Selain daripada menjalankan tugas sebagai pengurus bengkel , guru juga perlu bertindak

sebagai pengurus kewangan untuk memastikan segala kemudahan pengajaran dan

pembelajaran dapat disediakan kepada semua pelajar. Di dalam bab ini anda akan didedahkan

kepada prinsip-prinsip asas pengurusan kewangan, prosedur dan borang yang perlu

digunakan untuk membuat perbelanjaan dan penyimpanan buku rekod.

Di akhir bab ini, anda seharusnya dapat:

1. Menyatakan punca kewangan pengurusan bengkel sekolah ;

2. Membincangkan sekurang-kurangnya dua tugas utama seorang guru bengkel di

sekolah ; dan

3. Menyatakan sekurang-kurangya 2 perkara penting yang perlu diambil kira di dalam

proses membuat perancangan perbelanjaan bengkel sekolah.

BAB 10 PENGURUS

AN KEWANGA

N

Pengenalan

Objektif

Berdasarkan pengalaman dan pemerhatian anda bagaimanakah pihak pengurusan sekolah

mendapatkan sumber kewangan bagi menjalankan aktiviti pengajaran dan pembelajaran

di sekolah?

Guru-guru di dalam bidang Pendidikan dan Vakasionaal harus menjadikan matlamat untuk

menyediakan kemudahan pendidikan vakasional kepada semua pelajar yang berkhalayakan

tanpa pengecualian yang berpunca dari masalah kekurangan sumber kewangan. Oleh itu,

sebelum anda membuat perancangan kewangan, anda perlu mendapatkan jawapan bagi

persoalan-persoalan berikut:

i) Apakah sumber kewangan yang digunakan di sekolah untuk membeli keperluan

aktiviti pengajaran dan pembelajaran.?

ii) Apakah dasar kerajaan di dalam penyediaan kemudahan kewangan bagi aktiviti

pengajaran di sekolah?

Punca kewangan sekolah boleh didapati daripada tiga sumber iaitu:

Kerajaan

Diterima daripada yuran pengajian yang dibayar oleh setiap pelajar.

Pelajar/ Ibubapa

Bantuan atau peruntukan yang diberikan oleh Kerajaan seperti peruntukan berdasarkan mata

pelajaran, Biasiswa Kecil Persekutuan, Biasiswa daripada Bank /Yayasan, Yuran Peperiksaan

dan lain-lain.

Punca

kewangan

Orang awam:

Wang yang diterima daripada orang awam termasuklah derma serta pungutan yang

dibenarkan oleh Pengarah Pendidikan Negeri untuk menambah tabungan sekolah.

Oleh itu, wang yang diterima oleh sekolah boleh diklasifikasikan kepada tiga kumpulan

seperti Jadual 10.1:

Jadual 10.1 : klasifikasi punca kewangan sekolah.

Klasifikasikan Punca/Sumber

Kumpulan Wang Kerajaan Peruntukan dan bantuan daripada kerajaan.

Kumpulan Wang Suwa Derma orang ramai / penjaga, Yuran majalah

sekolah, Hasil sewa kantin dan lain-lain.

Kumpulan Wang Asrama Yuran makanan ,

Yuran Khas makanan,

Bantuan makanan dan lain-lain.

Walau bagaimana, punca utama kewangan untuk pengurusan bengkel di sekolah diperolehi

daripada peruntukan oleh kerajaan untuk setiap orang pelajar. Jumlah peruntukan per kapita

bagi program Pendidikan Teknikal dan Vokasional di Malaysia ialah seperti berikut:

i) Kemahiran Hidup - RM 40.00 seorang pelajar setahun.

ii) Lukisan Kejuruteraan - RM 65.00 seorang pelajar setahun.

iii) Teknologi Kejuruteraan - RM 65.00 seorang pelajar setahun.

iv) Reka cipta - RM 65.00 seorang pelajar setahun.

v) Teknologi Maklumat - RM 65.00 seorang pelajar setahun.

vi) Sains Pertanian - RM 35.00 seorang pelajar setahun.

vii) Ekonomi Rumah Tangga - RM 35.00 seorang pelajar setahun

(Sumber :Perkeliling kewangan Bil. 3 bahagian Kewangan KPM, 1995)

Mengapakah guru-guru perlu mengetahui perancangan perbelanjaan khususnya pada

setiap awal tahun?

Terdapat beberapa perkara yang perlu diberi perhatian di dalam proses membuat perbelanjaan

pengurusan kewangan di sekolah. Pertama guru mesti jelas bidang tugas guru, kedua guru

mesti mengetahui dasar-dasar yang perlu diikuti dan yang ketiga guru perlu mengetahui

prosedur-prosedur yang perlu dilalui di dalam membuat bajet kewangan sekolah.

Di antara bidang tugas guru di dalam proses membuat perancangan perbelajaan termasuklah

menyelia dan mengawal rekod kewangan dengan tepat iaitu melibatkan aktiviti

mencatatkan jumlah wang masuk dan jumlah wang keluar.

Guru juga perlu menyediakan senarai keperluan untuk program pengajaran dengan

mengambil kira keperluan jangka masa pendek dan jangka masa panjang. Sebagai contoh

keperluan jangka masa pendek tertumpu kepada keperluan semasa seperti alatan dan bahan

pengajaran. Contoh keperluan alatan ialah gerudi, tukul dan sebagainya manakala keperluan

bahan pengajaran ialah semua bahan guna habis seperti kayu, cat, kain, kabel dan sebagainya.

Keperluan jangka masa panjang mungkin diambil kira dari segi keperluan kurikulum atau

bengkel pada masa akan dating seperrti keperluan mesin atau harta tetap yang baru, perabot,

tambahan ruang dan sebagainya.

Setelah membuat catatan keperluan, guru berkenaan bertanggungjawab pula mendapatkan

kelulusan daripada pihak yang bertanggungjawab untuk mendapatkan sumber kewangan dan

membeli keperluan tersebut.

10.2

Membuat

Perancangan

Perbelajaan

10.2.1

Bidang

Tugas Guru

Peruntukan ini perlu menjadi garis panduan kepada guru dan pentadbir untuk digunakan

sebaik yang mungkin bagi membolehkan setiap pelajar mendapat kemudahan yang

sepenuhnya bagi menjalankan aktiviti pembelajaran di sekolah. Ia juga perlu menjadi

panduan guru untuk merancang perbelanjaan dan pengiraan kos yang meliputi

perancangan kemudahan pembelajaran jangka pendek dan jangka panjang. Ini

termasuklah perancangan pembelian harta tetap, alat dan kelengkapan, penyelenggaraan,

alat bantu mengajar, bahan dan juga untuk perkembangan mata pelajaran (buku rujukan

atau kursus ) di sekolah.

Pada pendapat anda, menggapakah punca kewangan sekolah perlu diklasifikasikan

mengikut punca atau sumber perolehan?

Latihan 10.1

Cikgu Zaiton telah dilantik sebagai Ketua Panitia Pendidikan Teknikal dan Vokasional di

Sekolah Menengah Seri Mahkota. Salah satu daripada tanggungjawab yang perlu

dijalankan oleh Cikgu Zaiton ialah membuat anggaran tahunan untuk sekolah beliau.

