ohjelmajohtaminen strategian toteuttajana

1 © Suomen Projekti-Instituutti Oy

Ohjelmajohtaminen strategian toteuttajana

Aamiaisseminaari 24.5.2013

2 2 © Suomen Projekti-Instituutti Oy

Ohjelmajohtaminen: Mitä, miksi, miten?

Suomen Projekti-Instituutti Oy

Markku Aarni


”Yksittäisillä, pienillä projekteilla on vaikea

saada aikaan merkittäviä muutoksia

ja vaikutuksia…”

”Organisaatiomme projektimalli on liian jäykkä isompien kokonaisuuksien

käynnistämiseen ja hallintaan muuttuvassa toimintaympäristössä…”

” Projektijohtamisen, muutosjohtamisen ja

strategisen salkunhallinnan oppien

yhdistäminen kiinnostaa…”

”Tarvitsemme konkreettisen

organisointi- ja seurantatavan

strategiselle ”must-win battlelle”…”

”Meillä on joukko samaan teemaan liittyviä projekteja,

jotka kaipaavat koordinointia…”


2013 2017

Lopullinen päämäärä riippuu muutoksista toimintaympäristössä

Ohjelman visio ja hyöty-

tavoitteet

Ohjelma muodostuu projekteista ja toimenpiteistä

Ohjelmajohtaminen on keino organisoida ja johtaa merkittävä muutos


Ohjelmien muodostaminen strategian pohjalta

Strateginen visio

Strategiset päämäärät

Ohjelmat

Liiketoimintaympäristö

Projektit ja tehtävät

Uudet tai muuttuneet toiminnot,

tuotteet ja kyvykkyydet

Hyödyt saavutettu

Mukaillen: OGC: Managing

Successful Programmes


Ohjelmajohtamisella tavoitellaan:

•Kaukonäköisyyttä

•Vaikuttavuutta

•Fokusta

•Systematiikkaa

•Joustavuutta

•Läpinäkyvyyttä

•Koordinaatiota

•Synergiaa

•Ohjattavuutta


Ohjelman erityispiirteet

• Hyötytavoitteiden ja sisällön kirkastaminen

• Hyötyjen toteutumisen seuraaminen

• Johdolla keskeinen rooli kokonaisuuden suuntaamisessa ja seurannassa

• Rajapinnat muuhun johtamis-järjestelmään määritettävä

• Kokonaisuuden koordinointi

• Synergian etsiminen

• Systemaattinen riskien hallinta

• Yhteisen tahtotilan selvittäminen

• Osallistaminen ja viestintä

• Muutosvalmiuden luominen

• Jatkuvuuden turvaaminen ja muutosmomentin ylläpito

• Muutosherkkyys ja uudistaminen

• Lähtökohtana visio tai laaja-alainen muutostarve

• Tähtää merkittävien, strategisten tavoitteiden saavuttamiseen

• Koostuu useista, toisiinsa liittyvistä

tehtävistä ja projekteista

• Koskettaa laajaa ihmisjoukkoa ja

useita sidosryhmiä

• Pitkä kesto ja iteratiivinen luonne,

toimintaympäristö voi muuttua

Ohjelman johtamisen fokukset


Esimerkki: Projektikulttuurin kehittämisohjelma

Projektimallin kehittäminen

(yksittäisen projektin ja projektisalkun

johtamisprosessit)

Projektin- ja projektisalkun-

hallintaohjelmiston käyttöönotto

Projekti-toimiston

perustaminen

Ensimmäiset projekti-

päälliköiden sertifioinnit

Ohjelmajohtamisen mallin kehittäminen

ja pilotointi?

Projektipäällikön urapolun

määrittäminen

Projekti-osaamisen kartoitus

Osaamisarvion uusiminen?

2013 2014 2015 2016

Intranetin projektisivun

lanseeraus

Projekti-orientoitunut organisaatio-

rakenne?

Projektimallin jalkautus-

valmennukset eri rooleille

Ohjelma-johtamisen

valmennukset?

Projekti-ohjelmisto-

valmennukset

Syventävät projekti-

valmennukset

Projekti-päällikkö-verkoston

perustaminen


Projekti vai ohjelma?

