SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGELUARAN KAS PADA

PT. KIA MOBIL INDONESIA CABANG SEMARANG

Tugas Matakuliah

“METODOLOGI PENELITIAN”

Disusun Oleh

NURUL QOMARIAH

7211312010

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

2014

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ................................................................................................................... i

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah ..................................................................................... ........ 1

1.2 Penjelasan Judul ..................................................................................... ........... ........ 2

1.3 Rumusan Masalah............................................................................... ................... 3

1.4 Tujuan Penelitian ........................................................................................... ........ 3

1.5 Manfaat Penelitian ......................................................................................... ........ 3

1.5.1 Bagi Penulis ............................................................................................. ........ 3

1.5.2 Bagi Pihak Perusahaan ............................................................................. ........ 3

1.5.3 Bagi Masyarakat dan Pihak Lain .................................................................. ........ 3

1.6 Metode Penelitian.............................................................................................. ........ 4

1.6.1 Ruang Lingkup Pembahasan ..................................................................... ........ 4

1.6.2 Prosedur Pengumpulan Data.......................................................................... ........ 4

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern ................................................................ 5

2.2 Fungsi Pengendalian Intern ................................................................................ ........ 5

2.3 Tujuan Pengendalian Intern ................................................................................ ........ 5

2.4 Ciri - Ciri Pokok dari Sistem Pengendalian Intern ................................................ 6

2.4.1 Struktur Organisasi ...................................................................................... ........ 6

2.4.2 Sistem Wewenang dan Prosedur Pembukuan ................................................... 6

2.4.3 Praktek yang Sehat ....................................................................................... ........ 7

2.4.4 Pegawai yang Cukup Cakap .......................................................................... ........ 7

2.5 Pengawasan - Pengawasan Tambahan ................................................................. 8

2.5.1 Laporan ................................................................................................ ........ 8

2.5.2 Standar Atau Budget .............................................................................................. 9

2.5.3 Staff Audit Intern ....................................................................................... ........ 9

2.6 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas ...................................................................... 9

2.6.1 Dokumen yang digunakan ............................................................................. ........ 10

2.6.2 Catatan akuntansi yang digunakan .................................................................. 11

2.6.3 Fungsi yang terkait ....................................................................................... ........ 12

i

2.7 Sistem Dana Kas Kecil ...................................................................................... ........ 13

2.7.1 Dokumen yang digunakan ............................................................................ ........ 14

2.7.2 Catatan akuntansi yang digunakan .............................................................. ........ 16

2.7.3 Fungsi yang terkait .................................................................................. ........ 16

2.8 Unsur - Unsur Pengendalian Intern ............................................................... ........ 17

DAFTAR PUSTAKA

ii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pada umumnya setiap perusahaan mempunyai beberapa tujuan yang ingin dicapai,

akan tetapi dalam teori ekonomi, berbagai jenis perusahaan dipandang sebagai unit-unit

badan usaha yang mempunyai tujuan yang sama, yaitu mancapai keuntungan maksimum.

Secara umum tujuan pendirian perusahaan dapat dibedakan menjadi tujuan ekonomis dan

tujuan sosial, dalam hal ini perusahaan berupaya menciptakan laba, menciptakan pelanggan,

dan menjalankan upaya upaya pengembangan dengan memusatkan perhatian pada kebutuhan

masyarakat dalam hal produk yang diinginkan, kualitas, harga, kuantitas, waktu pelayanan,

kegunaan produk, dan lain-lain sedemikian rupa yang merupakan salah satu ciri produk

perusahaan tersebut.

Persaingan yang terjadi didunia usaha pada saat ini juga semakin ketat, sehingga

menyebabkan masalah-masalah yang harus dihadapi oleh perusahaan semakin banyak dan

semakin komplek. Salah satu permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan adalah mengenai

pengendalian intern pengeluaran kas yang baik, karena kas sering terjadi kecurangan

sehingga apabila dalam penanganannya tidak dilakukan dengan baik, maka akan

menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Perusahaan harus menyadari perlunya manajemen

yang baik dengan menerapkan pengendalian intern yang memadai agar tercapai pengelolaan

yang lebih efektif dalam kegiatan perusahaan. Pengendalian intern yang memadai tidak

menjamin bahwa semua penyimpangan atas tindakan yang merugikan perusahaan dapat

dihindarkan sama sekali, tetapi kemungkinan-kemungkinan tersebut diusahakan dapat

seminimal mungkin. Untuk keperluan tersebut dibutuhkan upaya inovatif yang

berkesinambungan agar perusahaan mampu mencapai tujuannya dalam jangka panjang,

sehingga dapat menarik perhatian masyarakat banyak dan pada akhirnya akan mendorong

kenaikan penjualan. Demikian halnya dengan perusahaan perusahaan dagang yang terdiri dari

berbagai macam sistem yang bekerja di dalamnya. Perusahaan yang bergerak di dalam

bidang perdagangan barang adalah suatu perusahaan yang banyak diminati oleh masyarakat.

