Tiedolla tekeminen ja tiedolla johtaminenNykytilan kuvaus ja kehittämistarpeet kohti

uutta maakuntaa

1. väliraportointi, 24.3.2017

Toimeksianto

• Keski-Suomen sote- ja maakuntauudistuksen johtoryhmä on 3.2.2017 pyytänyt toimeksiantona ehdotuksen tiedolla johtamisesta uudessa maakunnassa.

• Toimeksiantoa varten A. Kartoitetaan nykytilanne: Mitä tietoa tuotetaan / kootaan, millaisilla

prosesseilla, mihin tarpeisiin; mitä hankkeita tms. on meneillään.

B. Hahmotellaan tulevaisuutta: Miten tiedolla johtamista lähdetään jatkossa edistämään ja uudistuksen valmistelussa huomioimaan

• Ensimmäinen raportointi tehdään 24.3. mennessä ja toimeksianto viimeistellään huhtikuun aikana

Asiantuntijat

Sote-palvelut

Asko Rytkönen, kehittämispäällikkö, KSSHP

Vesa Voutilainen, laskentapäällikkö, Jyväskylän kaupunki

Nina Peränen, osastonhoitaja, KSSHP (hyvinvointikertomus)

Pelastustoimi

Jarkko Jäntti, riskienhallintapäällikkö, Keski-Suomen pelastuslaitos

Maakuntapalvelut

Juha Romula, ylitarkastaja, Keski-Suomen Ely-keskus

Juuso Huhtala, ATK-valmistelija, Keski-Suomen liitto

Kirsi Mukkala, maakuntasuunnittelija, Keski-Suomen liitto

Mitä on tiedolla johtaminen?

• Prosessit ja käytännöt, joiden avulla tietoa kerätään, jalostetaan ja hyödynnetään organisaation sisällä sekä sidosryhmäyhteistyössä. Jalostetun ja analysoidun tiedon avulla pyritään luomaan arvoa ja se viedään osaksi päätöksentekoa. Samalla mahdollistetaan toiminnan tehostuminen ja varmistetaan organisaation suoriutumiskyky.

• Valtavan tietomäärän keskellä voimavaroja ei tulisi haaskata tarkoituksettomaan tietojen keruuseen. Tiedolla johtamisen prosessien tulee aina tukea organisaatiota sen tavoitteiden saavuttamisessa. Tämän vuoksi on tärkeää pohtia, millaisella tiedolla voidaan parhaiten tukea organisaation ydintehtävän suorittamista ja miten tämä tieto tunnistetaan tietomassasta.

• Tiedolla johtaminen on tiedon hyödyntämistä päätöksenteossa, tietojohtaminen / tiedon johtaminen on arvonluontia aineettomista voimavaroista sekä tietovarantojen ja -virtojen hallintaa

Koko organisaation toimintatapa(Tietojohtaminen, TTY 2013)

• Tietojohtaminen on osa jokaisen tietotyöläisen ammattiosaamista ja käsitteellistä työkalupakkia. Jokaisen yksilön ja työryhmän on hallittava esimerkiksi tiedon jakamisen käytäntöjä ja sitä tukevia välineitä. Toisaalta on olemassa myös erityisiä tietojohtamisen tehtäviä, joita suorittavat esimerkiksi tiedon hallintaan erikoistuneet analyytikot ja tietohallinnon asiantuntijat.

• Tiedolla johtaminen mielletään helposti johtajien tehtäväksi. Tämän lisäksi sen tulisi tukea myös niitä pienempiä operatiivisia päätöksiä, joita organisaation muu henkilöstö tekee jatkuvasti osana työtehtäviään. Henkilöstölle tulee kyetä viestimään, miksi tietoa kerätään, miten sitä tulisi hyödyntää ja miten nämä toimet edesauttavat tavoitteiden saavuttamista.

• Kyse on sellaisten rakenteiden luomisesta, jotka synnyttävät ja mahdollistavat tiedon hyödyntämisen päätöksenteon tukena – tiedolla johtamisen.