Oleh itu, anda dikehendaki membantu Cikgu Zaiton mengenal pasti jumlah bantuan

kewangan yang akan diperolehi dari Kementerian Pendidikan untu sesi pengajaran yang

akan datang.

Kursus Bil. Pelajar Jumlah Bantuan

Kewangan

(RM)

Kemahiran Hidup 55 Orang

Lukisan Kejuruteraan 18 Orang

Teknologi Kejuruteraan 14 Orang

Reka cipta 42 Orang

Teknologi Maklumat 24 Orang

Sains Pertanian 26 Orang

Sains Pertanian 26 Orang

ERT 25 Orang

ANGGARAN JUMLAH KESELURUHAN

BAB 1 PENGURUSAN KEWANGAN

PENGENALAN

OBJEKTIF

1.1 PUNCA KEWANGAN

1.2 MEMBUAT PERANCANGAN PERBELANJAAN

1.2.1 BIDANG TUGAS GURU

1.2.2 DASAR MEMBUAT PERANCANGAN PERBELANJAAN

a) Menyediakan Anggaran Perbelanjaan

anggaran perbelanjaan perlu dibuat dua atau tiga kali sebulan sebelum akhir

tahun pada setiap tahun. Oleh kerana peruntukkan kewangan yang

disediakan oleh Kerajaan adalah berdasarkan bilangan pelajar, guru perlu

mengambil kira bilangan pelajar semasa (enrolmen semasa) letika

membuat anggaran bilangan alatan, kelengkapan dan bahan yang diperlukan

untuk aktiviti pengajaran untuk tahun hadapan. Daripada anggaran keperluan

alatan dan bahan guru perlu membuat cadangan pembelian mengikut

spesifikasi yang telah dikenal pasti terlebih dahulu oleh guru.

b) Alat Bantu Mengajar

Sebuah bengkel yang baik juga perlu dilengkapi dengan Alat Bantu Mengajar

(ABM) yang berkualiti bagi membantu pengajaran guru. Oleh itu, pembelian

ABM ini perlu dirancang dan dimasukkan dalam senarai perancangan

perbelanjaan bengkel.

c) Rekod Penyelenggaraan

Guru juga perlu menyemak rekod servis atau penyelenggaraan di bengkel

bagi merancang keperluan penyelenggaraan terhadap mesin dan alatan pada

tahun hadapan. Keperluan bajet untuk penyelenggaraan alatan dan mesin

amat penting untuk diambil kira kerana selain daripada ia dapat membantu

memanjangkan jangka hayat mesin dan alatan ia juga dapat mengurangkan

risiko bembaziran. Oleh itu peruntukan kewangan perlu mengambil kira factor

ini agar ia dapat ditambahkan di dalam perancangan kewangan terbabit.

d) Perubahan Kurikulum

Oleh kerana kurikulum sekolah sentiasa berubah mengikut perkembangan

semasa maka perancangan perbelanjaan turut meliputi perancangan

perkembangan mata pelajaran perancangan ini meliputi perancangan

pembelian buku rujukan tambahan dan juga kursus yang diperlukan oleh guru

bagi meningkatkan pengetahuan dan kemahiran mengikut keperluan semasa.

e) Rekod Inventori

Selain daripada itu guru juga perlu membuat semakan terhadap rekod

inventori dan stok yang terdapat di bengkel. Tujuan semakan ini adalah untuk

mengetahui jumlah alatan dan bahan yang belum habis digunakan dan masih

boleh digunakan untuk keperluan pengajaran untuk pada masa akan datang

maka,jumlah keperluan tadi perlu ditolak dengan jumlah alatan, kelengkapan

dan bahan yang masih boleh digunakan di dalam panel alat atau bilik stor

bagi menganggarkan jumlah peruntukan kewangan sebenar yang diperlukan.

Sekiranya dasar ini tidak diambil kira masalah yang akan timbul ialah

pembaziran dan masalah ruang untuk menyimpan alatan atau bahan yang

berlebihan.

f) Rekod Hutang

Dasar yang terakhir aialah melihat rekod-rekod hutang perbelanjaan pada

tahun semasa untuk diambil kira dan ditambah di dalam peruntukan

perbelanjaan pada tahun hadapan. Langkah ini perlu diambil kira supaya guru

tidak membuat anggaranyang belebihi peruntukan yang disediakan dan

mengelakkan masalah hutang lapuk.

Setelah perancanga perbelanjaan disediakan, ia akan diserahkan kepada

penyelaras. Penyelaras kemudiannya akan mengadakan mesyuarat dengan semua

pengurus makmal bagi menyediakan anggaran perbelanjaan tahunan semua

bengkel-bengkel yang terdapat di sekolah. Langkah seterusnya penyelaras akan

menbincangkan anggaran perbelanjaan dengan Pengetua bagi mendapatkan

kelulusan. Setelah cadangan perbelanjaan diluluskan guru perlu memulakan proses

pembelian alatan.

Lampiran 1.1 adalah contoh format boring bagi membuat anggaran perbelanjaan

oleh pengurus bengkel Kemahiran Hidup. Lampiran 1.2 adalah contoh boring untuk

membuat anggaran perbelanjawan keseluruhan. Rajah 1.1 merupakan carta alir

untuk membuat perancangan perbelanjaan bengkel di sekolah.

Rajah 1.1 carta alir perancangan perbelanjaan bengkel di sekolah

LATIHAN 1.2

Anda telah dipertanggungjawabkan untuk menjaga pengurusan Makmal Lukisan

Kejuruteraan dimana seramai 45 orang pelajar yang akan menggunakan makmal

tersebut pada sesi persekolahan akan datang.

1. Anggarkan jumlah peruntukan kerajaan yang akan diterima pada tahun

hadapan.

2. Daripada senarai semak yang telah dibuat didapati inventori dan stok yang

masih boleh digunakan bernilai sebanyak RM 300.00. oleh itu anda

mencadangkan pembelian alatan dan bahan dengan anggaran kos RM

1500.00 sahaja pada tahun hadapan. Selain daripada itu makmal juga

berhutang dengan beberapa oran pembekal dengan jumlah RM 445.00.

terdapat beberapa mesin yang perlu di servis dengan anggaran perbelanjaan

RM 150.00. Oleh kerana terdapat perubahan kurikulum pada tahun hadapan

anda telah memperuntukkan sebanyak RM 500.00 untuk menghantar guru-

guru menghadiri kursus dan RM 200.00 untuk membeli ABM yang baru. Anda

dikehendaki mengira jumlah anggaran perbelanjaan yang diperlukan oleh

bengkel anda pada sesi persekolahan akan datang.

3. Adakah anggaran yang anda buat melebihi peruntukan oleh kerajaan?

RUMUSAN

Di dalam bab ini, anda telah mempelajari 4 perkara utama iaitu punca kewangan,

pengurusan bengkel, bidang tugas guru bengkel dan dasar membuat perancangan

perbelanjaan. Anda seharusnya sudah memahami ;

i. Apakah punca kewangan pengurusan bengkel sekolah ;

ii. Bidang tugas guru bengkel ; dan

iii. Dasar-dasar yang perlu diikuti semasa membuat perancangan perbelanjaan

bengkel sekolah.