Oleh sebab itu perusahaan-perusahaan dagang tersebut haruslah mengelola usahanya secara

efektif dan efisien agar dapat menjaga kelangsungan hidup usahanya dan pada akhirnya

tujuan perusahaan tersebut dapat tercapai sesuai dengan perencanaan awal perusahaan.

1

Menanggapi hal tersebut, penulis mencoba mengevaluasi suatu sistem pengendalian intern

pada sistem pengeluaran kas PT. KIA MOBIL INDONESIA cabang Semarang. Penulis

tertarik pada sistem pengeluaran kas di PT. KIA MOBIL INDONESIA cabang Semarang

dikarenakan kas merupakan harta yang paling lancar (liquid), yang paling mudah

disembunyikan dan dihilangkan.Oleh karena itu sistem pengendalian kas perlu disusun

dengan cermat, berhati-hati dan lengkap. Pengendalian intern pada pengeluaran kas tersebut

meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur serta catatan-catatan yang berhubungan

dengan pengamanan aktiva.

Hal yang mendasari penulis untuk meneliti pada perusahaan yang dituju adalah

dengan mengetahui apakah terdapat selisih antara anggaran yang telah ditentukan oleh

perusahaan dengan realisasi yang terjadi pada perusahaan. Keadaan tersebut dapat dihindari

dengan diterapkannya sistem perencanaan pengeluaran kas yang efektif, perusahaan dapat

mengatur, mengarahkan dan mengamati hal yang berkaitan dengan transaksi pengeluaran kas

perusahaan baik menggunakan cek maupun uang tunai dengan kas kecil, sehingga dapat

mencegah adanya kecurangan, penyelewengan, serta pemborosan dana yang dilakukan oleh

pihak yang tidak bertanggungjawab di dalam perusahaan tersebut. Umumnya perusahaan

ingin mendapatkan keuntungan yang optimal dan tujuan tersebut dilakukan dengan menekan

dan menghindari kecurangan dan penyelewengan yang akan merugikan perusahaan dan

sistem pengendalian intern dapat menanggulangi masalah tersebut. Berdasarkan uraian diatas,

maka penulis mengambil judul “ SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGELUARAN

KAS PADA PT. KIA MOBIL INDONESIA Cabang Semarang” .

1.2 Penjelasan Judul

Agar tidak terjadi kesalahan penafsiran dalam judul Tugas Akhir ini, maka penulis akan

memberikan penjelasan judul sebagai berikut:

Sistem

Adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang

disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu

kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan

Pengendalian Intern

Adalah seluruh sistem dan prosedur yang diterapkan manajemen untuk

menjaga harta perusahaan dari kelalaian / kesalahan, kecurangan, ataupun kejahatan.

2

Pengeluaran kas

Adalah kas yang dikeluarkan oleh perusahaan yang berupa cek dan dana kas

kecil PT KIA MOBIL INDONESIA Cabang Semarang Adalah tempat yang

digunakan sebagai pengamatan untuk penulisan tugas akhir. Berdasarkan dari

penjelasan judul di atas, maka dapat ditarik kesimpulan mengenai judul sebagai berikut:

Suatu tindakan pengendalian atau pengawasan yang dilakukan oleh perusahaan

mengenai pengeluaran kas yang dilakukan pada PT. KIA MOBIL INDONESIA.

1.3 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang penulisan Tugas Akhir ini, maka dapat diidentifikasikan

masalah sebagai berikut:

Bagaimana pelaksanaan sistem pengendalian intern pengeluaran kas pada PT. KIA

MOBIL INDONESIA Cabang Semarang?

1.4 Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui pelaksanaan sistem pengendalian intern

pengeluaran kas pada PT. KIA MOBIL INDONESIA Cabang Semarang.

I.5 Manfaat Penelitian

1.5.1. Bagi Penulis

1. Sebagai bahan perbandingan antara teori-teori yang selama ini dipelajari dalam

perkuliahan dengan praktik nyata di perusahaan.

2. Diharapkan dapat menambah wawasan pengetahuan serta memperoleh gambaran tentang

sistem pengendalian intern pengeluaran kas di PT. KIA MOBIL INDONESIA Cabang

Semarang.