Datan jalostuminen kohti toimintaa

Kysymys tai tavoite (tarve)

TIETOPÄÄOMA Tiedon

tunnistaminen ja kerääminen (aines)

INFORMAATIO-PÄÄOMA

Tiedon muokkaus, yhdistely ja tulkinta

(analyysi)

Tiedon tiivistäminen ja visualisointi

(tuotos)

OSAAMISPÄÄOMAN SOVELTAMINEN

Tieto osaksi päätöksentekoa ja

toimintaa (vaikuttavuus)

Sisäisen ja ulkoisen tiedon tarve johtamisessa (vrt. Uusi-Rauva 1994)

Strateginen

Suunnittelu; visio, tahtotila

Taktinen

Jalkauttaminen, toiminnan kehittäminen

Operatiivinen

Toimeenpano, toiminta, seuranta

Ulkoinen informaatio Sisäinen informaatio

Avainkysymyksiä

Remember the value of data is not the data itself – it’s what you do with the data.

Kuka tietoa tarvitsee - mihin tarpeeseen ja miksi?

Onko tiedon hankinta säännöllistä vai epäsäännöllistä?

Mistä lähteistä ja millä menetelmillä tietoa hankitaan?

Mitä tietoa tuotetaan / kootaan? Kuka / mikä taho kokoaa?

Miten tietoa käsitellään? Yhdistetään muihin tietoihin?

Miten tietoa välitetään? Miten ja kenelle tiedosta viestitään?

Miten tietoa tiivistetään ja visualisoidaan? Tulkitaan?

Miten tietoa viedään toimintaan ja päätöksentekoon?

TIEDOLLA JOHTAMISENNYKYTILAN KUVAUSTA

Sote-palvelujen nykytila

• Perusta tiedolla johtamisen kehittämiseen on hyvä

• Maakunnan keskeiset sote-toimijat ja valtakunnan johtavat järjestelmäasiantuntijat ovat tehneet pitkäjänteistä kehitystyötä asiakas- ja potilastiedon jalostamiseksi

• Tietoa kootaan monipuolisesti eri näkökulmista eri järjestelmiin, erityisesti potilastiedon, tilastoinnin ja laskutuksen tarpeisiin

• KSSHP ja Jyväskylän kaupunki ovat yhdessä toteuttaneet mm. TERE-hankkeessa asiakaskohtaisen tiedon yhdistelyä ja raportointia

Sote-palvelujen kehittämistarpeita

• Integraatiokerros ja tiedon varastointikerros eli ns. tietoallas on selkeä kehittämisen seuraava vaihe

• Myös tiedon analysointi- ja raportointityökaluja on tarpeen päivittää samassa kehittämisaikataulussa

• Osaamisen kehittämiseen niin tiedonkäsittelyssä kuin tietojohtamisessa on kiinnitettävä huomiota

• IBM Watson yhteistyö, mm. digianalytiikka

• Uuden sairaalan rinnalla kehitetään potilastiedon pohjalta rakentuvaa tuotannonohjausmallia

Hyvinvointikertomusprosessi

Laajan hyvinvointi-

kertomuksen arviointi

Nykytilan arvio

Päättyvä valtuustokausi Uusi valtuustokausi

- Muutokset väestön

hyvinvoinnissa- Valtuusto-

kaudella tehdyt toimenpiteet

-Onnistumistenarviointi ja kehittämis-

kohteet seuraavalle valtuustolle

Tavoitteet ja toimenpiteet Toteuttaminen javäliarviointi

Loppuarviointi

Asukkaiden kokemustieto

Kunnan oma tilastotieto

Lautakuntien raportoimat toimenpiteet

Laaja-alaisen hyvinvointi-

ryhmän työskentely:

-painopisteet-tavoitteet

-vastuutahot-resurssit

Indikaattoritieto, kansallinen

tietovarantoPohjalla

hyväksytty I-osa

Kuntalaisten osallistuminen

Valtuustokäsittely

Tavoitteiden toteutuminen ja

arviointi, reagointi tarvittaessa

Tilastotieto

Laajan hyvinvointi-kertomuksen

arviointiValtuustokauden

päättyessä Uusi laaja hyvinvointi-kertomus

(II osa)

Hyvinvointi-kertomuksen

toteuttaminen (hallinnonalat)

Arviointi ja vuosittainen raportointi valtuustolle

(HyTe ryhmä)