BAB 2 PENGURUSAN ALATAN DAN BAHAN-PEROLEHAN/ PEMBELIAN

PENGENALAN

Di dalam Bab 1 kita telah melihat bagaimana prosedur yang perlu diikuti oleh guru

terutamanya pengurus-pengurus bengkel semasa membuat perancangan

perbelanjaan bengkel. Setelah perancangan perbelanjaan tersebut diluluskan maka

guru perlu melakukan proses seterusnya iaitu proses perolehan bahan dan alatan.

Di dalam proses perolehan bahan dan alatan terdapat dua perkara penting yang

perlu diberi perhatian iaitu proses membuat pesanan dan proses membeli bahan

dan alatan tersebut.

OBJEKTIF

Di akhir bab ini anda seharusnya dapat :

1. Mendefinisikan maksud perolehan atau pembelian ;

2. Menyatakan dasar perolehan yang perlu menjadi garis panduan pihak

pengurusan ;

3. Membezakan kaedah pembelian dengan kaedah sebut harga dan tender ;

dan

4. Menyatakan tindakan-tindakan penting yang perlu diambil semasa proses

terima barangan dan alatan.

2.1 PEROLEHAN/ PEMBELIAN

Perolehan bermaksud mendapatkan sesuatu berangan atau perkhidmatandengan

mengikuti tatacara yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan atau yang telah

diluluskan oleh Jawatankuasa yang dilantik mengikut syarat yang telah ditetapkan

oleh Perbendaharaan.

Manakala maksud pembelian pula ialah suatu urusan permintaan atas perolehan

bekalan atau bekalan atau perkhidmatan mengikut kehendak sesebuah agensi pada

semua kemungkinan harga, sama ada pembelian runcit melalui pesanan tempatan

atau pembelian melalui kontrak pusat.

2.1.1 DASAR PEROLEHAN/ PEMBELIAN

Dasar pentingdalam pembelian atau perolehan yang perlu diambil kira ialah :

i. Utamakan Syarikat Bumiputera ;

ii. Berdaftar dengan Kementerian Kewangan ; dan

iii. Utamakan barang-barang buatan tempatan.

Walau bagaimanapun, apa yang lebih penting di dalam proses pembelian ialah

memastikan pembelian yang dibuat adalah paling menguntungkan dari segi harga,

kualiti dan kegunaannya.

2.1.2 KAEDAH-KAEDAH MEMBUAT PEMBELIAN

Setelah mendapat kelulusan daripada pengetua seperti yang telah diterangkan di

dalam Bab 1, amaun pembelian hendaklah disemak untuk menentukan kaedah

pembelian dilaksanakan dengan menggunakan langkah-langkah seperti yang

ditunjukkan dalam Jadual 2.1.

AMAUN PEROLEHAN TINDAKANKurang RM 100.00 Gunakan Panjar Wang Runcit (Petty

Cash).

Kurang RM 10,000.00 setahun Pembelian runcit melalui pembekal

tidak berdaftar dengan Kementerian

Kewangan.

Melebihi RM 10,000.00 dan kurang dari

RM 20,000.00 setahun

Pembelian runcit dengan pembekal

yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan.

Pembelian bernilai RM 20,000.00

hingga RM 50,000.00 setahun

Mempelawa sebut harga sekurang-

kurangnya daripada 5 pembekal

berdaftar.

Pembelian melebihi RM 50,000.00 Tender terbuka

Jadual 2.1 kaedah membuat pembelian

a) Pembelian Secara Tunai (PWR)

Pembelian menggunakan bil tunai yang tidak melebihi RM 50.00 hendaklah

dilakukan dalam sistem Panjaran Wang Runcit dan tidak memerlukan boring

Pesanan Tempatan (Local Order).

b) Pembelian Runcit Melalui Pesanan Tempatan (Local Order)

Pembelian melalui pesanan tempatan perlu melalui jawatankuasa pembelian.

Jawatankuasa pembelian terdiri daripada epgawai-pegawai yang dilantik

seperti yang ditunjuk dalam jadual 2.2

Ahli Peranan TugasPengetua Pengerusi Memberikan anggaran

peruntukan mengikut pecahan

unit

Guru Penolong

Kanan, Guru

Kanan Mata

pelajaran atau

Guru Kanan

Panitia

Ahli Jawatankuasa Mengadakan perbincangan

dengan guru-guru mata

pelajaran berkenaan

merancang pembelian alatan

dan bahan berdasarkan stok

semasa dengan menggunakan

borang di dalam lampiran 2.1

untuk diserahkan kepada

pengurusi yang akan membuat

keputusan

Jadual 2.2 Jawatankuasa pembelian melalui pesanan tempatan.

Sekiranya perancangan pembelian telah diluluskan oleh Pengetua proses yang

seterusnya adalah seperti berikut :

i. Menawarkan sebut harga kepada sekurang-kurangnya 5 pembekal

tempatan;

ii. Jawatankuasa pembelian memilih pembekal yang dipersetujui;

iii. Mengisi boring LP (rujuk Lampiran 2.2) dalam tiga salinan : 2 (asal dan

pendua) Salinan dihantar kepada JPN berserta tawaran sebut harga

yang telah dipilih oleh Jawatankuasa Pembelian;

iv. Pihak jabatan akan mengembalikan borang LP yang telah diluluskan

ke sekolah; dan

v. Pihak sekolah hendaklah mengirimkan borang pesanan (Lampiran 2.3)

dalam tiga Salinan di mana: 2 (asal dan pendua) Salinan dihantar

kepada pembekal.

c) Pembelian Melalui Sebut Harga

Ahli jawatankuasa sebut harga mengandungi 3 orang: seoarnag daripadanya

adalah daripada kalangan pegawai kumplan A, 2 orang pegawai daripada

kumpulan B. Setelah mendapat kelulusan, proses seterusnya adalah seperti

berikut:

i. Sebut harga hendaklah dipelawa sekurang-kurangnya daripada 5

pembekal;

ii. Sebut harga hendaklah menggunakan borang seperti di dalam

Lampiran 2.4 dengan syarat-syarat berikut:

Pihak sekolah hendaklah memberi gambaran yang jelas kepada firma-

firma dan keutamaan pemilihan berdasarkan kualiti.

Nama dagangan atau jenama tidak boleh digunakan.

Jika kurang daripada 5 pembekal, Jawatankuasa Sebut Harga mestilah

berpuas hati dengan bilangan pembekal yang ada dan keputusan

dibuat mengikut A.P. 169.

iii. Menetapkan kaedah pemberitahuan sebut harga sama ada melalui pos

berdaftar atau serahan tangan.

Secara keseluruhannya proses perolehan/ pembelian barangan dan alatan secara

sebut harga boleh diringkaskan di dalam Rajah 2.1.

Rajah 2.1 Proses perolehan/ pembelian melalui sebut harga

d) Pembelian Melalui Tender

Ahli jawatankuasa tender terdiri daripada Pegawai Pendidikan Daerah/

Pengarah Pendidikan Negeri. Setelah mendapatkan kelulusan cadangan

pembelian proses yang seterusnya adalah sepeti berikut:

i. Iklan dan publisiti perlu dilakukan bagi nilai Tender RM 50,000.00

keatas.

ii. Syarat bagi wang sandaran;

Semua tender bagi bekalan dan perkhidamatan yang nilainya melebihi

RM 50,000.00 mestilah disertakan dengan wang sandaran / pertaruhan

berjumlah sebanyak 212% daripada amaun yang ditenderkan. Deposit

boleh dibuat dalam bentuk wang tunai atau jaminan bank (Banker’s

Guarantee) daripada bank yang diluluskan perniagaannya di Malaysia.

iii. Keputusan;

Dalam perlawanan tender, hendaklah dinyatakan bahawa jika

penender enggan menandatangani sesuatu kontrak selepas tendernya

dipersetujui untuk diterima atau menarik balik tendernya, deposit akan

dirampas. Deposit tender yang tidak Berjaya hendaklah dikembalikan.