PROJEKTI OHJELMA

Lähtökohta ja päämäärä

Melko selkeä, rajattu tarve, jonka pohjalta voidaan määritellä konkreettiset tuotostavoitteet

Lähtökohtana liiketoiminnan muutostarve tai strateginen visio, konkreettinen sisältö tarkentuu vähitellen

Kesto Suhteellisen lyhytkestoinen (tyypillisesti kuukausia)

Pitkäkestoinen (tyypillisesti useita vuosia)

Sisältö ja laajuus

Selkeästi rajattu; toteutus saattaa jakautua osaprojekteiksi

Laaja; koostuu useasta projektista ja mahdollisesti muista toimenpiteistä

Muutokset ja joustavuus

Muutokset projektin aikana pyritään minimoimaan

Luonteeseen kuuluu muutosherkkyys ja uudistuminen muuttuvassa ympäristössä

Johtamisen fokus

Ennalta määrättyjen tuotosten tuottaminen aika- ja kustannusraamien puitteissa

Liiketoimintahyötyjen johtaminen, ohjelmakokonaisuuden koordinointi ja muutoksen mahdollistaminen


Yrityksen salkut, ohjelmat ja projektit (esimerkki)

Organisaation kehityssalkku

(projektisalkku)

Projekti Projekti Projekti Ohjelma Ohjelma

Osa-projekti

Osa-projekti

Projekti Projekti Projekti Projekti Projekti Projekti

Toimen-pide

Toimen-pide

Osa-projekti

Toimen-pide

Toimen-pide

Toimen-pide

Projekti

Osa-projekti

Osa-projekti

Osa-projekti

Osa-projekti


Mitä ohjelmajohtaminen tarjoaa?

•Roolit ja vastuut muutoksen systemaattiseksi organisoimiseksi

•Ohjelman vaihemallin, päätehtävät ja johtamisdokumentit eri vaiheisiin

•Ohjenuoria, käytäntöjä ja työkaluja päivittäiseen johtamistyöhön

• Kokonaisuuden koordinointiin ja hallintaan

• Liiketoimintahyötyjen johtamiseen

• Sidosryhmien johtamiseen

• Muutoksen johtamiseen


Ohjelma-toimisto

Esimerkki: ohjelman jakaminen osioihin

Ohjelman jory

Osio: Prosessien ja

toimintatapojen kehittäminen

Osio: Tuotteiden ja palveluiden

kehittäminen

Ohjelman omistaja

Tukiosio: HR-muutokset ja osaamisen kehittäminen

Osion omistaja

Osion omistaja

Osion omistaja

Ohjelma-päällikkö Ohjelman johtoryhmän

muodostavat ohjelman omistaja (pj), osioiden omistajat, keskeisten sidosryhmien edustajat ja ohjelmapäällikkö (esittelijänä).

Ohjelman koordinaatiotiimin muodostavat ohjelmapäällikkö (pj), käynnissä olevien projektien projektipäälliköt ja ohjelmatoimiston edustaja (sihteerinä).

Ohjelman osioiden omistajat toimivat oman osionsa projektien omistajana. Projekteille voidaan lisäksi perustaa tarvittaessa omia ohjausryhmiä.

projekti

projekti

projekti

projekti

projekti

projekti

projekti

projekti

projekti

projekti

projekti

projekti

projekti


Ohjelmaa koskeva päätöksenteko osana organisaation salkunhallintaa

Ohjelman elinkaari ja johtamisprosessit (ABC ProjektimalliTM)

Projektijohtamisen taso

Projektityön toteutuksen taso



Projektinjohtamisen taso


Ohjelmajohtamisen taso

PG1 PG4 PG0

Ohjelman hallinta (Program governance)

Visio / Strategia

Ohjelman määrittely

Määrittely-päätös

Suunnittelu-päätös

Toteutus-päätös

Ohjelman lopetus

Päätös lopetustoimien

käynnistämisestä

PG3 PG2 PG2.1 PG2.n

Lopetus

Liiketoimintahyötyjen johtaminen (Benefits management)

Sidosryhmien johtaminen (Stakeholder management)

Muutoksen johtaminen (Organizational change management)