Mahdolliset muutos-

toimenpiteet Kuntalaisten osallistuminen

Kunnan strategiaMaakunnalliset

strategiat

Kansalliset strategiat ja

ohjelmat

N.P 2017

Ammattilaisten arviot

Hyvinvointitieto ja -kertomus

Hyödyt:

• Antaa kokonaiskuvan kuntalaisten hyvinvoinnista

• Ohjaa toiminnan painopisteiden ja toiminnan suunnittelua

• Osa strategista suunnittelua

Haasteet:

• Indikaattorit vahvasti sote painotteisia, vaatii täydennystä

• Indikaattoritiedon tulkinta haastavaa ja päivittyvät hitaasti

• Harvassa kunnassa hyvinvointivastaavalle työaikaa

N.P 2017

Hyvinvointityön visioita

• Maakunnallinen hyvinvointityöryhmä

– Maakunnallinen hyvinvointikertomus

– Kokonaiskuva kuntien hyvinvointityöstä

– Koulutus, tutkimus

– Tuki kunnille

• Kansallinen indikaattoripaketti päivittyy

• Kunnissa ja maakunnassa yhteinen näkemys hyvinvointityöstä

– Kuntien yksilöllisyys ja erityispiirteet huomioidaan

N.P 2017

Pelastustoimen nykytilaPelastustoiminnan toimintavalmiuden suunnittelua ohjataan SM ohjeella 21/2012

http://www.pelastustoimi.fi/download/33309_212012.pdf?88af21fd0e5bd488

Ohjeessa keskitytään pelastustoiminnan palvelutason määrittämisen perusteisiin.

• Alueen pelastustoimi päättää palvelutasopäätöksessä pelastustoiminnan toimintavalmiuden tasosta kuntia kuultuaan.

• Pelastustoiminnan toimintavalmiuden määrittämiseksi pelastustoimen alueet jaetaan riskiluokkiin käyttäen regressiomallia ja riskiluokan määrittäviä onnettomuuksia. Regressiomallin selittäjinä ovat asukasluku, kerrosala ja niiden yhteisvaikutus.

• Edellisen valtakunnallisesti tuotetun 1km x 1km ruututarkastelun lisäksi tunnistetaan sellaiset onnettomuustyypit sekä yksittäiset riskikohteet, tapahtumat ja yleisötilaisuudet, joiden varalta tarvitaan erityisiä järjestelyjä alueellisesti.

• Kolmanneksi seurataan onnettomuusuhkien, onnettomuuksien lukumäärän ja syiden kehitystä sekä tehdään sen perusteella johtopäätöksiä tarvittavista toimenpiteistä alueellisesti ja jatkuvasti.

Pelastustoimen nykytila ja kehittämistarpeita

• Valvontatehtävät pyritään myös painottamaan riskiperusteisesti. Pelastustoimen yhteinen valvontasuunnitelmatyöryhmä on tuottanut kaikille yhteisen pohjan, jota tarkastellaan vuosittain alueellisesti.

• Onnettomuuksien ehkäisy turvallisuusviestinnän keinoin on sekin jossain määrin tiedolla johtamista. Pelastustoimen toimenpiderekisteriin kertyvää tietoa esim. tulipalojen syistä käytetään hyväksi alan tutkimuksissa ja erilaisten turvallisuuskampanjoiden tietolähteenä.

Nykytilasta nousevia kehittämistarpeita:

• Tiedolla johtamista on mahdollista lisätä, on mm. pohdittu mitä eri aineistoja pelastustoimen kannattaa riskianalyyseissään ja palvelutasopäätöksen perusteena tutkia. Tietoa on enemmän saatavilla kuin ennätetään prosesseissa hyödyntää.

• Tarvetta pelastustoiminnan toimintavalmiuden suunnitteluohjeen uudistamiseen on havaittu ja asiaa tullaan esittämään.

Maakuntapalvelu -organisaatioiden tietoprosessi(Keski-Suomen liitto, Ely-keskus, TE-toimisto)

Tietotarpeet

Oman toiminnan tieto (henkilöstö, talous, palaute)

Ennakointitieto

Aluetieto(paikkatieto,

tilastot, erillis-selvitykset jne.)