1.5.2 Bagi Pihak Perusahaan

Sebagai bahan masukan untuk kemudian melakukan perbandingan dengan apa yang

selama ini telah dilakukan, sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan dalam

menentukan kebijakan perusahaan selanjutnya. Diharapkan dapat memberikan gambaran

mengenai pentingnya sistem pengendalian intern pengeluaran kas di PT. KIA MOBIL

INDONESIA Cabang Semarang.

1.5.3 Bagi Masyarakat dan Pihak Lain

Sebagai bahan pembanding bagi karya tulis dan sebagai salah satu bahan referensi

lain yang membahas permasalahan serupa dan mungkin berguna bagi mereka yang berminat

menelaah lebih lanjut.

3

1.6 Metode Penelitian

1.6.1 Ruang Lingkup Pembahasan

Agar dalam penyusunan tugas akhir ini tidak menyimpang dari permasalahan maka

ruang lingkup pembahasan hanya pada sistem pengendalian intern pada pengeluaran kas di

PT. KIA MOBIL INDONESIA cabang Semarang

1.6.2 Prosedur pengumpulan data

Metode pengumpulan data dalam penyusunan tugas akhir ini adalah:

1. Interview

Yaitu, suatu teknik pengumpulan data dengan cara melakukan wawancara atau hanya

tanya jawab dengan pihak yang terkait dalam perusahaan.

2. Pemanfaatan data

Yaitu, suatu teknik pengumpulan data dengan cara memanfaatkan data yang diperoleh

dari pihak perusahaan.

3. Kuisioner

Yaitu, suatu teknik pengumpulan data dengan cara memberikan kuisioner yang akan

diisi oleh pihak perusahaan.

4

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Menurut Michell Suharli (2006:174) Sistem Pengendalian Intern adalah seluruh sistem dan

prosedur yang diterapkan manajemen untuk menjaga harta perusahaan dari kelalaian /

kesalahan, kecurangan, ataupun kejahatan, selanjutnya menurut Bambang hartadi (1992:3)

Sistem pengendalian inten merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian

data-data administrasi seperti misalnya mencocokkan penjumlahan mendatar dan melurus.

Lebih lanjut dalam buku Auditing yang ditulis oleh Al Haryono Jusup (2001:252) laporan

Coso mendefinisikan Sistem pengendalian Intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh

dewan komisaris, manajemen, dan personil satuan usaha lainnya, yang dirancang untuk

mendapat keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal-hal berikut:

1. Keandalan pelaporan keuangan

2. Kesesuaian dengan undang-undang peraturan yang berlaku

3. Efektifitas dan efesiensi operasi.

2.2 Fungsi Pengendalian Intern

Menurut Nugroho Widjajanto (2001:234) pengendalian intern mempunyai dua fungsi

utama, yaitu:

1. Mengamankan sumberdaya organisasi dari penyalahgunaan dan menjaga kecermatan data

akuntansi

2. Mendorong efisiensi operasi organisasi sehingga kebijaksanaan ataupun tujuan manajemen

yang telah digariskan dapat tercapai.

2.3 Tujuan Pengendalian intern

Menurut Mulyadi (2001:163) Tujuan Sistem Pengendalian Intern adalah:

1. Menjaga kekayaan organisasi

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

3. Mendorong efisiensi, dan

4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

5

Selain itu Menurut Baridwan (1993:13) Suatu Sistem Pengendalian Intern yang baik

akan berguna untuk:

1. Menjaga keamanan harta milik suatu orgnanisasi

2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi

3. Memajukan efisiensi dalam operasi

4. Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijakan manajemen yang

telah ditetapkan lebih dahulu.

2.4 Ciri-ciri pokok dari Sistem Pengendalian Intern adalah:

Menurut Baridwan (1993:14) Ciri-ciri pokok dari sistem pengeluaran kas adalah:

1. Sruktur Organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tepat

2. Suatu wewenang dan prosedur pembukuan yang baik yang berguna untuk melakukan

pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta, utang-utang, pendapatan-

pendapatan, biaya-biaya.

3. Praktek yang yang sehat harus dijalankan di dalam melakukan tugas-tugas dan fungsi-

fungsi di setiap bagian dalam organisasi.

4. Suatu tingkat kecakapan pegawai yang sesuai dengan tanggungjawabnya.

2.4.1 Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang tepat bagi perusahaan belum tentu baik bagi perusahaan lain.

Perbedaan struktur organisasi diantara berbagai perusahaan disebabkan oleh berbagai hal

seperti jenis, luas perusahaan, banyaknya cabang, dan lain-lain.

