creamailerin sähköpostiviestinnän opas järjestöille

Creamailerin

opasjärjestöille

Creamailerin opas järjestöille2

SisällysluetteloMiksi sähköpostiviestintää? .................................................................................... 5

Järjestön sähköpostiviestintä .................................................................................. 7

1. Tarkoituksen määrittäminen .................................................................................................7

2. Viestisisältö ..........................................................................................................................8

3. Aikataulun laatiminen .........................................................................................................10

4. Lähetystiheys .....................................................................................................................10

5. Analytiikan seuraaminen ....................................................................................................11

6. Tilaajien kerääminen ..........................................................................................................12

7. Aktivointikampanja .............................................................................................................14

8. Laki ja hyvät käytänteet .....................................................................................................14

Esimerkki viestipohjasta ....................................................................................... 15

3


Kappale 1

Miksi sähköpostiviestintää? 5

Kappale 1

Miksi sähköpostiviestintää?Sähköpostiviestinnän avulla järjestönne hoitaa jäsenviestinnän, tiedotuksen ja

varainkeruun ekologisesti sekä kustannustehokkaasti. Viestit pystytään luomaan ja

lähettämään helposti ilman välikäsiä ja analytiikan ansiosta jäsenten reaktiot ovat

heti nähtävissä. Voitte lähettää saman viestin kaikille tai kohdistaa viestit tietyille

kohderyhmille. Viestit voidaan myös helposti personoida esimerkiksi nimen,

paikkakunnan tai intressien mukaan.

Creamailerin monipuolisten ominaisuuksien sekä helppokäyttöisyyden ansiosta

järjestönne viestintä onnistuu käden käänteessä. Kattava tukipalvelumme sekä osaava

tiimimme ovat helposti tavoitettavissa ja aina valmiina auttamaan mieltä askarruttavissa

kysymyksissä.

Mihin Creamailer-sähköpostiohjelmistoa voi hyödyntää?

� jäsenviestintään

� tiedotukseen

� varainhankintaan

� jäsenhankintaan

� tapahtumakutsuihin

� kausiluontoiseen viestintään

� pienimuotoisiin kyselyihin

� kiitos-viesteihin

Creamailerin avulla

� luotte viestit helposti ja kustannustehokkaasti

� personoitte viestit läheisemmän jäsensuhteen saavuttamiseksi

� keräätte uutiskirjeiden tilaajia kätevästi valmiilla muokattavissa olevilla

tilauslomakkeilla

� saatte järjestönne näköisen viestipohjan sekä pohjia kausiluonteiseen viestintään

� tavoitatte kaikki jäsenet samalla kertaa tai kohdistatte viestinnän tietyille

kohderyhmille

� teette pienimuotoiset kyselyt

� tiedotatte tapahtumista ja keräätte osallistujalistan

� ajastatte viestit lähtemään juuri haluamananne aikana

� selkeä analytiikka kertoo mm. viestin avanneet, klikkaukset sekä kenelle viesti on

jaettu

� viestit leviävät nopeasti Kerro kaverille –toiminnon avulla

� viestinnän yhdistäminen sosiaaliseen mediaan onnistuu helposti


Kappale 2

Järjestön sähköpostiviestintäJärjestöt voivat käyttää sähköpostiviestintää moniin eri tarkoituksiin. Tämän oppaan

tehtävänä on antaa vinkkejä sekä neuvoa tehokkaaseen ja selkeään viestintään, josta

hyötyy sekä jäsen että järjestö itse.

Opas on jaoteltu kahdeksaan osioon, joissa käydään läpi koko sähköpostiviestinnän

prosessi.

1. Tarkoituksen määrittäminen

Ennen uutiskirjeen lähettämistä tulee miettiä viestinnän lähettämisen tarkoitus. Tarkoitus

voi olla esimerkiksi:

� jäsenhankinta

� jäsentiedotus

� varojen kerääminen

� tapahtumakutsu

� osallistujalistan kerääminen

Järjestön sähköpostiviestintä 7

Kappale 2

Samalla viestillä voi olla myös monta tarkoitusta. Tällöin tulee kiinnittää huomiota

viestisisällön selkeyteen, jotta eri tarkoitukset eivät huku toisten joukkoon. Vastaanottajat

voidaan myös segmentoida ja lähettää jokaiselle kohderyhmälle erikseen heitä koskeva

viesti.