Varastointi

Asiakkaat, sidosryhmät

(palvelu)

Oma organisaatio

Seuranta- ja valvontatieto

Jalostunut uusi tieto

Tiedon tunnistaminen

eri tieto-lähteistä

Asiakkaan tietotarpeen määritys

Organisaation tietotarpeen määritys

Käsittely, analysointi, tiivistäminen, visualisointi

Viestintä

Sidosryhmiltä / asiakkaista koottu tieto

Esimerkkejä käytössä olevista tietokannoista ja -järjestelmistä

Keski-Suomen liiton käytössä:

• Tilastokeskus: StatFin, Asiakaskohtainen suhdannepalvelu, Toimialoittainen yritystietopalvelu

• TEM: ToimialaOnline

• Kuntaliitto, Kelasto, OPH

• SYKE, Liiteri-tietopalvelu

• Meltwater -uutisseuranta

• EURA-hanketietojärjestelmä

• Asianhallintajärjestelmä Jemma (Tweb)

Keski-Suomen ELY-keskuksen käytössä:

• Ympäristöhallinnon tietojärjestelmät

• Liikenneviraston tietojärjestelmät

• Maaseutuhallinnon tietojärjestelmät

• TEM:n hallinnonalan tietojärjestelmät

• Paikkatietojärjestelmät (3+1 kpl; SYKE+MH, LIVI, MAVI) pitäen sisällään satoja tietoaineistoja eri aineistojen tuottajilta

• Web-pohjaiset tietoportaalit; mm. Liiteri-tietopalvelu

• Asianhallintajärjestelmä USPA

Mainitut kokonaisuudet pitävät sisällään 100-150 erillistä tietojärjestelmää ja ne ovat eri hallinnonalojen ylläpitämiä. Järjestelmiä käytetään mm. eri prosessien hallinointiin, aineistojen tuotantoon sekä tiedon ylläpitoon ja varastointiin.

Keski-Suomen TE-toimiston käytössä:

• URA-tietojärjestelmä

• TEM / työnvälitystilasto

• Ammattibarometri, ForeAmmatti

• QlikView -raportointijärjestelmä

• Asianhallintajärjestelmä USPA

Maakuntapalvelujen nykytilasta nousevia kehittämistarpeita 1/2

• Toimijoiden strateginen suunnittelu ja toiminta on ollut eriytynyttä ja siiloutunutta

– Osin samojakin tietoja kootaan, hankitaan, käsitellään jne. useassa paikassa

– Tiedon yhdistelyn mahdollisuuksia ei ole kartoitettu eikä hyödynnetty täysimääräisesti

Tarvitaan jäsentynyt yhteisesti sovittu tapa tiedon kokoamiseen, varastointiin, luotettavien analyysien tekemiseen sekä viestintään

• Johtamista, suunnittelua ja strategioiden seurantaa tukevaa tiedolla johtamisen kokonaiskuvaa on vaikea muodostaa

– Tiedon hyödyntäminen on osa henkilöstön arkista työnkuvaa eikä sitä osata yhdistää tietojohtamiseen

– Selkeä kytkentä ja polku tiedosta päätöksentekoon ontuu ja on osin sattumanvaraista

Tiedolla johtamisen toimintatavan kirkastaminen, systematisointi ja juurruttaminen johdon eri tasoille sekä henkilöstölle

Nykytilanteessa hyödyllisiksi todettuja tietovarantoja sekä toimivia työkaluja ja toimintatapoja ei tarvitse keksiä uudestaan, vaan kytkeä ne osaksi tiedolla johtamisen kokonaisuutta

Maakuntapalvelujen nykytilasta nousevia kehittämistarpeita 2/2

• Resursoinnin rajoitteet koskien

– data- ja järjestelmähankintoja; käsittely- ja visualisointityökaluja

– tietoprosessien ja tiedolla johtamisen toimintamallien kehittämispanostusta

– tiedon löytämisen ja kokoamisen sekä käsittelyn ja hyödyntämisen osaamista

Kokonaisuuden hallinta, resursointi ja vastuutus niin, että toiminta kohdentuu olennaisiin tietotarpeisiin

Koulutus ja perehdyttäminen

Käyttäjälähtöiset ja -ystävälliset työkalut

• Tilastotietojen osalta maakuntien (erit. maakuntien liitot) tiedonhankinta ei ole koordinoitua eikä perustu yhteishankintoihin vaan kukin maakunta hankkii tiedot pääsääntöisesti itse