Suatu dasar yang berguna dalam menyusun struktur organisasi perusahaan adalah

pertimbangan bahwa organisasi itu harus fleksibel dalam arti memungkinkan adanya

penyesuaian-penyesuaian tanpa harus mengadakan perubahan total. Selain itu organisasi yang

disusun harus dapat menunjukkan garis-garis wewenang dan tanggungjawab yang jelas,

jangan sampai terjadi overlap fungsi masing-masing bagian. Untuk dapat memenuhi syarat

bagi adanya suatu pengawasan yang baik, hendaknya struktur organisasi dapat memisahkan

fungsi-fungsi operasional, penyimpanan, dan pencatatan. Pemisahan fungsi-fungsi ini

diharapkan dapat mencegah timbulnya kecurangan-kecurangan dalam perusahaan.

2.4.2 Sistem Wewenang dan Prosedur Pembukuan

Sistem wewenang dan prosedur pembukuan dalam perusahaan merupakan alat bagi

manajemen untuk mengadakan pengendalian terhadap operasi dan transaksi transaksi yang

terjadi dan juga untuk mengklasifikasikan data akuntansi dengan tepat. Klasifikasi data

akuntansi ini dapat dilakukan dalam rekening-rekening buku besar. Susunan rekening-

rekening dalam buku besar biasanya disebut chart of accounts. Dalam buku Sistem

6

Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode yang ditulis oleh Baridwan (1993:15) menurut

AICPA susunan rekening yang baik harus memenuhi hal-hal sebagai berikut:

1. Membantu mempermudah penyusunan laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan

lainnnya dengan ekonomis

2. Meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti

harta-harta, utang-utang, pendapatan-pendapatan, dan biaya-biaya yang harus dirinci

sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen di dalam melakukan pengawasan

operasi perusahaan.

3. Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat di dalam setiap rekening.

4. Memberikan batas sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva, modal, pendapatan-pendapatan,

dan biaya-biaya.

5. Membuat rekening-rekening kontrol apabila diperlukan.

Pengendalian terhadap operasi dan transaksi-transaksi dapat dilakukan melalui prosedur-

prosedur yang ditetapkan lebih dahulu. Prosedur-prosedur ini akan disusun untuk seluruh

kegiatan yang ada dalam perusahaan. Dalam setiap prosedur akan digunakan dokumen-

dokumen yang merupakan bukti terjadinya transaksi dan juga sebagai dasar untuk

pencatatan transaksi-transaksi tersebut.

2.4.3 Praktek yang Sehat

Praktek yang sehat adalah setiap pegawai dalam perusahaan melaksanakan tugasnya

sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Misalnya bagian akuntansi mencatat jurnal

pada saat ada pengeluaran kas melalui kas kecil. Apabila semua pegawai melakukan

pekerjaannya sesuai dengan prosedur dan tidak asal saja, sebelum membuat laporan

pengeluaran kas, bagian akuntansi harus betul-betul menghitung dan memeriksa bukti kas

keluar, maka diharapkan terdapat suatu pengendalian intern yang cukup baik. Praktek yang

sehat ini harus berlaku untuk seluruh prosedur yang ada di perusahaan, sehingga pekerjaan

suatu bagian akan langsung dicek oleh bagian lainnya. Pengecekan ini dapat terjadi bila

struktur organisasi dan prosedur yang disusun itu sudah memisahkan tugas dan wewenang

sehingga tidak ada satu bagianpun dalam perusahaan yang mengerjakan suatu transaksi dari

awal sampai akhir.

2.4.4 Pegawai yang Cukup Cakap

Tingkat kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tindakannya suatu sistem

pengendalian intern. Apabila sudah disusun struktur organisasinya yang tepat, prosedur-

prosedur yang baik tetapi tingkat kecakapan pegawai tidak memenuhi syarat yang diminta,

7

bisa diharapkan bahwa sistem pengawasan intern juga tidak akan berjalan dengan baik.

Untuk mendapatkan pegawai yang tingkat kecakapannya cukup, langkah langkah harus

dimulai sejak penerimaan pegawai baru. Jika ada penerimaan pegawai baru, hendaknya

dilakukan seleksi dan test tulis agar dapat ditentukan apakah calon pegawai yang

bersangkutan memenuhi kriteria yang diinginkan. Apabila pegawai sudah diterima bekerja

dalam perusahaan, perlu diadakan latihan-latihan agar dapat meningkatkan kecakapan

pegawai tersebut. Hal ini dilakukan agar pegawai dapat selalu mengikuti perkembangan

perusahaan. Pegawai yang cukup cakap untuk suatu pekerjaan bukan berarti pegawai yang

tingkat pendidikannya paling tinggi, sehingga gajinya juga besar, perlu dipertimbangkan agar

dapat memperoleh pegawai yang cukup cakap tetapi juga ekonomis.