2.2 TERIMAAN BEKALAN

Apabila pembekal menghantar bekalan yangyang dipesan bersama nota hantaran,

alatan tersebut tidak boleh terus disimpan di dalam stor. Guru atau pengurus

makmal bertangungjawab memeriksa dan memastikan bekalan yang dihantar

memenuhi setiap spesifikasi yang dinyatakan di dalam sebut harga seperti saiz,

bilangan, jenis, fungsi, warna dan dapat berfungsi dengan baik. Sekiranya perlu,

guru boleh meminta pembekal membuat penyambungan dan demostrasi

penggunaan alatan tersebut.

Sekiranya bekalan yang dihantar tidak mengikut spesifikasi dan terdapat sebarang

masalah dari segi penggunaan dan sebagainya guru perlu memaklumkan kepada

pembekal dan dan pastikan anda tidak menandatangani invois yang dihantar

terlebih dahulu. Sekiranya guru telah menandatangani invois ini bermaksud guru

telah bersetuju untuk menerima alat yang telah dihantar oleh pembekal. Sebarang

rungutan berkenaan dengan alatan tersebut mungkin tidak akan dilayan lagi oleh

pembekal dan ini akan menimbulkan masalah pembaziran kepada pihak sekolah.

Maka pastikan guru benar-benar berpuas hati barulah anda menandatangani invois

yang dihantar oleh pembekal.

Guru atau Pengurus Bengkel bertanggungjawab juga merekodkan maklumat alatan

dan bahan yang dibeli kedalam stok dan inventori sebelum dikeluarkan untuk

digunakan dalam aktiviti pengajaran dan pembelajaran.

Invois yang telah ditandatangani perlu diserahkan kepada kerani kewangan yang

bertanggungjawab mencatatkan rekod kewangan sekolah.

Bagi pembelian bahan mentah untuk pengajaran, guru berkenaan

bertanggungjawab untuk merancang keperluan alatan mengikut gerak kerja amali

yang akan dilakukan. Guru berkenaan juga perlu menyemak stok bahan mentah dan

menyediakan senarai bahan sebenar yang diperlukan. Senarai bahan hendaklah

diserahkan kepada Pengurus Makmal atau Ketua Bengkel untuk dipesan mengikut

prosedur di atas.

LATIHAN 2.1

1. Apakah yang dimaksudkan dengan “perolehan”?

2. Apakah dasar-dasar yang telah ditetapkan oleh Kerajaan berkenaan dengan

perolehan alatan dan bahan yang menjadi hak milik Kerajaan.

3. Apakah perbezaan di antara perolehan yang boleh dibuat dengan sebut

harga dengan perolehah yang boleh dibuat dengan cara tender?

4. Setelah meneriam bahan dan alatan yang dipesan di hantar oleh pembekal

apakah tindakan-tindakan penting yang perlu di ambil oleh guru atau

pengurus bengkel?

RUMUSAN

Di dalam bab ini anda telah memperlajari 4 perkara utama iaitu definisi perolehan,

dasar perolehan, kaedah-kaedah perolehan dan terimaan bekalan.

BAB 3 PENGURUSAN ALATAN DAN BAHAN: KAEDAH KAWALAN STOK DAN INVENTORI

PENGENALAN

Kebanyakan bengkel latihan teknik dan vokasianal dilengkapi dengan pelbagai

peralatan dan bahan yang memerlukan pengurusan dan kawalan yang rapi. Sebagai

guru di dalam bidang ini anda mesti bertanggungjawab sepenuhnya terhadap

kawalan stok dan inventori di dalam bengkel. Oleh itu, bagi memastikan tugas ini

dapat dijalankan dengan baik dan dapat menjimatkan masa dan tenaga anda, satu

prosedur kawalan stok dan inventori yang sistematik perlu digunakan.

OBJEKTIF

Di akhir bab ini, anda seharusnya dapat:

1. Menyatakan sekurang-kurangnya 4 kepentingan kawalan stok dan inventori;

2. Membezakan maksud bahan habis guna dan bahan tidak habis guna; dan

3. Menyatakan peraturan-peraturan peminjaman alatan di bengkel yang telah

digariskan oleh Kerajaan.

3.1 KEPENTINGAN KAWALAN STOK DAN INVENTORI

Sebagai guru bengkel atau Pengurus Bengkel adalah menjadi satu kewajipan untuk

anda mengetahui apakah bahan atau stok yang terdapat di dalam bengkel dan

apakah kemudahan alat dan kelengkapan yang disediakan di dalam bengkel

terbabit. Oleh itu, tujuan system inventori di makmal adalah untuk merekodkan

maklumat semasa semua peralatan dan bahan yang terdapat di dalam bengkel. Di

antara kepentingannya adalah:

i. Rekod inventori diperlukan bagi memudahkan proses penyediaan

perancangan pebelanjaan bagi tahun hadapan;

ii. Memudahkan perancangan untuk membeli alat ganti;

iii. Sebagai panduan untuk membuat perancangan bagi membeli alatan

atau bahan tambahan;

iv. Memudahkan proses bagi mengambil alihan oleh guru yang baru;

v. Rekod inventori yang baik juga dapat memudahkan guru membuat

laporan pengurusan bengkel di akhir tahun;

vi. Membantu guru untuk membuat perancangan lebih awal, oleh itu ia

dapat memastikan segala bekalan yang diperlukan dapat disediakan

apabila pelajar perlu menggunakannya;

vii. Dengan memastikan bekalan yang disediakan mencukupi, secara tidak

langsung ia dapat mengelakkan berlakunya gangguan terhadap aktiviti

pembelajaran pelajar;

viii. Sistem inventori turut merangkumi rekod penyelenggaraan. Maka

pengurusan sistem inventori yang baik turut dapat memudahkan dan

meningkatkan keberkesanan proses penyelanggaraan; dan

ix. Kesan daripada program penyelenggaraan yang baik juga akan dapat

mengurangkan risiko berlakunya kerosakan alat dan seterusnya

memanjangkan jangka hayat mesin dan alatan yang terdapat di

bengkel.

Sistem inventori yang digunakan seharusnya dapat disesuaikan dengan fungsi

sesuatu bengkel. Apa yang lebih penting di sini ialah memilih satu sistem inventori

yang mudah dan fleksibel serta dapat meminimumkan masa pengurusan guru.

3.2 KAEDAH MENGAWAL STOK DAN INVENTORI

Di antara kaedah yang sering digunakan untuk merekod maklumat stok dan inventori

ialah sistem fail, sistem buku borang khas dan kad. Walau bagaimanapun, kaedah

kad merupakan kaedah yang paling sesuai untuk keperluan semua jenis bengkel.

Kaedah ini lebih mudah dan lebih fleksibel. Lebih fleksibel disini bermaksud dengan

menggunakan kaedah kad ia lebih senang untuk dipindahkan, diganti dan diubah

mengikut keperluan.