Kaikkia maakuntia koskevat perustietohankinnat valtakunnallisina yhteishankintoina, joita kukin maakunta voi omilla hankinnoillaan täydentää (mallia esim. nykyisistä ELY-keskusten käytännöistä)

Maakuntien välisen yhteistyön vahvistaminen

KOHTI TIEDOLLA JOHDETTAVAA UUTTA MAAKUNTAA

Mitä valmistelussa tulee huomioida?• Uuden organisaation monialaisuus ja merkittävä mittaluokka tarvitaan hallinnonrajat

ylittävää strategista suunnittelua ja tietotuotantoa erityispiirteet ja yhteiset tiedon rajapinnat

• Tiedon toimintokohtaisesta siiloutumisesta ja pirstaloitumisesta kokonaisuuden tietojohtamiseen

• Olemassa olevien hyväksi koettujen tietovarantojen ja -järjestelmien saatavuus ja toimivuus uudessa organisaatiossa

• Eri järjestelmissä ja tietolähteissä olevan tiedon yhdistämisen haasteet missä määrin voidaan saavuttaa yhteismitallisuus, yhtenäiset käsitteet, vertailukelpoisuus?

• Tulevaisuustiedon ja muutosta kuvaavan tiedon korostuminen (proaktiivinen kehittäminen, muutosvalmius, tulevaisuuden palvelut)

• Big data, avoin data – mahdollisuudet? oikean tiedon tunnistamisen haasteet?

• Johdon sitoutuminen ja tiedon merkityksen ymmärtäminen tavoitetilan määritys, tiedolla johtaminen osaksi strategiaprosessia

• Tiedon sujuva kulku ja läpinäkyvyys eri aluetasojen välillä ja yhdyspinnoilla: valtio –maakunta – kunta

• Kansallisen tason indikaattori- ym. tietotyö, maakuntien välinen yhteistyö

• Tiedon käyttöympäristöt

• Tietotekniset ratkaisut

Tavoitteena tiedolla johtamisen palvelukokonaisuus

• Varmistetaan, että uudessa maakunnassa tarkoituksenmukainen koottu ja analysoitu tieto tukee:– Strategisen tason päätöksentekoa, ohjausta ja seurantaa (tavoitteet ja toimenpiteet)

– Operatiivista johtamista, ohjausta ja seurantaa (organisointi, prosessit ja voimavarat)

– Kehittämistoimintaa ja tietoperustaista työskentelyä

– Monituottajaympäristön hallintaa ja kehittämistä

– Asiakkaiden palvelua

– Kumppanuussuhteita ja sidosryhmäyhteistyötä

• Varmistetaan, että tiedosta raportoidaan ja viestitään monipuolisesti, reaaliaikaisesti ja tulevaisuusorientoituneesti (tilannekuvan ja tulevaisuuskuvan luominen)

• Mahdollistetaan tiedon hyödyntäminen maakunnan tutkimus-, kehittämis-ja innovaatiotoiminnassa (mm. terveys ja hyvinvointi, aluekehittäminen)

Valmistelun eteneminen Keski-Suomessa

• Tiedolla johtaminen tulisi kytkeä osaksi kaikkien sote- ja maakuntauudistuksen asiantuntijaryhmien työtä ja yhdyspintoja sekä konsernirakenteen, johtamismallin ja maakuntastrategian suunnittelua– Valmisteltavat palvelukokonaisuudet määrittävät tietotarpeita

– Johdon sitoutuminen ja tavoitetilan määritys

– Tiedolla johtaminen osaksi uuden maakunnan strategiaprosessia

• Tehtävänanto on laaja-alainen ja siihen liittyy eri sektoreiden erityispiirteitä. Valmistelussa tulee edetä pienemmistä palasista kohti kokonaisuuden hahmottamista ( tiedolla johtamisen kehittämissuunnitelma uuteen maakuntaan)

