strategian ja projektien kytkentä – mikä on projektisalkun rooli

1© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Strategian ja projektien kytkentä – mikä on projektisalkun rooli?

Lassi Lindblom

21.1.2012

2© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Keskustelu

•Mistä yrityksen johto tietää:

–Onko yrityksen strategia toteutumassa?

–Toteuttavatko kaikki kehityspanostukset ja investoinnit strategiaa?

3© Suomen Projekti-Instituutti Oy

K: Mihin projektijohtamista (projektinhallinta, hanke/ohjelmajohtaminen, projektisalkunhallinta) tarvitaan?

4© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Mitä on projektisalkunhallinta?

•Organisaation projektisalkku koostuu kaikista samanaikaisesti käynnissä olevista projekteista ja projekti-ideoista. Salkun projektit jakavat viime kädessä samat organisaation strategiset tavoitteet ja kilpailevat samoista resursseista.

•Projektisalkunhallinnalla tarkoitetaan projekti-toiminnan kokonaisvaltaista johtamistapaa, jossa projekteja tarkastellaan strategiaa toteuttavina projektisalkkuina.

• oikeisiin asioihin investoiminen• oikeiden projektien valinta• resurssien varmistaminen valituille projekteille• päätöksenteon tekeminen näkyväksi

5© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektisalkunhallinnan tavoitteet

Esim.• Riskitaso• Tuotto• Projektin kesto• Projektityyppi• Kohdemarkkinat

Cooper R, Edgett S, Kleinschmidt E. Portfolio managementIn new product development: Lessons From the leadersI. Research technology management 1997, Vol.40(5).

Salkun strategianmukaisuus

Salkun tasapaino

Salkunmaksimaalinenarvo

6© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektisalkku on kuin kaupan hedelmätiski...

7© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektien luokitus ja jäsentely,

projektitietokanta

Valvonta ja ohjaus(Ohjausryhmätyö)Resurssienhallinta

Valinta•Priorisointi•Päätöksen-tekoprosessi•Arviointi

Jälki-seuranta•Oppiminen•Hyödyt

Projektisalkun johtaminen

8© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Esimerkki: Projektisalkun strategisen tasapainon tarkastelu

Plan Current

Strateginen alue 1 Strateginen alue 2

Strateginen alue 3 Strateginen alue 4

Suunnitelma Nykyinen

Jako:

a) Projektien budjetti / strateginen alue

tai

a) Projektien määrä / strateginen alue

Strateginen alue 1 Strateginen alue 2

Strateginen alue 3 Strateginen alue 4

9© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projekti on investointi

+

Aika

Aikataulu

Hyötytavoitteet = MIKSI(esim. uuden tuotantoprosessin tuomat kustannussäästöt)

Projektin kustannus-

arvioProjektin tuotokset = MITÄ(esim. uusi tuotantoprosessi, jota varten tarvitaan myös uusi tietojärjestelmä)

Arvo

Aika Kustannukset ja resurssit

Laajuus ja laatu

Projektinhallinnan menestystekijät

Projektin arviointi:1. Hyödyt2. Panokset3. Riskit

Projekti = MITEN

10© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektien arviointinäkökulmat

Projektin tulos / tuoteProjektin toteutus

Riskit ja mahdollisuudet

Vaikutukset

Panostukset eli resurssit ja niiden saatavuusAika, raha, henkilötyötunnit, laitteet, tilat..

Tuotokset ja vaikutuksetRahallinen tuotto, asiakashyödyt, strategiset hyödyt, osaamisen kehittyminen…

Riskit ja mahdollisuudet

Toteutuksen riskitTuotoksen/vaikutusten riskitAvautuvat mahdollisuudet

11© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Pisteytysmalli arviointityökaluna: esimerkki

Kriteeri Painoarvo

Taloudellinen hyöty 25 %

Asiakashyödyt 10 %

Prosessien ja toimintatapojen

kehitys5 %

Oppiminen 5 %

Rahallinen panostus 15 %

Henkilötyömäärä 10 %

Projektin kesto 20 %

Projektin riskitaso 10 %

TUOTOS

PANOS

RISKI

Lähde: Lehtonen; Lindblom; Simonen; Korpinen: Projektisalkunhallinta

12© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Esimerkki: projektin pisteytystuloksen laskeminen

