot PT(Kew)2 Menerima LO yang telah ditanggung dan serah

kepada Pembekal/kontraktor atau P(Stor) Salinan LO di simpan dalam fail

PT(Kew)2


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 29 / 32

7G. Carta Aliran Penyediaan Baucar Bayaran

MULA

Terima Invois/Bil/LO dan rekod dalam Buku Daftar Bil PT(Kew)1

SDP

PT(Kew)1 Semak Bekalan/Perkhidmatan telah disempurnakan

Rekod No baucar dalan Daftar Baucar

Tidak

PT(Kew)2 Sediakan Draf Baucar dan serah kepada Jurutaip

PT(Kew)2 Menerima Baucar dari Jurutaip dan semak PT(Kew)2 Serah Baucar kepada PT(Kew) 1 untuk direkod dalam

Buku Vot

Serah baucar kepada PA/P/PTK untuk tandatangan PT(Kew)2

Sediakan Borang kawalan Kelompok dan Rekod kedalam Buku Daftar Bil

PT(Kew)1/ PT(Kew)2

PT(Kew)1/

PT(Kew)2 Hantar ke JANM bagi penyediaan Cek bayaran


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 30 / 32

7H. Carta Penilaian prestasi Pembekal / Kontraktor

MULA

Lakukan Penilaian keatas prestasi pembekal P(Stor)

Jika pembekal / kontraktor tidak memenuhi kriteria P(Stor)

Minta pembekal buat pembetulan

P(Stor)

Maklumkan segera secara lisan kepada pembekal

Jika masih tidak membuat pembetulan P(Stor)

Hantar surat peringatan kepada pembekal P(Stor)

Jika pembekal masih belum mengambil tindakan pembetulan dalam masa 14 hari

P(Stor) Keluarkan surat peringatan kedua

P(Stor)

Jika pembekal masih belum membuat tindakan pembetulan dalam masa 14 hari selepas surat peringatan kedua

P(Stor)

Sedia dan hantar surat tunjuk sebab P(Stor)


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 31 / 32

Sediakan Laporan Prestasi Pembekal dan lain-lain

dokumen sokongan P(Stor)

Kemukakan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal kepada JPPP

P(Stor)

Terima Laporan Penilaian Prestasi Pembekal / kontraktor dan Laporan Produk

JPPP Adakan mesyuarat untuk menganalisa Laporan

Prestasi pembekal / kontraktor JPPP

Tentukan tindakan: Dikekalkan / dalam perhatian / senaraihitamkan

JPPP Kemaskini Senarai pembekal P

Edar senarai pembekal kepada P(Stor) P


PROSEDUR SOKONGAN

PEROLEHAN

MUKASURAT : 32 / 32

8. REKOD KUALITI

BIL

REKOD

LOKASI

TEMPOH

PENYIMPANAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Salinan LO untuk Jabatan Salinan Invois/Bil Salinan Baucar Buku Vot Buku Daftar Bil Fail Laporan Penilaian Prestasi Pembekal Fail Perlantikan JPPP Fail Sebutharga Fail Tender Buku Pesanan Tempatan Fail Perolehan Terus Buku Daftar Baucer Buku Lejer Buku Rekupmen Panjar Wang Runcit Sistem e-SPKB Borang 284 (Buku-buku) Pesanan Tempatan (Buku-buku)

Pejabat Pendaftar

Pejabat Pendaftar

Pejabat Pendaftar

Pejabat Pendaftar

Pejabat Pendaftar

Pejabat Pendaftar

Pejabat Pendaftar

Pejabat Pendaftar

Pejabat Pendaftar

Pejabat Pendaftar

Pejabat Pendaftar

Pejabat Pendaftar

Pejabat Pendaftar

Pejabat Pendaftar

Pejabat Pendaftar

Pejabat PSMA

Pejabat PSMA

7 tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

7 Tahun

9. LAMPIRAN Tiada

prosedur - akmal.gov.mys) 05 prosedur perolehan .pdf · no. ruj. dokumen: pk(s)akmal.05 no....

Documents