Saiz kad yang dicadangkan ialah sama ada 3” X 5” atau 4” X 6”. Proses

menyediakan kad-kad ini merupakan proses yang lebih rumit dan memakan masa

berbanding dengan proses merekod maklumat inventori. Walau bagaimanapun, guru

mungkin boleh meminta bantuan pelajar dan usaha ini boleh dianggap berbaloi

kerana setiap kad boleh digunakan untuk beberapa tahun.

Bagi memastikan kad dapat digunakan dengan sistematik, ia perlu disusun megikut

kumpulan item. Pengelasan item dibuat berdasarkan kos sesuatu item, kegunaan

dan sifat item tersebut.

Item yang tidak tahan lama dengan nilai kosnya melebihi satu jumlah (pada

kebiasaannya ditetapkan oleh pentadbir sekolah) diklasifikasikan sebagai kumpulan

alatan. Maka semua item yang tidak tahan lama dimana kosnya adalah lebih rendah

daripada jumlah yang ditetapkan oleh pentadbir sekolah, diklasifikasikan sebagai

bahan.

Bahan pula terbahagi kepada dua kumpulan iaitu bahan habis guna dan bahan tidak habis guna. Jika merujuk kepada kos bahan habis guna, kosnya adalah lebih

rendah daripada nilai kos minima tertentu yang ditetapkan oleh pihak pentadbir

sekolah. Item ini juga tidak boleh disimpan lama seperti cat, minyak enjin, varnish

dan lain-lain lagi. Sistem penyimpanan item sebegini perlulah dapat memudahkan

guru untuk membuat semakan dari semasa ke semasa supaya guru dapat

memastikan bekalannya adalah mencukupi.

Manakala bagi bahan tidak habi guna pula ia merujuk kepada bahan yang perlu

diganti atau ditambah disebabkan oleh rosak, hilang atau berlaku penambahan

pelajar. Maklumat yang perlu dicatatkan di dalam kad inventori item tidak habis guna

ialah nama, spesifikasi, tarikh pembelian, harga, nama pembekal dan alamat.

Inventori bagi bahan tidak habis guna hanya perlu disemak dan direkodkan pada

setiap hujung semester persekolahan.

Manakala bagi alat kelengkapan pula ia merujuk kepada kumpulan alat kekal dan

separa kekal di mana kos perolehannya lebih tinggi dari satu tahap jumlah yang

ditetapkan oleh pentadbir sekolah. Dengan kata lain, kos alat kelengkapan ini lebih

mahal dan ia bukan tergolong di dalam kumpulan alat mudah alih. Alat kelengkapan

termasuklah mesin seperti mesin pemotong kayu, mesin penggerudi, mesin

pengetam kayu dan lain-lain lagi. Kaedah merekod, menyimpan dan menyemak

inventori bagi alat kelengkapan sama seperti di dalam kumpulan di atas.

Kumpulan seterusnya ialah kumpulan perabot. Terdapat beberapa kepentingan

menyimpan rekod maklumat perabot yang terdapat di bengkel. Pada kebiasaannya

perabot yang terdapat di bengkel mungkn dipinjam oleh pelajar atau guru untuk

majlis tertentu.. oleh itu, sekiranya guru menyimpan rekod ini, ia boleh membantu

guru mencari dan menentukan lokasi di mana pergerakan perabot tersebut berada

sekiranya ia tidak dipulangkan.

Pengkelasan item yang seterusnya ialah alat kelengkapan audio-visual di mana

adakalanya ia diletakkan di bawah kumpulan kelengkapan perabot. Maklumat yang

perlu dicatatkan di dalam inventori kad ialah nama alatan, spesifikasi, nombor siri

dan penyelenggaraan.

Secara ringkasnya pengkelasan item dapat dilihat seperti berikut:

i. Bahan habis guna;

ii. Bahan tidak habis guna;

iii. Alat – separa kekal, murah dan mudah alih;

iv. Alat kelegkapan – kekal, separa kekal dan lebih mahal harganya;

v. Perabot; dan

vi. Alat audio-visual.

Contoh kad inventori boleh dirujuk di dalam Lampiran 3.1. guru digalakkan

menglibatkan pelajar di dalam menyediakan dan merekod inventori di bengkel.

Penglibatan pelajar bukan sahaja dapat membantu kerja guru tetapi juga boleh

memberi peluang kepada pelajar untuk mengenali dengan lebih dekat keadaan

bengkel dan mengetahui jenis item dan di mana sesuatu item disusun atau disimpan

di dalam bengkel. Secara tidak langsung ia boleh membantu guru memudahkan

kerja-kerja pengurusan makmal pada masa hadapan. Apabila sistem kad telah siap

disediakan, tambahan kad baru hanya perlu apabila terdapat item yang baru

dimasukkan ke dalam makmal.

Sekiranya terdapat item yang dilupuskan, guru mesti mencatatkan kaedah

pelupusan yang telah dijalankan dank ad tersebut perlu dipindahkan ke dalam fail

tidak aktif.

Dengan perkembangan teknologi baru pada masa kini kaedah merekodkan stok dan

inventori menjadi lebih mudah. Sistem kad yang digunakan boleh dipindahkan ke

dalam komputer atau membangunkan satu sistem yang lebih canggih di mana

sistem merekod dan menyimpan rekod menjadi lebih mudah dan tidak memakan

ruang yang banyak.

3.3 MENGAWAL PINJAMAN ALATAN DARI BENGKEL

Kelengkapan bengkel untuk tujuan latihan teknik dan vokasional biasanya boleh

menarik perhatian pelbagai pihak untuk menyimpan sama ada untuk tujan peribadi

atau aktiviti tertentu yang dijalankan di sekolah seperti gotong-royong, aktiviti

kokurikulum dan sebagainya. Oleh itu setiap pengurus bengkel atau guru bengkel

perlu jelas dengan peraturan peminjaman alat di bengkel kerana adalah menjadi

tanggungjawab mereka untuk mengawal dan menjaga sebaik mungkin segala

kemudahan yang ada untuk kepentingan aktiviti pengajaran dan pembelajaran.

Terdapat beberapa peraturan yang jelas telah digariskan oleh Kementerian

Pendidikan atau Jabatan Pendidikan Teknik. Di antara peraturan tersebut ialah:

a) Peminjaman alatan dari bengkel selain daripada untuk tujuan pengajaran dan

pembelajaran.

b) Guru-guru yang berkaitan dengan mata pelajaran yang berkenaan sahaja

yang dibenarkan meminjam kemudahan berkenaan.

c) Sebarang peminjaman alatan hendaklah melalui penyelaras makmal.

d) Penggunaan alatan tertakluk di dalam kawasan sekolah sahaja.

e) Penyelaras makmal perlu merekodkan ke dalam buku khas “rekod

peminjaman alat”.

f) Alatan yang dipinjam adalah menjadi tanggungjawab si peminjam dan

memastikan dipulangkan di dalam keadaan yang baik sebagaimana semasa

ia diambil dari bengkel.

Di antara maklumat yang perlu direkodkan dalam buku rekod peminjamanalatan

ialah:

a) Nama si peminjam

b) Tujuan peminjaman

c) Nama alat

d) Kuantiti

e) Tarikh dan masa dipinjam

f) Tarikh dan masa dipulangkan

g) Tandatangan penyelaras makmal

h) Tandatangan si peminjam

Guru atau pengurus bengkel bertanggungjawab untuk memastikan alatan yang

dipulangkan oleh si peminjam berada dalam keadaan baik dan disimpan kembali ke

tempat asalnya.