Rullaavan suunnittelun portit

Toteuttaminen

Ohjelman suunnittelu

PE

Jälki-arviointi


Ohjelmaa koskeva päätöksenteko osana organisaation salkunhallintaa

Esimerkkejä ohjelman dokumenteista





Projektinjohtamisen taso


Ohjelmajohtamisen taso

PG1 PG4 PG0

Visio / Strategia

Ohjelman määrittely

Määrittely-päätös

Suunnittelu-päätös

Toteutus-päätös

Ohjelman lopetus

Päätös lopetustoimien

käynnistämisestä

PG3 PG2 PG2.1 PG2.n

Lopetus

Rullaavan suunnittelun portit

Toteuttaminen

Ohjelman suunnittelu

PE

Jälki-arviointi

Ohjelma-kuvaus

Edistymis-

raportit

Loppu-raportti

Ohjelman tunnistus-

lomake

Business case

Hyötyjen arviointi

Hyötyjen arviointi

Muutos-

johtamisen suunni-telma

Avoimien asioiden

lista

Riskien-hallinta-suunni-telma

Muutos- loki

Jälki-

arviointi-raportti

Suunni-telma

vaiheelle 2

Suunni-telma

vaiheelle 3

Hyötyjen arviointi

Ohjelma-suunni-telma

Viestintä-suunni-telma

Edistymis-

raportit

Edistymis-

raportit

Hyötyjen-hallinta-suunni-telma

Lopputilan

kuvaus

Riski- loki


Esimerkki: ohjelman tiekartta (roadmap) Hyötyjen mittaus

Hyötyjen mittaus

Hyötyjen mittaus

PG2

Toteutuspaketti 1 Toteutuspaketti 2 Toteutuspaketti 3

PG2.1 PG2.2 PG3

Osio: Prosessien ja

toimintatapojen kehittäminen

Osio: Tuotteiden ja palveluiden

kehittäminen

Tukiosio: HR-muutokset ja osaamisen kehittäminen

Toteutuksen 1. vaihe



Projekti

Toimenpide

Projekti

Projekti

Toimenpide

Projekti

Projekti

Toimenpide Toimenpide Toimenpide Toimenpide

Projekti

Toimenpide Toimenpide

Projekti

Projekti

Toimenpide Toimenpide Toimenpide

Toimenpide

Projekti Toimenpide

Toimenpide

Projekti

Projekti

Projekti

Projekti



H1/2014 H2/2014 H1/2015 H2/2015 H1/2016 H2/2016


Mittari

Mittari

Mittari

Mittari

Lopullinen hyöty 2

Lopullinen hyöty 1

Lopullinen hyöty 3

Lopullinen hyöty 4

Strateginen tavoite 1

Strateginen tavoite 2

Projektin tuotos tai mahdollistaja

1 Välihyöty 1

Välihyöty 3

Välihyöty 2

Välihyöty 4

Välihyöty 5

Välihyöty 7

Välihyöty 6


2


3


4


6


5

Esimerkki: ohjelman hyötykartta


Henkilöstö-kyselyn tulos

Henkilöstö-kulujen osuus

OPEX:in pienentyminen

5 % (vuodesta 2010 vuoteen 2015)

Myyntitulon kasvu 20 %

(vuodesta 2010 vuoteen 2015)

Laskutus / asiakas

Henkilöstön vaihtuvuus

Uusien asiakkuuksien

määrä

Vuosittain päättyneiden

asiakassuhteiden osuus

Esimerkki hyötykartasta: Asiakaslähtöisyyden kehittämisohjelma

CRM-järjestelmä

Asiakas-tyytyväisyys-kyselyn tulos

Ajantasainen tieto asiakkaista

ja heille myydyistä palveluista

Kanta-asiakas- ohjelma

Uudistettu sähköinen

asiakaslehti

Asiakasrajapinnan uudistetut prosessit

Uudet sähköiset kontaktikanavat ja

asiakasyhteisöt

Asiakas-lähtöisemmät

kotisivut + extranet

Parantanut asiakas-

uskollisuus

Enemmän myyntituloa

”Kannattava kasvu”