2.5 Pengawasan-Pengawasan Tambahan

Menurut Baridwan (1992:16) untuk menjamin berlakunya sistem pengendalian intern

dengan baik, selain terpenuhinya keempat ciri-ciri diatas, diperlukan beberapa pengawasan

tambahan yang terdiri dari laporan, budget atau standar dan suatu staff audit intern. Berikut

ini pembahasan mengenai masing-masing pengawasan tambahan tersebut:

2.5.1 Laporan

Laporan merupakan alat bagi suatu bagian dalam perusahaan untuk

mempertanggungjawabkan tugas-tugasnya. Laporan-laporan ini diserahkan kepada atasan

dengan maksud agar atasan dapat mengetahui sampai seberapa jauh pekerjaan-pekerjaan

sudah dilaksanakan. Agar atasan dapat selalu mengetahui hasil kegiatan perusahaan, biasanya

disusun laporan-laporan secara operasional. Apabila terjadi suatu keadaan yang sangat

menyimpang, kadang-kadang diperlukan untuk menyusun laporan sebelum waktunya,

sehingga data yang dilaporkan sebagian akan berisi taksiran-taksiran. Dalam buku Sistem

Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode yang ditulis oleh Zaki Baridwan (1993: 17)

Heckert &Wilson menyatakan 5 prinsip dasar agar suatu laporan dapat berfungsi dengan baik

adalah sebagai berikut:

1. Pertanggungjawaban, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa laporan itu harus disusun

sesuai dengan tanggung jawab suatu bagian dalam perusahaan. Laporan-laporan ini dibuat

bertingkat sesuai dengan tingkat yang ada dalam struktur organisasi.

2. Pengecualian, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa laporan yang disusun itu hendaknya

menunjukkan hal-hal yang menyimpang dari standart atau budgetnya. Maksud dari prinsip

ini ialah agar manajemen dapat memusatkan perhatiannya pada hal-hal yang menyimpang

tersebut.

8

3. Perbandingan, yaitu prinsip yang menghendaki bahwa laporan yang disusun hendaknya

dibandingkan dengan data lain agar lebih mempunyai arti. Perbandingan itu dapat

dilakukan dengan data lain agar lebih mempunyai arti. Perbandingan ini dapat dilakukan

dengan standart atau budget atau dengan realisasi periode sebelumnya.

4. Ringkas, yaitu prinsip bahwa laporan yang dibuat untuk bagian yang lebih tinggi harus

lebih ringkas, sehingga dapat memberikan ruang lingkup yang lebih luas.

5. Komentar, yaitu prinsip bahwa laporan itu sebaiknya juga berisi beberapa komentar dari

pihak yang menyusun. Maksud pemberian komentar ini adalah agar pembaca laporan

dapat segera mengetahui hal-hal penting yang ada dalam laporan tersebut.

2.5.2 Standar atau Budget

Standar atau Budget merupakan alat untuk mengukur realisasi. Apabila manajemen

menginginkan untuk mengevaluasi hasil pekerjaan yang dilakukan bagian-bagian dalam

perusahaan maka manajemen harus menyediakan alat-alat untuk mengukur realisasi. Alat

pengukur ini seperti yang telah disebutkan di muka adalah standar atau budget, dengan

adanya standar atau budget maka laporan laporan bisa disusun dengan membandingkan

antara realisasi dengan standarnya, sehingga dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan

yang terjadi.

2.5.3 Staff Audit Intern

Staff audit intern merupakan bagian atau pegawai dalam perusahaan yang tugasnya

melakukan pemeriksaan terhadap pelaksanaan prosedur-prosedur yang telah diterapkan.

Pemeriksaan ini dapat digunakan untuk mengetahui apakah pelaksanaan kerja itu sesuai atau

menyimpang dari yang sudah diterapkan, karena prosedur-prosedur itu disusun dengan tujuan

untuk mengadakan suatu sistem pengawasan intern yang lain. Hasil dari pemeriksaan ini,

manajemen dapat mengetahui apakah ketetapan-ketetapan yang sudah ada itu dipatuhi atau

tidak.

2.6 Sistem Akuntansi Pengeluaran kas

Menurut S Munawir (2002: 115) Jenis penggunaan kas yang utama adalah sebagai

berikut:

1. Dividen tunai

2. Pembayaran utang

3. Pembelian saham

4. Pembelian ktiva tetap

5. Pembelian selain aktiva tetap

9

Menurut Mulyadi (2001: 455), pengeluaran kas perusahaan berasal dari dua sumber

utama, yaitu: pengeluaran kas dengan cek, dan dengan uang tunai melalui sistem pendanaan

kas kecil.

Pengeluaran Kas dengan Cek

Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran

kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlahnya relatif kecil),

dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan dengan salah satu diantara

dua sistem: fluktuating system dan imprest system.

Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini:

1. Menggunakan cek atas nama, pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang

namanya sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek, dengan demikian pengeluaran kas

dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud oleh pihak

pembayar.

2. Pihak luar terlibat, dalam hal ini bank, dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas

perusahaan. Penggunaan cek dalam setiap pengeluaran kas perusahaan, transaksi

pengeluaran kas direkam juga oleh bank, yang secara periodik mengirimkan rekening

koran bank kepada perusahaan nasabahnya.Rekening bank inilah yang dapat digunakan

oleh perusahaan untuk mengecek ketelitian catatan transaksi kas perusahaan yang direkam

di dalam jurnal penerimaan dan pengeluaran kas.

3. Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer, pengeluaran

kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek

dengan dapat digunakannya cancelled check sebagai tanda terima kas dari pihak yang

menerima pembayaran.

2.6.1 Dokumen yang Digunakan:

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah

1. Bukti kas keluar (BKK)

2. Cek

3. Permintaan cek

1. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasier sebesar

yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini berfungsi juga sebagai surat

pemberitahuan yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber

bagi pencatatan berkurangnya utang.

10

2. Cek

Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan

pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek.

Ada dua pilihan dalam penggunaan cek untuk pembayaran: (1) Check issuer membuat cek

atas nama, atau (2) Check issuer membuat cek atas unjuk. Cek atas nama dibuat dengan cara

mengisi nama orang atau perusahaan yang akan menerima pembayaran melalui cek. Cek atas

unjuk merupakan cek yang bisa langsung dicairkan ke bank. Siapa saja yang bisa

menunjukkan (menyerahkan) cek berhak menerima penyerahan uang dari bank sebesar

sebesar yang tercantum di dalam cek.

3. Permintaan cek

Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran

kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. Dalam transaksi pengeluaran

kas yang tidak berupa pembayaran utang yang timbul dari transaksi pembelian, fungsi yang

memerlukan kas menulis permintaan cek kepada fungsi akuntansi untuk kepentingan

pembuatan bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini dibuat sebagai perintah kepada fungsi

keuangan untuk membuat cek sebesar jumlah yang tercantum di dalam dokumen tersebut.

2.6.2 Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek

adalah:

1. Jurnal pengeluaran kas

2. Register cek

1. Jurnal Pengeluaran Kas

Dalam pencatatan transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian,dan untuk

mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas. Dokumen sumber yang dipakai

sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran adalah faktur dari pemasok yang telah di

cap “lunas” oleh fungsi kas.

2. Register Cek

Dalam pencatatan utang dengan vouucher payable system, transaksi untuk mencatat

transaksi pembelian digunakan dua jurnal: register BKK dan register cek. Register BKK

digunakan untuk mencatat utang yang timbul, sedangkan register cek digunakan mencatat

pengeluaran kas dengan cek. Regiter cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan-

perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain.

Jika sistem perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer, register cek ini

11

digunakan pula untuk mencatat cancelled check yang telah dilakukan endorsement oleh

penerima pembayaran

2.6.3 Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah

1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.

2. Fungsi kas

3. Fungsi akuntansi

4. Fungsi pemeriksaan intern

1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan

untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada

fungsi akuntansi (bagian utang). Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari

kepala fungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan voucher payable system,

bagian utang kemudian BKK (voucer), untuk memungkinkan bagian kasier mengisi cek

sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.

2. Fungsi Kas

Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi ini bertanggung jawab

dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via

pos atau membayarkannya langsung kepada kreditur. Pada umumnya pembayaran kepada

kreditur dilakukan dengan pemindahbukuan. Jika bank-bank dinegara kita telah dihubungkan

dengan sistem komputer dalam pelayanan clearing-nya, prosedur pembayaran dengan cek

yang dikirim melalui pos akan lebih mudah.

3. Fungsi Akuntansi

Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi akuntansi bertanggung

jawab atas:

1. Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan. Dalam struktur

organisasi, fungsi ini berada ditangan Bagian Kartu Persediaan dan Bagian kartu Biaya.

2. Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

Fungsi ini berada di tangan bagian jurnal.

3. Pembuatan BKK yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek

sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.

Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan kesahihan

dokumen pendukung yang dipakai sebesar dasar pembuatan BKK.

12

4. Fungsi Pemeriksaan Intern

Dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi ini bertanggung jawab

untuk melakukan perhitungan kas secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya

dengan dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas pada buku besar). Fungsi

ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo

kas yang ada di tangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

2.7 Sistem dana Kas Kecil

Menurut Mulyadi (2001:529) Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan

pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara:

1. Sistem saldo berfluktuasi, dan

2. Sistem tetap

Dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaran dana kas kecil dilakukan dengan

prosedur sebagai berikut:

1. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil

2. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga

setiap saat saldo rekening berfluktuasi

3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan

dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. Dalam sistem ini saldo rekening dana

kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.