LATIHAN 3.1

1. Nyatakan empat kepentingan kawalan stok dan inventori.

2. Apakah kaedah-kaedah yang boleh digunakan untuk merekod maklumat stok

dan inventori?

3. Apakah perbezaan maksud bagi bahan habis guna dan bahan tidak habis

guna.

4. Masalah kehilangan alatan yang berpunca dari peminjaman oleh ahli

masyarakat sekolah perlu diberikan perhatian yang sewajarnya. Oleh itu satu

garis panduan tentang peraturan peminjaman telah dikeluarkan oleh

Kementerian berkenaan dengan masalah terbabit. Apakah peraturan-

peraturan tersebut?

RUMUSAN

Di dalam bab ini, anda telah mempelajari 3 perkara utama iaitu kepentingan kawalan

stok dan inventori, kaedah kawalan stok dan inventori dan peraturan peminjaman

stok dan inventori dari bengkel sekolah.

BAB 4 PENGURUSAN ALATAN DAN BAHAN – PELUPUSAN

PENGENALAN

Pelupusan adalah tindakan yang harus diambil ke atas barang-barang atau harta

milik kerajaan. Di antara faktor-faktor yang membolehkan proses pelupusan

dilakukan ke atas barang-barang dan alatan tersebut ialah:

i. Ia telah terlalu lama dan tidak sesuai digunakan lagi untuk tujuan latihan

kerana teknologinya telah ketinggalan zaman dan tidak lagi digunakan oleh

industri;

ii. Ia selalu rosak dan menganggu proses pengajaran dan pembelajaran

menyebabkan ia tidak lagi ekonomi untuk diperbaiki (kos penyelenggaraan

yang tinggi);

iii. Ia telah hilang, rosak, tidak sesuai digunakan, reput dan pecah;

iv. Tempoh penggunaannya telah melebihi standard jangka hayat yang telah

ditetapkan.

Piawai (standard) jangka hayat alatan ditetapkan berdasarkan andaian seperti

berikut:

a) Penggunaan kemudahan alatan dan bahan secara maksimum oleh pelajar;

b) Alatan dan barangan tersbut telah melalui proses penyelenggaraan mengikut

peraturan seperti yang telah ditetapkan; dan

c) Alatan dan barangan tersebut telah digunakan dengan betul mengikut

fungsinya dan kerosakannya adalah disebabkan oleh penggunaan yang

terlalu kerap oleh pelajar.

Sekiranya barangan atau alatan mepunyai ciri-ciri sebagaimana yang dicatatkan di

atas ia hendaklah diambil kira dalam tindakan pelupusan. Permohonan pelupusan

boleh dilakukan dari semasa ke semasa atau sekurang-kurangnya sekali setahun

sebelum 31 hb. Januari, tahun berkenaan.

OBJEKTIF

Di akhir bab ini, anda seharusnya dapat:

1. Dapat menyatakan kategori pelupusan barang-barang dan alatan;

2. Membezakan langkah-langkah pelupusan barang-barang bag kategori 1,

kategori 2 dan katogeri 3; dan

3. Menyatakan tindakan-tindakan pelupusan yang boleh diambil terhadap

barang-barang dan harta milik kerajaan.

4.1 KATEGORI PELUPUSAN HARTA

Pelupusan alatan merupakan tindakan dambil keatas alatan atau barangan yang

tidak sesuai digunakan lagi. Dalam proses pelupusan ia dilakukan mengikut kategori

dan berasaskan nilai atau harga alatan tersebut. Terdapat tiga kategori pelupusan

dalam jabatan kerajaan.

a) KATEGORI 1: Pelupusan barang-barang kecil nilai asalnya kurang dari RM 100.00 dan tidak melebih RM 5,000.00 jumlah keseluruhan.

Langkah-langkah dalam proses pelupusan barang-barnag dan alatan di

dalam kategori ini adalah seperti berikut:

i. Sebelum permohonan pelupusan dihantar, Pengetua hendaklah

melantik Pegawai Pemeriksa terdiri daripada dua orang pegawai yang

tidak ada kaitan dengan pembelian atau pengurusan barang-barang

yang hendak dilupuskan. Pegawai pemeriksa yang telah

dipertanggungjawabkan hendaklah memeriksa serta menentukan

sama ada barang-barang tersebut masih boleh digunakan lagi atau

patut dilupuskan dengan melaporkan di dalam borang Kew 300V yang

disertakan.

ii. Pengetua bertanggungjawab menyemak laporan Pegawai Pemeriksa

untuk mengesahkan syor mereka serta menentukan sama ada berlaku

masalah kecuaian yang membawa kepada masalah kerosakan kepada

barang-barang tersebut. Laporan dalam borang Kew 300V hendaklah

disertakan dalam 5 salinan bersama-sama dengan permohonan

perlupusan untuk dikemukakan kepada Jabatan Pendidikan Negeri

atau Jabatan Pendidikan Teknikal.

iii. Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) atau Jabatan Pendidikan Teknikal

(JPT) perlu menyemak dan menimbangkan permohonan perlupusan

itu dan sekiranya berpuas hati, permohona tersebut akan dikemukakan

kepada Pengarah untuk kelulusan. Sekiranya permohonan diluluskan

oleh JPN atau JPT akan menghantarkan surat kelulusan kepada

Pengetua untuk tindakan pelupusan.

Rujuk rajah carta aliran di dalam Lampiran 4.1

b) KATEGORI 2: Pelupusan barang-barang bernilai tidak melebihi RM 10,000.00 tiap-tiap satu dan tidak melebihi RM 300,000.00 jumlah keseluruhan semasa perolehan.

Langkah pertama dan kedua di dalam proses pelupusan barang-barang dan

alatan di dalam kategori ini adalah sama seperti kategori 1. Walau

bagaimanapun, terdapat perbezaan tindakan oleh JPN dan JPT di dalam

langkah 3 di mana perbezaannya adalah seperti berikut:

i. JPN atau JPT setelah menerima permohonan dari sekolah-sekolah

berkenaanhendaklah menyemak butir-butir pelupusan yang dipohon

dan kemukakan permohonan kepada Bahagian Kewangan,

Kementerian Pendidikan Malaysia dalam 4 salinan.

ii. Bahagian Kewangan, Kementerian Pendidikan Malaysia

menimbangkan permohonan perlupusan itu dan berpuas hati, akan

mengemukakan kepada Ketua Setiausaha, Kementerian Pendidikan

Malaysia untuk kelulusan. Berikutnya kelulusannya seperti dalam

Lampiran 4.4 akan dihantar kepada JPN atau JPT dalam 3 salinan; 2

salinan hendaklah dihantar kepada Pengetua oleh JPN atau JPT untuk

tindakan perlupusan.

Rujuk carta aliran di dalam Lampiran 4.2

c) KATEGORI 3: Pelupusan barang-barang bernilai melebihi RM 10,000.00 tiap-tiap satu dan tidak melebihi RM 300,000.00 jumlah keseluruhan semasa perolehan.