Mahdollisuus kohdistaa

markkinointi ja myynti

paremmin asiakkaan tarpeisiin

Henkilöstö-kulujen

pienentyminen

Call Centerin uudelleen-

organisointi

Asiakaspalvelun valittujen prosessien

automatisointi

Rutiininomaisen manuaalityön vähentyminen

Asiakas-palvelun aikaa

vapautuu lisäarvio

tuottavaan palveluun ja uusasiakas-hankintaan

Asiakaspalvelun henkilöstölle

systemaattisia, tuettuja

työtapoja

Tyytyväisempi henkilöstö

Tyytyväisemmät asiakkaat

Tehokkaammat operaatiot

Lisämyyntiä nykyisille

asiakkaille

Henkilöstön pienempi

vaihtuvuus

Uusia asiakkaita

Uusasiakas-hankinta tehostuu

Mittari Lopullinen

hyöty Strateginen

tavoite Välihyöty Tuotos

Käytetyt värikoodit:


Esimerkki: ohjelman muutosvaikutusanalyysi “Uuden liiketoiminnon perustaminen”

Sidosryhmät Vaikutuksen kohde

Sidosryhmä 1 Sidosryhmä 2 Sidosryhmä 3 Sidosryhmä 4

Strategia ja toimintalogiikka

Toimenkuvat

Työn menetys tai lisäys

Palkkaus ja kannusteet

Työtilat ja sijainti

Osaamistarpeet

(Uudet) yhteis-työkumppanit

Tuotteet ja palvelut

Infrastruktuuri (mm. IT)

Prosessit ja toimintatavat

+ positiiviseksi koettu muutos 0 neutraaliksi koettu muutos - negatiiviseksi koettu muutos


Esimerkki: ohjelman muutosvaikutusanalyysi “Uuden liiketoiminnon perustaminen”

Sidosryhmät Vaikutuksen kohde

Asiakkaat Myynti ja markkinointi Tuotanto Tukiyksiköt (HR, laki)

Strategia ja toimintalogiikka

0 Uusi ansaintalogiikka 0 Imagon laajentaminen

0 Uudet jakelukanavat

Toimenkuvat - Rekrytointi ja osaamisen kehittäminen kuormittavat tilapäisesti HR-yksikköä

Työn menetys tai lisäys

+ Etenemismahdollisuuksia 0 Rekrytoitava uusia työntekijöitä

Palkkaus ja kannusteet

+ Uusia kannusteita myynnille 0 Uusien sopimusten ja palkkiomallien laadinta

Työtilat ja sijainti

- Muutto erilleen + Uudet, tarkoituksen-mukaiset työtilat

Osaamistarpeet 0 Tietämys uusista tuotteista ja niihin liittyvistä prosessista

0 Tietämys uusista tuotteista ja niihin liittyvistä prosessista

(Uudet) yhteis-työkumppanit

- Joidenkin vanhojen kumppanuuksien irtisanominen

- Joidenkin vanhojen kumppanuuksien irtisanominen (lakiyksikkö)

Tuotteet ja palvelut

+ Uudenlaisia tuotteita uusiin tarpeisiin

Infrastruktuuri (mm. IT)

0 Muutoksia nykyiseen CRM-järjestelmään

Prosessit ja toimintatavat

-/0/+ Uuden palvelu-kanavan opettelu

0/-/+ Uusi toimintatapa myynnille

0/-/+ Uusi tuotantotapa

+ positiiviseksi koettu muutos 0 neutraaliksi koettu muutos - negatiiviseksi koettu muutos


Yhteenveto

• Ohjelma (program) koostuu joukosta projekteja ja tehtäviä, jotka liittyvät samaan strategiseen päämäärään ja joita johdetaan koordinoidusti.

• Ohjelmajohtaminen tarjoaa systemaattisen mutta joustavan organisointi- ja johtamisrakenteen merkittävän muutoksen toteuttamiselle.

• Ohjelmajohtaminen yhdistelee projektinhallintaa, projektisalkunhallintaa ja muutosjohtamista.

• Ohjelman johtamisessa korostuvat:

–Ohjelmakokonaisuuden hallinta

–Liiketoimintahyötyjen johtaminen

–Sidosryhmien johtaminen

–Muutoksen johtaminen


Kiitokset! Kysymyksiä?

ohjelmajohtaminen strategian toteuttajana

Leadership & Management