Pakollinen projekti? EI

Strategian mukainen? ON

paino kertaapiste-määrä

Taloudellinen hyöty 0,25 x 2 = 0,50

Asiakashyödyt 0,1 x 4 = 0,40

Prosessien ja toiminta-tapojen kehitys 0,05 x 5 = 0,25

Oppiminen 0,05 x 3 = 0,15

Rahallinen panostus 0,15 x 3 = 0,45

Hlötyömäärä 0,1 x 4 = 0,40

Projektin kesto 0,2 x 4 = 0,80

Projektin riskitaso 0,1 x 3 = 0,30

3,25Painotettu keskiarvo (tulojen summa):

Lähde: Lehtonen; Lindblom; Simonen; Korpinen: Projektisalkunhallinta

13© Suomen Projekti-Instituutti Oy

14© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Keskustelu – pisteytysmallin painotus eri tilanteissa

Mitä asioita tulisi arvottaa muita tärkeämmiksi pisteytyskriteereiksi seuraavissa tilanteissa?

• Yrityksen strategia: Paras tuote• Yrityksen strategia:

Kustannusjohtaja• Markkinatilanne: Laskusuhdanne,

yrityksellä hyvä maksuvalmius ja vahva tase

• Markkinatilanne: Laskusuhdanne, yrityksellä kyseenalainen maksuvalmius ja vahva tase

• Markkinatilanne: Noususuhdanne, yrityksellä hyvä maksuvalmius ja vahva tase

• Markkinatilanne: Noususuhdanne, yrityksellä kyseenalainen maksuvalmius ja vahva tase

15© Suomen Projekti-Instituutti Oy

X

Y

Z

kapasiteetti

Projekti

Henkilöresurssit asettavat rajoitteen salkunhallinnalle

aika

Yhteenlaskettukuormitus

aika

16© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projekti 1

Projekti 2

Projekti 3

Projekti 4 Pro

jek

ti 1

Pro

jek

ti 2

Pro

jek

ti 3

Pro

jek

ti 4

Re

su

rssit

Re

su

rssit

t t

Keskustelu: mitä eroa on oheisilla karkeilla neljän projektin toteutusskenaarioilla?

17© Suomen Projekti-Instituutti Oy

ABC Projektimalli™

Salkunhallinnan taso

Projektijohtamisen taso

Projektityön toteutustaso

G0 G1 G2 G3 G4

Projektin tuotos

MS MS

Toteutusvaihe LopetusvaiheSuunnittelu-vaiheValmistelu-vaihe

Asettaminen

Toteutuksen ohjaus

Lopetus

Valmistelun aloitus

Suunnittelu-päätös

Toteutus-päätös

Tuotosten hyväksyminen

Projektin lopetus

Projekti-idea/asiakastarve

Hyötyjenarviointi

PE

Jälki-arviointi

Projektin suunnittelu

Projekti-ehdotus

Projekti-kuvaus

Projekti-suunni-telma

Loppu-raporttiEdistymisraportit

18© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projekti-ideat

Projektiehdotukset

Projektit

Tärkeät salkku-

päätöksetP0

P1

P2P3 P4 AR

Pitää olla suppilo – ei tunneli!

PROJEKTISALKKU

19© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Strateginen jaoperatiivinenvuosikello

Tam

Hel

Maa

Huh

Tou

KesHei

Elo

Syy

Lok

Mar

Jou

Strateginen salkunhallinta

Operatiivinen salkunhallinta

Salkkukatselmointi

Salkkukokous(salkkuseuranta, G1 – G4 päätöksiä, vuoden aikana esiin tulevien projektien G0 päätöksiä) Projektisalkun katselmointi

• Projektisalkun budjetti• Roadmapit• Pisteytysmallin tarkistus strat. perusteella)

Projektisalkunkatselmointi

Projektisalkunkatselmointi- Salkkujen budjettien ja resurssimäärien

tarkistaminen vuosisuunnitelmien perusteella.