Prosedur pelupusan bagi barangan dan alatan di dalam kategori ini agak

rumit dan berbeza daripada kategori 1 dan 2 di atas. Langkah-langkah

tersebut adalah seperti di bawah:

i. Sebelum permohonan perlupusan dihantar, Pengetua hendaklah

mencadangkan sekurang-kurangnya dua orang Lembaga Pemeriksa

terdiri daripada pegawai-pegawai kanan yang tidak ada kaitan dengan

pembelian atau pengurusan barang-barang yang hendak dilupuskanitu

kepada Pegawai Pengawal atau Ketua Setiausaha Kementerian

Pendidikan.

ii. Setelah Pegawai Pengawal melantik Lembaga Pemeriksa, mereka

hendaklah memeriksa serta menentukan sama ada barang-barang

tersebut boleh digunakan lagi atau patut dilupuskan dan hendaklah

membuat satu laporan dalam borang Kew 300V yang disertakan.

Sekiranya barang yang hendak dilupuskan terdiri dari mesin atau

kenderaan, salah seorang dari ahli lembaga itu hendaklah terdiri

daripada pegawai berkelayakan dan sesuai untuk memeriksa dan

membuat laporan ke atas mesin atau kenderaan yang hendak

dilupuskan. Jika sesuatu mesin atau kenderaan tersebut

diselenggarakan oleh sebuah firma atau agen pembekal, lembaga

boleh menimbang laporan firma atau agen tersebut.

iii. Lembaga Pemeriksa perlu memastikan tiada penipuan atau kecuaian

dan jika terdapat unsur penipuan atau kecuaian dan sebagainya

tindakan hendaklah diambil mengikut Tatacara Kehilangan dan Hapus

Kira.

iv. Lembaga Pemeriksa hendaklah menyediakan 5 salinan laporan (Kew

300V) untuk dihantar kepada JPN atau JPT bersama borang TED

(Tidak Ekonomi Di Baiki) melalui pengetua.

v. JPN atau JPT setelah menerima pemohonan dari Lembaga Pemeriksa

berkenaan hendaklah menyemak butir-butir pelupusan yang dipohon

itu dan mengemukakan permohon kepada Bahagian Kewangan, KPM

dalam 5 salinan;

vi. Bahagian Kewangan, KPM setelah menerima permohonan dari JPN

atau JPT hendaklah menyemak butir-butir pelupusan yang dipohon

dan mengemukakan permohonan kepada Perbendaharaan

Kementerian Kewangan Malaysia; dan

vii. Perbendaharaan Kementerian Kewangan Malaysia setelah

menimbangkan permohonan pelupusan itu dan berpuas hati, akan

mengemukakan kepada Ketua Perbendaharaan Kementerian

Kewangan Malaysia untuk kelulusan. Contoh kelulusan seperti dalam

Lampiran 4.4 akan dihantar kepada Bahagian Kewangan, KPM dalam

4 salinan; 3 salinan hendaklah dihantar kepada pengetua oleh JPN

atau JPT untuk tindakan pelupusan.

Rujuk rajah carta aliran di dalam Lampiran 4.3.

TINDAKAN PELUPUSAN

Tindakan pelupusan hendaklah diselesaikan dala tempoh 3 bulan dari tarikh

kelulusan dikeluarkan. Sekiranya tidak dapat dilakukan pada tempoh yang telah

ditetapkan, satu laporan perlu dihantar kepada Bahagian Kewangan, Kementerian

Pendidikan melalui JPN atau JPT menerangkan sebab-sebab mengapa tindakan

pelupusan tidak dapat diselesaikan di dalam tempoh yang telah disyaratkan.

Terdapat beberapa cara pelupusan boleh dilakukan diantaranya ialah:

a) Dimusnahkan dengan cara tanam atau bakar;

b) Dihadiahkan; dan

c) Dijual dengan cara lelongan.

Tindakan pelupusan dengan cara memusnahkan hendaklah disaksikan oleh

Pegawai Pemeriksa (bagi kategori 1 dan 2) atau Lembaga Pemeriksa (bagi kategori

3). Setelah tindakan pelupusan dijalankan, satu laporan lengkap dalam format Kew

300V (Lampiran 4.5) hendaklah dihantarkan kepada:

a) Bahagian Kewangan, Kementerian Pendidikan melalui Jabatan Pendidikan

Negeri atau Jabatan Pendidikan Teknikal;

b) Perbendaharaan Malaysia (Bahagian Pengurusan Kontrak dan Bekalan;

c) Ketua Audit atau wakil tempatan; dan

d) Pejabat audit sekolah tempatan.

Sekiranya barang-barang berkenaan dihadiahkan, satu surat pengesahan

penerimaan dari penerima hendakalh dilampirkan bersama-sama laporan di atas.

Pengetua adalah bertanggungjawab bagi menentukan bahawa tindakan-tindakan

pelupusan tidak dilaksanakan sehingga kelulusan diterima terlebih dahulu.

LATIHAN 4.1

1. Berikan 3 kategori proses perlupusan bagi barangan dan alatan milik

kerajaan.

2. Apakah perbezaan di antara proses pelupusan bagi kategori 1 dan 2?

3. Berikan 3 cara tindakan pelupusan yang boleh diambil terhadap barang-

barang dan harta milik kerajaan.

RUMUSAN

Di dalam bab ini, anda telah mempelajari 2 perkara utama iaitu 3 kategori pelupusan

harta milik kerajaan dan tindakan untuk pelupusan. Anda seharusnya sudah

memahami:

i. 3 kategori pelupusan harta; dan

ii. Tindakan untuk pelupusan harta

Kedua-dua perkara ini adalah untuk guru-guru teknik dan vokasional kerana mereka

merupakan pegawai yang bertanggungjawab ke atas harta benda di dalam sebuah

bengkel.

JAWAPAN

BAB 1 PENGURUSAN KEWANGAN

LATIHAN 1.1

Kursus Bil. Pelajar (orang) Jumlah Bantuan Kewangan

(RM)

Kemahiran Hidup 55 RM 40 X 55 = RM 2,200.00

Lukisan Kejuruteraan 18 RM 65 X 18 = RM 1,170.00

Teknologi Kejuruteraan 14 RM 65 X 14 = RM 910.00

Reka Cipta 42 RM 65 X 42 = RM 2,730.00

Teknologi maklumat 24 RM 65 X 24 = RM 1,560.00

Sains Pertanian 26 RM 35 X 26 = RM 910.00

ERT 25 RM 35 X 25 = RM 875.00

ANGGARAN JUMLAH KESELURUHAN RM 10,355.00

LATIHAN 1.2

1. Peruntukan kerajaan untuk seorang pelajar : RM 65.00

Anggaran jumlah peruntukan : RM 65.00 X 45 = RM 2,925.00

2. Anggaran perbelanjaan

NAMA SEKOLAH

ANGGARAN BELANJAWAN

MATA PELAJARAN : LUKISAN KEJURUTERAAN

BAGI TAHUN 2000

Bahagian Jumlah Pelajar

(orang)

Jumlah Kos

(RM)

Jumlah Besar

Kos (RM)

TINGKATAN 4 & 5 45 ORANG RM xx

RM xx

RM xx RM 1,500.00

Hutang tertunggak RM 445.00

Penyelenggaraan RM 150.00

Alat Bantu Mengajar RM x

RM x RM 200.00

Perkembangan RM

RM RM 500.00

JUMLAH RM 2,795.00

NAMA SEKOLAH

ANGGARAN BELANAJAWAN KESELURUHAN

MATA PELAJARAN :

BAGI TAHUN 2000

Tingkata

n

Jumlah

Pelajar

Peruntukan

Per Kapita

Seorang

Pelajar

Jumlah Jumlah

Anggaran

Perbelanjaan

Baki

4 & 5 45 RM 65.00 (Nota : jumlah

pelajar X RM

65.00) =

RM 2,795.00 RM 130.00

RM 2,925.00

LATIHAN 1.2

1. Perolehan bermaksud mendapatkan sesuatu barangan atau perkhidmatan

dengan mengikut tatacara yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan atau

yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa yang dilantik mengikut syarat yang

telah ditetapkan oleh Perbendaharaan.