Dalam imprest system, penyelenggaran dana kas kecil dilakukan dengan prosedur

sebagai berikut:

1. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening

dana kas kecil. Saldo rekening dana kas kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah

ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau

diturunkan.

2. Pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan

oleh pemegang dana kas kecil.

3. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam

kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan

dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening biaya dan mengkredit rekening kas.

Rekening dana kas kecil tidak terpengaruh dengan pengeluaran dana kas kecil, dengan

demikian pengawasan terhadap dana kas kecil mudah dilakukan, yaitu dengan cara periodik

atau secara mendadak menghitung dana kas kecil. Jumlah uang yang ada ditambah dengan

13

permintaan pengeluaran kas kecil yang belum dipertanggungjawabkan dan bukti pengeluaran

kas kecil, harus sama dengan saldo rekening dana kas kecil yang tercantum dalam buku

besar. Baik dengan imprest system maupun dengan fluktuating fund-balance system,

penyelenggaraan dana kas kecil dilaksanakan melalui tiga prosedur yaitu:

1. Prosedur pembentukan dana kas kecil

2. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil

3. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil

Pembentukan dana kas kecil dimulai dengan adanya surat keputusan dari direktur

keuangan mengenai jumlah dana yang disisihkan ke dalam dana kas kecil dan tujuan

pembentukan dana tersebut. Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya permintaan

pengeluaran dana kas kecil oleh pemakai yang ditujukan kepada pemegang dana kas kecil.

Pemakai dana kas kecil berkewajiban mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil

dengan membuat pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil yang dilampiri dengan

bukti-bukti pendukungnya. Dalam imprest sistem, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri

dengan dokumen pendukungnya disimpan sementara oleh pemegang dana kas kecil untuk

digunakan nanti dalam pengisian kembali dana kas kecil. Dalam sistem saldo berfluktuasi

bukti pengeluaran kas kecil diserahkan pemegang dana kas kecil ke bagian jurnal untuk

dicatat dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil. Jika dana kas kecil sudah menipis saldonya,

pemegang dana kas kecil mengisi formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Formulir

ini dilampiri dengan bukti-bukti pendukungnya dan dikirimkan ke bagian utang untuk

diproses dalam pengisian kembali dana kas kecil.

2.7.1 Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah:

1. Bukti kas Keluar

2. Permintaan pengeluaran kas kecil

3. Bukti pengeluaran kas kecil

4. Permintaan pengisisan kembali kas keci

1. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada

fungsi kas sebesar yang terrcantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil,

dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian

kembali dana kas kecil.

14

2. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke

pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai

bukti telah dikeluarkannya dana kas kecil oleh pemegang dana kas kecil.

Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang dana kas kecil menurut nama pemakai dana kas

kecil.

3. Bukti Pengeluaran Kas Kecil

ini dibuat untuk pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian

dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan

diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil. Dalam imprest

system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya disimpan

dalam arsip sementara oleh pemegang dana dana kas kecil untuk keperluan pengisisan

kembali dana kas kecil. Dalam imprest system tidak dilakukan pencatatan bukti pengeluaran

kas kecil dalam catatan akuntansi. Dalam fluktuating fund-balance system, bukti pengeluaran

kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya diserahkan oleh pemegang dana kas kecil

kepada fungsi akuntansi untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil.

4. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian

utang agar dibuatkan BKK guna pengisian kembali kas kecil. Dalam sistem dana kas kecil

dengan imprest system, jumlah yang diminta untuk pengisian kembali dana kas kecil adalah

sebesar jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai yang tercantum dalam bukti

pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam arsip pemegang dana kas kecil. Dalam sistem

dana kas kecil dengan fluktuating fundbalance system, pengisian kembali dana kas kecil tidak

didasarkan pada jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai dengan bukti pengeluarran

kas kecil, namun sesuai dengan kebutuhan pengeluaran uang tunai yang diperkirakan oleh

pemegang dana kas kecil. Dengan demikian, jumlah pengisian kembali dana kas kecil dalam

fluktuating fund-balance system dapat lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah dana kas

kecil yang telah dikeluarkan sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran

kas kecil.

2.7.2 Catatan Akuntansi yang Digunakan

15

Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah:

1. Jurnal pengeluaran kas

2. Register cek

3. Jurnal pengeluaran dana kas kecil

1. Jurnal Pengeluaran kas

Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat

pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil.

Dokumen sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas

adalah bukti kas keluar yang telah dicap lunas oleh fungsi kas.