- Seuraavan vuoden projektien alustavat käynnistyspäätökset (G0)

- Varaus vuoden aikana käynnistyville

Strategia valmis

Strategiset tavoitteet jalkautetaan salkkuun

Seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja budjetit valmiita

Projektisalkun sisältö syötteenästrategian luontiin

Projektisalkun nykyinen sisältö syötteenävuosisuunnitteluun

Muokaten: Lehtonen, Lindblom, Simonen, Korpinen: Projektisalkunhallinta – kehitystoiminnan strateginen johtaminen, ISBN 951-37-4689-5, Edita 07/2006

20© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Tyypillinen vuosisuunnitelman sisältö

Tam Hel Maa Huh Tou Kes Hei Elo Syy Lok Mar Jou

Edelliseltä vuodelta jatkuvat

Vuosisuunnitelman uudet projektit

Kesken vuoden

nousevat

21© Suomen Projekti-Instituutti Oy

ABC Projektimallin™ osat

4

31

2

Salkunhallinnan malli ja ohjeetDokumenttipohjat

Projektinjohtamisenmalli ja ohjeetDokumenttipohjat

Ohjelmajohtamisenmalli ja ohjeetDokumenttipohjat

Resurssienhallinnanmalli ja ohjeet

Yhteinen terminologia

22© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Examples of over 40 organizations that use ABC Project Model™

23© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Projektikulttuurin kehittyminen

+

time

Euro,

Value

added

I

Project

A development project

has two different objectives

End results / Deliverables: what is the concrete

end result / what characteristics it has

Business benefits: what

business- / imago- /

wellfare benefits

the project creates

Projektinhallinta

Hyödyt

Risk

Benefit (NPV)

high

low

highlow

AA

DD

CC

BB

EE

Strateginen projektisalkunhallinta

Hyödyt Toteutuva strategia Suurempi ROI ja NPV Vähemmän riskejä

Projektit päättyvät ajallaan, budjetissaan ja tuottavat halutun lopputuloksen sekä laadun

Työntekijät jaksavat paremmin Pitkällä tähtäimellä projektien kestot

ja kustannukset pienenevät

Project 1Project 1

Project 2Project 2

Project 3Project 3

Project 4Project 4 Pro

jec

t1

Pro

jec

t1

Pro

jec

t2

Pro

jec

t2

Pro

jec

t3

Pro

jec

t3

Pro

jec

t4

Pro

jec

t4

Res

ou

rce

s

Res

ou

rce

s

t t

1 2 3 4 5 76 8

A

B

C

1 2 3 4 5 76 8h/week

0

40

80

Normal

working week

Work hours

90 h

80 h

150 h

30 30 30

20 20 20 20

30 30 30 30 30

The workload of expert expected by tasks A, B and C

30 50 80 50 50 h/week

Task

30 30

Operatiivinen projektisalkunhallinta

Hyödyt

Projektien kestot lyhenevät • Tuotokset ja hyödyt nopeammin käyttöön• Kyvykkyys reagoida nopeammin

liiketoimintaympäristön muutoksiin• Projektisalkun ”välivarastoon” on sitoutunut

vähemmän pääomaaVähemmän resurssikonfliktitilanteita

24© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Tutkimustulos: Projektisalkunhallinnan onnistuminen

Lähde: TKK/BIT Tutkimuskeskus, 2003

27%

6%2%

13%

1%

67%

50%

32%

54%

20%

3%

26%

46%

23% 24%

4%

17% 18%

9%

49%

0% 1% 2% 1%

6%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Projektien tavoitteet

ovat organisaation

strategian mukaisia

Resurssien allokointi

projekteille vastaa

strategian suuntalinjoja

Projektikokonaisuudella

saadaan optimaalinen

tuotto (/säästöt)

Projektikokonaisuus

toteuttaa hyvin

organisaation

strategiaa

Projektikokonaisuuden

ajallinen kuormitus on

tasaista

täysin samaa mieltä jokseenkin samaa mieltä ei samaa eikä eri mieltä jokseenkin eri mieltä täysin eri mieltä

25© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Miksi projektit epäonnistuvat – yleisimmät syyt

%-luku kertoo, kuinka moni vastaaja ilmoitti kyseisen syyn kolmen suurimman joukossa

Monet asiat aiheuttavat harvemmin

haasteita kypsän projektikulttuurin organisaatioissa!

26© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Miten kypsyystaso vaikuttaa onnistumiseen?

KustannustavoitteetAikataulutavoitteet Työmäärätavoitteet

Tuotostavoitteet Pitkän aikavälin hyötytavoitteet

27© Suomen Projekti-Instituutti Oy

1. Tietoisuus käynnissä olevista

projekteista

5. Liiketoimintahyötyjen etu- ja

jälkikäteisseuranta ja jatkuva

projektikulttuurin kehittäminen

2. Priorisoitu projektisalkku, missä

tiedetään projektien tilanne ja salkun

tasapaino

3. Resurssienhallinta kattaen

projektit ja linjatyön

4. Läpinäkyvä päätöksenteko

perustuen priorisointiin ja

resurssisuunnitelmiin

Salkuhallinnan kypsyystasot

28© Suomen Projekti-Instituutti Oy

1. Tietoisuus käynnissä olevista

projekteista

5. Liiketoimintahyötyjen etu- ja

jälkikäteisseuranta ja jatkuva

projektikulttuurin kehittäminen

2. Priorisoitu projektisalkku, missä

tiedetään projektien tilanne ja salkun

tasapaino

3. Resurssienhallinta kattaen

projektit ja linjatyön

4. Läpinäkyvä päätöksenteko

perustuen priorisointiin ja

resurssisuunnitelmiin

• Päällekkäinen kehitystyö vähenee

• Projektien strategiakytkentää pystytään tarkastelemaan

Salkuhallinnan kypsyystasot ja tärkeimmät hyödyt

• Johdolla selkeä yleiskäsitys salkun hallitsemiseksi (esim.

strategian mukaisuus, ylätason korjaavat toimenpiteet

mahdollisia)

• Vaadittu parempi projektien laajuuden ja aikataulujen

suunnittelu sinänsä parantaa onnistumisastetta

• Ei ylikuormitettuja resursseja

• Vähemmän stressaantunut henkilöstö

• Projektien läpimenoajat lyhenevät oleellisesti

• Parempilaatuisia projektien tuotoksia

• Strategia toteutuu nopeammin ja

tehokkaammin

• Tiedetään projektisalkun todellinen

liiketoiminnallinen arvo

• Projektien onnistumisaste paranee

jatkuvasti

29© Suomen Projekti-Instituutti Oy

Aikataulusuunnitelmat ja edistymisraportointi kaikista

projekteista yhteisesti sovitun raportointisyklin mukaisesti

Työmääräsuunnitelmat (myös linjatyö) ja yhteinen päivityssykli

Resurssien ja kapasiiteetin määrä tiedossa

Tuntiraportointi toimii

(Ohjelmistotyökalu tukemaan resurssienhallintaa)

Pisteytysmalli tai muu systemaattinen priorisointitapa

Prosessi pisteytystiedon keräämiseen

Strategiaprosessiin kytketty salkkukatselmointiprosessi

Projektilista jota päivitetään säännöllisesti

Selkeät projektien tavoitemäärittelyt

(Projektikuvaukset)

Sanan ”projekti” täsmällinen määritelmä

Prosessi projektioppien keräämiseen

Prosessi liiketoimintahyötyjen arvioimiseen linkittyen

liiketoiminnan tuloskorttien seurantaan

Toistuvat projektikulttuurin ja KPI:den mittaaminen

Salkuhallinnan kypsyystasot ja tärkeimmät mahdollistajat

1. Tietoisuus käynnissä olevista

projekteista

5. Liiketoimintahyötyjen etu- ja

jälkikäteisseuranta ja jatkuva

projektikulttuurin kehittäminen

2. Priorisoitu projektisalkku, missä

tiedetään projektien tilanne ja salkun

tasapaino

3. Resurssienhallinta poikki

projektien ja linjatyön

4. Läpinäkyvä päätöksenteko

perustuen priorisointiin ja

resurssisuunnitelmiin