2. Dasar penting dalam pembelian atau perolehan yang telah ditetapkan oleh

kerajaan dan perlu diambil kira ialah:

i. Utamakan Syarikat Bumiputra;

ii. Berdaftar dengan Kementerian Kewangan; dan

iii. Utamakan barang-barang buatan tempatan.

3. Pembelian melalui sebut harga:

Melibatkan pembelian bernilai RM 20,000.00 hingga RM 50,000.00

setahun

Sekolah perlu mempelawa sebut harga sekurang-kurangnya daripada

5 pembekal

Ahli Jawatankuasa sebut harga mengandungi 3 orang: seorang

daripadanya adalah dari kalangan pegawai kumpulan A, 2 orang

pegawai dari kumpulan B.

Pembelian melalui tender :

Melibatkan pembelian bernilai melebihi RM 50,000.00

Ahli Jawatankuasa tender terdiri daripada Pegawai Pendidikan Daerah/

Pengarah Pendidikan Negeri

4. Tindakan-tindakan yang perlu diambil oleh guru atau pengurus bengkel ialah:

Memeriksa dan memastikan bekalan yang dihantar memenuhi setiap

spesifikasi yang dinyatakan di dalam sebut harga seperti saiz,

bilangan, jenis, fungsi, warna dan dapat berfungsi dengan baik.

Sekiranya perlu guru boleh meminta pembekal membuat

penyambungan dan demostrasi penggunaan alatan tersebut.

Menandatangani invois sebagai tanda bersetuju untuk menerima alat

yang dihantar oleh pembekal.

Merekodkan maklumat alatan dan bahan ayng dibeli ke dalam stok

inventori sebelum dikeluarkan untuk digunakan dalam aktiviti

pengajaran dan pembelajaran.

Menyerahkan invois yang telah ditandatangani kepada kerani

kewangan yang bertanggungjawab mencatat rekod kewangan sekolah.

BAB 2 PENGURUSAN ALATAN DAN BAHAN : KAEDAH KAWALAN STOK DAN INVENTORI

LATIHAN 2.1

1. Empat kepentingan kawalan stok dan inventori ialah:

Rekod inventori diperlukan bagi memudahkan proses penyediaan

perancangan pebelanjaan bagi tahun hadapan.

Memudahkan perancangan untuk membeli alat ganti.

Sebagai panduan untuk membuat perancangan bagi membeli alatan

atau bahan tambahan.

Memudahkan proses bagi mengambil alihan oleh guru yang baru.

Rekod inventori yang baik juga dapat memudahkan guru membuat

laporan pengurusan bengkel di akhir tahun.

2. Sistem fail, sistem buku, borang khas dan kad. Kaedah kad merupakan

kaedah yang paling sesuai untuk keperluan semua jenis bengkel. Kaedah ini

lebih mudah dan lebih fleksibel. Lebih fleksibel disini bermaksud dengan

menggunakan kaedah kad ini lebih senang untuk dipindahkan, diganti dan

diubah mengikut keperluan.

3. Bahan habis guna ialah bahan yang tidak boleh disimpan lama seperti cat,

minyak enjin, varnish dan lain-lain lagi

Manakala bahan tidak habis gunapula merujuk kepada bahan yang perlu

diganti atau ditambah disebabkan rosak, hilang atau berlaku penambahan

bilangan pelajar. Maklumat yang perlu dicatatkan di dalam kad inventori item

tidak habis guna ialah nama, spesifikasi, tarikh pembelian, harga, nama

pembekal dan alamat. Inventori bagi bahan tidak habis guna hanya perlu

disemak dan direkodkan pada setiap hujung semester persekolahan.

4. Peraturan-peraturan tersebut:

i. Peminjaman alatan dari bengkel selain daripada untuk tujuan

pengajaran dan pembelajaran.

ii. Guru-guru yang berkaitan dengan mata pelajaran yang berkenaan

sahaja yang dibenarkan meminjam kemudahan berkenaan.

iii. Sebarang peminjaman alatan hendaklah melalui penyelaras makmal.

iv. Penggunaan alatan tertakluk di dalam kawasan sekolah sahaja.

v. Penyelaras makmal perlu merekodkan ke dalam buku khas “rekod

peminjaman alat”.

vi. Alatan yang dipinjam adalah menjadi tanggungjawab si peminjam dan

memastikan dipulangkan di dalam keadaan yang baik sebagaimana

semasa ia diambil dari bengkel.

BAB 4 PENGURUSAN ALATAN DAN BAHAN – PELUPUSAN

LATIHAN 4.1

1. 3 kategori proses perlupusan bagi barangan dan alatan milik kerajaan :

Kategori 1: Pelupusan barang-barang kecil nilai asalnya kurang dari

RM 100.00 dan tidak melebih RM 5,000.00 jumlah keseluruhan.

Kategori 2: Pelupusan barang-barang bernilai tidak melebihi dari RM

10,000.00 tiap-tiap satu dan tidak melebih RM 300,000.00 jumlah

keseluruhan semasa perolehan.

Kategori 3: Pelupusan barang-barang bernilai melebihi dari RM

10,000.00 tiap-tiap satu dan tidak melebih RM 300,000.00 jumlah

keseluruhan semasa perolehan.

2. Perbezaan antara proses pelupusan kategori 1 dan 2:

Pelupusan kategori 1:

Pengetua hendaklah melantik Pegawai Pemeriksa terdiri

daripada dua orang pegawai yang tidak ada kaitan dengan

pembelian atau pengurusan barang-barang yang hendak

dilupuskan.

Permohonan pelupusan dikemukakan kepada Jabatan

Pendidikan Negeri atau Jabatan Pendidikan Teknikal bersama 5

salinan laporan dalam borang Kew 300V.

Kelulusan hanya di peringkat Jabatan Pendidikan Negeri(JPN)

atau Jabatan Pendidikan Teknikal(JPT)

Pelupusan kategori 2:

Permohonan dan laporan oleh pegawai pemeriksa yang dihantar

kepada Jabatan Pendidikan Negeri atau Jabatan Pendidikan Teknikal

akan dikemukakan kepada bahagian Kewangan, Kementerian

Pendidikan Malaysia dalam 4 salinan

Kuasa kelulusan permohonan pelupusan adalah di bawah bahagian

kewangan, Kementerian Pendidikan Malaysia.

3. Tiga cara pelupusan boleh dilakukan ialah:

Dimusnahkan dengan cara tanam atau bakar

Dihadiahkan

Dijual dengan cara lelongan