2. Viestisisältö

Hyvällä uutiskirjeellä on kolme ominaisuutta:

1. Nopeasti luettavissa

Viestit kannattaa pitää lyhyinä ja informatiivisina, jotta lukija saa nopeasti selville

mistä on kyse. Uutiskirjeisiin kannattaa kirjoittaa johdantoteksti ja laittaa loppuun

linkki, joka johtaa kokonaiseen tekstiin.

2. Kiinnostava

Lukijat ovat tilanneet uutiskirjeen, koska ovat kiinnostuneita järjestöstä ja sen

toiminnasta. Viestejä kirjoittaessa tulee aina miettiä mitä lukija viestistä hyötyy ja

miksi se häntä kiinnostaa. Uutiskirjeen tilaajille voi antaa etuja, joita saavat vain

uutiskirjeen tilaajat.

3. Henkilökohtainen

Uutiskirjeet voidaan personoida läheisemmän jäsensuhteen saavuttamiseksi

esimerkiksi käyttäen yksikön toista persoonaa “sinä” ja järjestöstä puhuttaessa

muotoa “me”: “Hei Hanna! Oletko huomannut, että olemme lisänneet

kotisivuillemme…”


Viestissä on hyvä olla:

� Otsikko, joka kertoo viestisisällöstä ja herättää vastaanottajan huomion.

� Luotettava lähettäjä, josta ilmenee keneltä viesti on peräisin esim. etunimi.

[email protected].

� Yhteystiedot: www-osoite, katuosoite, sähköposti ja puhelinnumero.

� Toimintakäsky, jolla kehotetaan lukijaa tekemään jotain: lue lisää, ilmoittaudu,

lahjoita, tykkää facebookissa, kerro kaverille jne. Toimintakäskyn tulee olla selkeästi

esillä.

� Kuvia. Yksi kuva kertoo tuhat sanaa. Kuvat luovat viestiin myös ilmettä ja

syventävät viestisisältöä.

� Perumismahdollisuus. Vastaanottajan tulee voida poistua postituslistalta

helposti näin halutessaan.


3. Aikataulun laatiminen

Uutiskirjeiden laatiminen ja lähettäminen rutinoituvat nopeasti muiden työtehtävien

joukkoon. Creamailerilla uutiskirjeitä voidaan luoda valmiiksi ja ajastaa lähtemään

haluttuna aikana.

Esimerkki uutiskirjeen laatimisaikataulusta:

1. vaihe

Uutiskirjeen aiheiden ja kuvaideoiden miettiminen.

2. vaihe

Tekstisisällön kirjoittaminen sekä sopivien kuvien etsiminen.

3. vaihe

Uutiskirjeen luominen, tarkastus ja testaus.

4. vaihe

Uutiskirjeen lähettäminen vastaanottajille.

4. Lähetystiheys

Kuinka usein lukijat haluavat uutiskirjeen ja kuinka usein on tähdellistä

kerrottavaa? Jos joskus ei ole yksinkertaisesti mitään sanottavaa, ei

viestiä kannata lähettää vain lähettämisen takia.

Yleisesti järjestöt lähettävät sähköpostiviestintää kerran kuussa, jonka

lisäksi lähetetään yksittäisiä tiedotteita sekä sesonkiviestejä.

Viestejä tulisi lähettää niin harvoin, etteivät lukijat kyllästy niihin, mutta kuitenkin niin


usein etteivät vastaanottajat pääse unohtamaan järjestön olemassaoloa. Uutiskirjeiden

lähetystiheys kannattaa ilmoittaa uutiskirjeen tilauslomakkeen yhteydessä.