• Sote-tiedolla johtamisen tiekartta: Ostopalveluna hankitaan sote-tiedolla johtamisen tiekartta, jossa

määritetään ylätasolla tehtävät ja niiden toteuttamisen vaatimat työmääräarviot sekä vastuut ja aikataulu. Tiekartta ohjaa uuden maakunnan valmistelutyötä kohti tehokasta tiedolla johtamisen toimintamallia ja mittaristoa. Tiekartta keskittyy sote-palvelujen erityispiirteisiin, mutta huomioi myös uuden maakunnan muihin palveluihin liittyvät tiedolla johtamisen yhdyspinnat ja niiden kehittämismahdollisuudet. Tiekartan laadinnassa hyödynnettäisiin monipuolisesti jo vuosien intensiivistä kehitystyötä,jota maakunnan keskeiset sote-toimijat ja valtakunnan johtavat järjestelmäasiantuntijat ovat tehneet asiakas- ja potilastiedon jalostamiseksi. Tiekartta valmistuu kevään 2017 aikana ja se kytketään osaksi tiedolla johtamisen kehittämissuunnitelmaa, joka

tulee myöhemmässä vaiheessa kattamaan Keski-Suomen sote- ja maakuntapalvelut kokonaisuudessaan.

Valmistelun eteneminen kansallisesti 1/2

• Vaikuttavuus ja kustannustieto -ryhmät (sote ja maku)– Valmistelee ehdotukset valtakunnallisesti yhtenäiseksi mittaristoksi palveluiden tarpeen

arviointiin sekä laadun, vaikuttavuuden, kustannusten ja tehokkuuden seuraamiseen

– Laatii ehdotukset mittaritiedon kokoamiseksi sekä valmistelee tarvittavat säännökset siten, että niitä voidaan hyödyntää kansallisessa ohjauksessa ja maakuntien johtamisessa

http://alueuudistus.fi/sote-uudistus/tietojohtaminen

• Digitalisaatio, ICT-palvelut ja tietohallinto -ryhmä (sote)– Valmistelee ehdotuksen sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon ohjauksesta

kansallisella ja alueellisella tasolla. Laatii ehdotukset siitä, miten ICT-palvelujen integraatio toteutetaan uudistuksessa ja miten jo ennakkoon varmistetaan se, että vireillä olevat hankinnat tukevat uudistusta. Ryhmän tehtävänä on valmistella myös ehdotukset ICT-toimintaan liittyvästä yhteishankintajärjestelmästä sekä toimintamalleista, joilla itsehallintoalueiden yhteistyö toteutetaan Kelan ja muiden toimijoiden kanssa.

• Sote-tiedolla johtamista on kehitetty eri tahoilla ja esimerkkejä löytyy mm.https://www.sitra.fi/aiheet/tiedolla-johtaminen/#ajankohtaista

http://docplayer.fi/22028647-Tiedolla-johtaminen-eksotessa.html

Valmistelun eteneminen kansallisesti 2/2

• Meneillään olevia hankkeita, joissa kytkentöjä sote- ja maakuntauudistukseen

– VM, Kuntatieto-ohjelma: Kuntien ja kuntayhtymien talousraportoinnin uudistaminen (mm. palveluluokitus, XBRL-taksonomia)

– VM, Kansallinen palveluarkkitehtuuri-ohjelma: Rakennetaan digitaalinen infrastruktuuri, joka parantaa kansalaisille ja yrityksille tarjottavia julkishallinnon palveluita, osana Suomi.fi-palvelutietovaranto PTV (avoin rajapinta tiedon hyödyntämiseen)

– TEM, Aluetalouden tietoperusta -hanke: Aluetalouden ja laajemmin aluekehityksen tilannekuvamittariston luominen valtion ja uusien maakuntien välisen keskustelun ja aluekehityksen seurannan sekä uudistuksen valmistelun tueksi.

• Tiekartta toimintaympäristöä kuvaavan tietoperustan uudistamiseen: Tavoitetila vuonna 2018 "Käytössä yhteinen tietopohja tuleville maakunnille” / KEHA-keskus

– Yhteishankintana maakuntien, ELY-keskusten ja muun TEM hallinnonalan tarvitsema perustietoaineisto ja koordinoitu tietojen tarkoituksenmukainen jakelu

– Perustietoaineisto kattaa ensisijaisesti tulevien maakuntien yhteisesti tarvitsemat tietoaineistot koskien ohjausta, toiminnan seurantaa ja strategista suunnittelua. Samalla huomioidaan maakunnan eri tehtävissä tarvitsemat sektorikohtaiset tietotarpeet.