2. Register cek

Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek

perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

3. Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil

Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal

ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat

pengeluaran dana kas kecil.

2.7.3 Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah:

1. Fungsi kas

2. Fungsi akuntansi

3. Fungsi pemegang dana kas kecil

4. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai

5. Fungsi pemeriksaan intern

1. Fungsi Kas

Dalam sistem dana kas kecil, fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi BKK,

memintakan otorisasi, dan menyerahkan BKK kepada pemegang dana kas kecil pada saat

pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil

2. Fungsi akuntansi

Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akuntansi bertanggungjawab atas:

1. Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan.

2. Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil

3. Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register

cek

16

4. Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil

(fluktuating fund-balance system)

5. Pembuatan BKK yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan

cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.

Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan

kesahihan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan BKK

3. Fungsi pemegang dana kas kecil

Fungsi ini bertanggungjawab atas penyimpangan dana kas kecil, pengeluaran dana

kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan

pengisian kembali dana kas kecil.

4. Fungsi Pemeriksaan Intern

Dalam sistem kas, fungsi ini bertanggungjawab atas perhitungan dana kas kecil secara

periodik dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini juga

bertanggungjawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yang ada

di tangan pemegang dana kas kecil.

2.8 Unsur-Unsur Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (2001: 518) Unsur-unsur pengendalian intern adalah sebagai

berikut:

1. Organisasi

a. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.

Unsur sistem pengendalian intern mengharuskan pemisahan fungsi akuntansi dari

fungsi penyimpanan, agar data akuntansi yang tercatat dalam catatan akuntansi dijamin

keandalannya. Sistem kas, didalamnya ada fungsi penyimpanan kas yang dipegang oleh

bagian kasier harus dipisahkan dengan fungsi akuntansi kas yang dipegang oleh bagian

jurnal, yang menyelenggarakan register check atau jurnal pengeluaran kas dan jurnal

penerimaan kas. Dengan pemisahan ini, catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh

fungsi akuntansi dapat berfungsi sebagai pengawas semua mutasi kas yang disimpan oleh

fungsi penyimpanan kas.

17

b. Transaksi pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kasier

sejak awal sampai akhir.

Unsur pengendalian intern mengharuskan pelaksanaan setiap transaksi oleh lebih

dari satu fungsi agar tercipta adanya internal check. Dalam transaksi kas, bagian kasier

adalah pemegang fungsi penerimaan kas, pengeluaran kas, dan fungsi penyimpanan kas.

Transaksi penerimaan kas dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi penerimaan kas,

dan fungsi akuntansi. Transaksi pengeluaran kas dilaksanakan oleh fungsi

pembelian,penerimaan barang, fungsi akuntansi, dan fungsi pengeluaran kas. Dengan

pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas oleh oleh lebih dari satu fungsi

ini, kas perusahaan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat dalam catatan

akuntansi dapat dijamin ketelitiannya.

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a. Pengeluaran kas Harus Mendapat Otorisasi dari Pejabat yang Berwenang

Transaksi pengeluaran kas diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dengan

menggunakan dokumen BKK. Berdasarkan BKK ini kas perusahaan berkurang dan

catatan akuntansi dimutakhirkan.

b. Pembukuan dan Penutupan Rekening Bank Harus Mendapatkan Persetujuan

dari Pejabat yang Berwenang.

Sistem pengendalian intern mengharuskan setiap pembukaan dan penutupan

rekening bank mendapatkan persetujuan dari manajemen puncak. Rekening giro

perusahaan di bank merupakan sarana untuk menerima dan mengeluarkan perusahaan, jika

terjadi pembukaan dan penutupan rekening giro di bank tanpa otorisasi dari pejabat yang

berwenang, akan terbuka kemungkinan penyaluran penerimaan kas perusahaan ke

rekening giro yang tidak sah dan pengeluaran kas perusahaan untuk kepentingan pribadi

karyawan.

18

DAFTAR PUSTAKA

Bambang Hartadi. 1992.Sistem Pengendalian Intern dalam Hubungannya dengan

Manajemen & Audit. Edisi kedua.Yogyakarta: BEP yogyakarta.

Haryono Jusup. 2001. Auditing (pengauditan). Yogyakarta: Bagian penerbitan Sekolah

Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.

Michell Suharli. 2006. Akuntansi untuk bisnis jasa dan dagang. Edisi pertama.Yogyakarta:

Penerbit Graha Ilmu.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Tiga. Jakarta: Salemba empat

Nugroho Widjajanto. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga.

S. Munawir. 2002. Analisis Informasi Keuangan. Edisi pertama. Yogyakarta: Liberty

yogyakarta.

Zaki Baridwan. 1993. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode. BPFE:

Yogyakarta.