5. Analytiikan seuraaminen

Yksi sähköpostiviestinnän hyödyllisimpiä ominaisuuksia on mahdollisuus seurata mitä

tapahtuu uutiskirjeen lähettämisen jälkeen. Analytiikan avulla selviää mikä vastaanottajia

on kiinnostanut eniten. Saadun tiedon avulla viestinnästä voidaan suunnitella

tehokkaampaa ja vastaanottajia kiinnostavampaa.

Creamailerin analytiikka kertoo:

� avattujen viestien määrän ja ketkä viestin avasivat

� klikattujen linkkien määrän ja ketkä linkkejä klikkasivat

� viestin eteenpäin jakaneet

� tilauksen peruuttaneet

� roskapostiksi merkanneet

� virheellisten osoitteiden määrän

� onnistuneesti perille toimitetut

� kyselyn tulokset

Creamailerin analytiikka päivittyy reaaliaikaisesti ja kaikki raportit ovat ladattavissa Excel

ja CVS -muodoissa.


6. Tilaajien kerääminen

Tilaajia voi kerätä sekä verkossa että osana jokapäiväistä

toimintaa. Lukijoiden luottamus ansaitaan kertomalla

toimintaperiaate uutiskirjeiden lähettämisen suhteen: kuinka

usein uutiskirje lähetetään, millainen sen sisältö on ja kuinka

sen voi perua. Voitte myös laittaa malliksi aikaisemmin

ilmestyneen uutiskirjeen.

Tilauslomake

Creamailerissa on valmiita tilauslomakkeita, jotka on helppo lisätä tai linkittää esim.

kotisivuille, sosiaaliseen mediaan sekä uutiskirjeisiin. Tilauslomakkeet ovat täysin

muokattavissa tarpeittenne mukaisiksi.

Kerro kaverille

Creamalerin Kerro kaverille -toiminnon avulla lukijat voivat jakaa viestejä helposti

eteenpäin.

Sähköposti

Uutiskirjeen tilauslinkin voi lisätä myös sähköisiin allekirjoituksiin.

Sähköinen materiaali

Jos teillä on materiaalia ladattavissa kotisivuillanne, laittakaa latauksen yhteyteen

mahdollisuus uutiskirjeen tilaamiseen.

Muu materiaali

Uutiskirjeen tilausmahdollisuudesta voi kertoa kaikissa materiaaleissa. Jos julkaisette

lehteä tai jaatte flyereitä, käyttäkää niitä hyväksenne. Järjestön käyntikorteissa voi

myös mainita tilausmahdollisuudesta.


Toimitilat

Odotusaulaan voi laittaa uutiskirjeen tilauslomakkeen. Aulassa tai neuvottelutilassa

oleva astia, johon uutiskirjeen haluavat jättävät käyntikorttinsa, toimii myös

mainiosti.

Ilmoittautumiset

Tapahtumailmoittautumisten yhteyteen kannattaa laittaa mahdollisuus uutiskirjeen

tilaamiselle.

Tapahtumat

Messut ja erilaiset tapahtumat ovat oiva tapa kerätä uusia tilaajia.

Sähköpostiosoitteita voi kerätä myös suoraan sähköiseen listaan esim. iPadin avulla.

Kilpailut

Kilpailujen järjestäminen sekä kotisivuilla että erilaisissa tapahtumissa on hyvä

tapa kartuttaa tilaajamäärää. Mainitkaa kilpailun yhteydessä, että osoitetta voidaan

käyttää sähköpostiviestintään ja antakaa osallistujalle myös mahdollisuus kieltäytyä

viestinnästä.

Osana toimintaa

Esimerkiksi puhelujen ja asiakastapaamisten yhteydessä voi pyytää luvan uutiskirjeen

lähettämiselle.


Sähköpostia kannattaa käyttää kaikessa viestinnässä, jolloin siitä tulee luonnollinen tapa

kommunikoida jäsenten kanssa. Tiedotteet, tervehdykset, jäsenlehdet, tapahtumakutsut,

lahjoituspyynnöt, laskut jne. voidaan kaikki lähettää sähköisesti.

Kannattaa myös mahdollistaa jäsenten päivittää yhteystietonsa itse. Creamailerilla

on valmis muokattavissa oleva lomake tietojen päivittämiseen. Tiedot päivittyvät

postituslistaan automaattisesti tilaajan poistuessa listalta tai hänen muuttaessa

yhteystietonsa.

7. Aktivointikampanja

Ajan kuluessa osa uutiskirjeiden tilaajista saattaa muuttua passiivisiksi: he eivät enää

aukaise uutiskirjeitä, klikkaa linkkejä tai reagoi muullakaan tavalla. Tällaisille jäsenille

kannattaa lähettää aktivoiva uutiskirje huomiotaherättävällä otsikolla ja personoiden,

esim. “Hei Maija! Olemme kaivanneet sinua!”. On myös hyvä tiedustella haluaako jäsen

edelleen uutiskirjeen vai mahdollisesti perua tilauksen.

8. Laki ja hyvät käytänteet

Suomessa rekisterin ylläpitoa ja suoramarkkinointia säätelevät Henkilötietolaki

ja Sähköisen viestinnän tietosuojalaki. Myös Asiakkuusmarkkinointiliitto sekä

Kuluttajavirasto ovat laatineet ohjeistuksia hyvistä käytänteistä. Säännösten noudattamista

ohjaa ja valvoo Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Viestintä luonnolliselle henkilölle on sallittua, jos siihen on saatu henkilöltä suostumus.

Omilta jäseniltä saatuja yhteystietoja voi käyttää viestintään niin kauan kuin jäsenyys

jatkuu. Kolmas mahdollisuus sähköiseen viestintään on ns. asemavaltuutus: henkilö toimii

organisaatiossa tehtävässä, johon viestit olennaisesti liittyvät.

Palveluviestintään ei tarvita lupaa, eli järjestö voi lähettää henkilöille sähköpostiviestejä

tiedottaen ajankohtaisista asioista.

Jäsenelle on annettava mahdollisuus kieltää yhteystietojen käyttö. Viestintää ei saa

myöskään harjoittaa, jos henkilö on tämän nimenomaisesti kieltänyt.


Kappale 3

Esimerkki viestipohjastaViestipohjasta kannattaa tehdä selkeä ja järjestön näköinen. Alla oleva esimerkki antaa

vinkkejä viestipohjan suunnitteluun.

1

3

2

1. linkki viestin web-versioon2. viestin aihe ja päiväys3. palstojen määrä

Esimerkki viestipohjasta 15

Kappale 3

4

5

10 6

9

8

7

4. linkit sosiaalisiin medioihin5. yhteystiedot6. kyselyt7. tilaajatietojen päivityslomake8. poistu postituslistalta -lomake 9. osoitelähde10. ilmoittautumiset


Creamailer palvelee

Jos teillä on kysyttävää oppaaseen liittyen tai haluatte kuulla lisää sähköpostiviestinnän

mahdollisuuksista, ottakaa yhteyttä! Autamme mielellämme kaikissa sähköpostiviestintään

liittyvissä asioissa.

Creamailer Oy

Olli Uuksulainen

puh. +358 45 130 4001

e-mail: [email protected]

www.creamailer.fi

Ilmainen kokeiluversio

Tilaa käyttöösi ilmainen kokeiluversio ja tutustu palveluun ajan kanssa.

www.creamailer.fi/demo

Creamailer uutiskirje

Haluatko pysyä ajan tasalla? Uutiskirjeemme käsittelevät asiakasviestintää,

sähköpostimarkkinointia sekä lainsäädäntöä. Lähetämme keskimäärin 12 viestiä vuodessa.

www.creamailer.fi/uutiskirje

Copyright © Creamailer Oy

Päivitetty 20.08.2012

Esimerkki viestipohjasta 17

mailto:[email protected]

http://www.creamailer.fi

http://www.creamailer.fi/demo/

http://www.creamailer.fi/uutiskirje

creamailerin sähköpostiviestinnän opas järjestöille

Documents